Angajarea unui planificator de evenimente din exterior nu trebuie să fie o sarcină descurajantă. Trebuie să găsești cei mai buni planificatori de evenimente pentru nevoile tale și să îi analizezi cu atenție înainte de a te angaja la unul. Dar mai întâi, ar trebui să știi exact ce îi ceri organizatorului de evenimente să facă.
Determină-ți obiectivul
Înainte de a începe căutarea, trebuie să stabiliți obiectivul evenimentului, bugetul cu care lucrați și motivul pentru care ați angajat extern.
Vrei să fii în măsură să comunici planul general al evenimentului și cele mai importante obiective ale acestuia.
Odată ce ți-ai definit obiectivele, vor începe să apară câteva idei clare despre tema și mesajul pe care vrei să-l transmit.
Acum veți dori să determinați bugetul pe care îl aveți pentru un planificator și ce se va aștepta să facă. Un planificator de evenimente poate selecta locația, poate recomanda opțiuni de mâncare și băuturi, difuzoare sursă și divertisment, poate fi la fața locului pentru nevoile zilei de producție și poate crea invitațiile.
Dacă nu puteți gestiona toate cele de mai sus pe cont propriu, trebuie să începeți căutarea unui planificator de evenimente.
Găsiți-vă planificatorul de evenimente
Indiferent dacă este un eveniment social sau o întâlnire corporativă, regulile de angajare a unui eveniment planificatorul sau cateringul rămân aceleași: doriți să angajați pe cineva care are experiență în crearea tipului dvs de eveniment.
Vorba în gură este o modalitate de a găsi un planificator de evenimente, fie că este o petrecere aniversară, o întâlnire de afaceri pentru micul dejun, o retragere de weekend sau orice alt tip de eveniment. Dar nu este întotdeauna cea mai eficientă abordare.
Dacă încercați să găsiți cel mai bun planificator de evenimente pentru afacerea dvs., căutați o companie cu experiență și o reputație puternică în comunitatea organizatorilor de evenimente. Reputația colegilor poate fi un indicator mai puternic decât referințele de la prieteni.
Verificați la capitolul național sau local al Întâlnire cu profesioniști internaționali, cel Societatea Internațională de Evenimente Speciale, sau Asociația Națională a Directorilor de Catering.
Dacă doriți să știți cine are o bună reputație în zona dvs., consultați biroul local de convenții și vizitatori sau camera de comerț. De asemenea, puteți contacta departamentul de vânzări pentru convenții al unui hotel.
Candidați la interviu
Majoritatea organizatorilor de evenimente vor fi nerăbdători să audă despre evenimentul tău. Oferă-le mai întâi detalii scurte și concentrează-te pe expertiza lor în runda inițială de interviuri.
Reduceți lista de candidați la cei mai puternici trei candidați.
Apoi ar trebui să întrebați fiecare finalist sau firmă despre afacerea sa, despre experiența cu evenimentele din trecut și despre cum își planifică pentru situații neprevăzute. Un planificator bun vă va ghida printr-o discuție despre obiectivele generale ale evenimentului dvs., calendarul, bugetul, numărul de invitați și preferințele personale și, de asemenea, vă va pune întrebări despre organizația dvs. Cel care este dornic să afle despre obiectivele tale și despre evenimentul tău se va remarca de restul.
Deși nu este întotdeauna posibil să întâlniți un solicitant personal în prima rundă de interviuri, mai ales dacă programul dvs. este în afara orașului, acesta poate fi un pas critic în alegerea planificatorul potrivit. Îți vei dori candidatul care are o relație reală cu tine.
Pasul final este să verificați și referințele candidaților dvs. Contactați foștii clienți și asigurați-vă că nu există evenimente greșite în trecutul său.
Fă-ți selecția
Acum este timpul să restrângeți selecția la una.
Odată ce ați făcut angajarea, planificatorul de evenimente ar trebui să vă poată împărtăși un plan detaliat pentru eveniment. Este momentul să aruncăm ideile creative și să aruncăm ideile care nu funcționează.
Scoateți bugetul
Mulți oameni care organizează un eveniment pentru prima dată își doresc un eveniment cu șampanie la un buget de bere. Planificatorul dvs. de evenimente poate profita la maximum de bugetul dvs., dar poate fi necesar să vă aducă viziunea la pământ.
Trebuie să lucrați împreună pentru a obține un buget realist. Și nu uitați să aflați despre taxele care vor fi percepute de organizatorul de evenimente și cum vor fi încorporate în buget. Taxele organizatorului de evenimente și modul în care sunt percepute variază foarte mult.
Vi se va cere să furnizați depozite, documente și contracte către planificatorul de evenimente, precum și locațiile evenimentului și serviciile pe care le oferă. Ca întotdeauna, ar trebui să solicitați unui avocat să examineze orice contract înainte de a le semna.
Urmare
Cele mai multe lucruri rele care se întâmplă legate de planificarea evenimentelor sunt rezultatul lipsei de urmărire. Planificarea evenimentelor necesită o coordonare eficientă a logisticii. Cu alte cuvinte, rămâneți la curent cu proiectul și nu forțați planificatorul de evenimente să ia decizii majore fără contribuția dvs.
Dacă totul decurge conform planificării, procesul de planificare a evenimentelor se va derula fără probleme și veți fi adăugat în rețeaua dvs. un planificator de evenimente excelent pentru nevoile viitoare.
Dacă procesul se confruntă cu o problemă înainte de ziua cea mare, interveniți și lucrați pentru a-l corecta. Neînțelegerile pot fi rezolvate. Problemele neașteptate pot fi rezolvate.
Dar fiți pregătit, dacă toate celelalte nu reușesc, să declanșați planificatorul de evenimente și să mergeți la o copie de rezervă.
