Un ghid pentru prețurile pachetelor de conferințe și întâlniri

Spre deosebire de Statele Unite, este o practică comună ca hotelurile europene să ofere pachete de conferințe și întâlniri corporative ca opțiuni pentru planificatorii de evenimente care țin seminarii, conferințe și alte întâlniri la hotel.

Ideea din spatele ofertei corporative ambalate locul evenimentului serviciile este de a combina toate elementele diferite ale spațiului sălii de ședințe, alimente și băuturi și nevoile audio-vizuale într-un pachet de întâlniri pentru o rată fixă ​​zilnică pentru fiecare participant. Nu numai că această practică poate fi în general mai eficientă pentru cei implicați în planificarea evenimentului, ci dar face gestionarea și estimarea costurilor asociate locației să fie mult mai simplă proces.

Conferințe în S.U.A.

În Statele Unite, pe de altă parte, este încă mult mai obișnuit ca hotelurile să construiască costurile conferinței element cu element pe baza nevoilor detaliate și personalizate ale fiecărei întâlniri sau eveniment. Deși practica permite planificatorului de evenimente să aibă un control mai mare asupra fiecărui detaliu al evenimentului, aceasta de asemenea, creează frecvent comenzi complicate pentru evenimente de banchet și mai multe dificultăți în gestionarea costurilor și a per total

Deși jucătorii importanți din industrie continuă să schimbe modul în care fac afaceri, modelul european și Modelul american încă tinde să reflecte aceste diferențe în abordarea lor față de conferințe și evenimente corporative. Pentru o scufundare mai profundă, să aruncăm o privire la două exemple de pachete de evenimente corporative și conferințe: unul din fostul Palat Fira din Barcelona (exemplu european) și celălalt la Wynn Resorts din Las Vegas (american exemplu).

Exemplu de pachete de conferințe și întâlniri

Tarifele zilnice la pachet sunt populare în Regatul Unit și și-au făcut drumul către Europa continentală. „Piața din Marea Britanie a fost prima care a cerut acest tip de pachet și mereu încercăm să ne adaptăm propunerile pentru a satisface nevoile clienților noștri”, explică fostul general. manager al Palatului Fira (acum Crowne Plaza Barcelona), un hotel de afaceri care este popular printre organizatorii de evenimente corporative și de întâlniri care organizează întâlniri.

Hotel Clientele

Pe vremea când Crowne Plaza Barcelona încă funcționa ca Palatul Fira, aproximativ 20% dintre clienții hotelului erau din Spania. Restul clientelei anuale a venit din Marea Britanie (19 la sută), SUA (17 la sută), Franța (7 la sută), Italia (6 la sută), Japonia (4 la sută) și Germania (4 la sută). În plus, aproximativ jumătate dintre evenimentele de afaceri găzduite acolo au fost din industria farmaceutică, restul incluzând tehnologie, mancare si bautura, servicii bancare și clienți din industria auto.

Cererea de prețuri pentru pachetele de conferințe

În acest timp, pachetul zilnic de întâlniri de la Palatul Fira a inclus utilizarea sălii de ședințe, pauză(e) de cafea, prânz, ecran și multe altele. Pachetul(e) de întâlnire disponibil(e) includea în esență tot ceea ce un planificator ar trebui să includă într-o întâlnire.

Pe măsură ce industria a evoluat, cererile pentru pachete de conferințe și întâlniri au continuat să se schimbe de-a lungul timpului. Inițial, planificatorii de evenimente corporative solicitau prețuri fixe pentru conferințe pentru sălile de întâlnire și mâncare și băutură. În timp, aceste solicitări s-au extins pentru a include și alte elemente, cum ar fi ecrane, acces la internet, flip chart și sisteme de sunet. Dar cererea era încă pentru prețuri forfetare la pachet.

Pentru cei care au solicitat camere pentru oaspeți peste noapte, au solicitat, de asemenea, un tarif special/negociat pentru cazare în tarifele generale ale conferinței lor. În timp ce aceste pachete ar acoperi majoritatea nevoilor de evenimente, planificatorii ar negocia în continuare pentru altele cerințe pentru evenimente, cum ar fi zona de expoziție, cine de gală, recepții de cocktail și alte agende ale evenimentelor articole.

Avantaje și dezavantaje ale abordării europene

Este clar că abordarea în primul rând europeană a planificării și stabilirii prețurilor conferințelor poate fi utilă pentru planificatorii de evenimente mai multe motive, inclusiv percepția privind economiile de costuri, predictibilitatea costurilor și ușurința în prezentarea și prezentarea clienților. aprobări.

Acestea fiind spuse, o astfel de abordare impune hotelului o povară sporită de a prezice nevoile clienților săi, reușind în același timp propriul rezultat final. „Din punctul nostru de vedere, este mult mai ușor să faci evenimente „à la carte”. De fapt, operația este mult mai complicată. Dar beneficiul pentru noi este satisfacția clienților”, spune fostul director general al Palatului Fira.

Exemplu de pachete americane de conferințe și întâlniri

În timp ce piața europeană este relativ matură cu acceptarea și utilizarea pachetelor de conferințe sau întâlniri, mai multe hoteluri din S.U.A. ar putea începe să ia în considerare schimbarea modului în care împachetează și prețul conferințelor și întâlnirilor ca bine. Este deosebit de important acum când planificatorii de evenimente sunt obligați să ia din ce în ce mai des deciziile privind întâlnirile cu termene mai scurte.

În mai 2009, Wynn Las Vegas au luat inițiativa de a introduce trei tipuri de ceea ce ei numesc tarife all-inclusive pentru pachete de conferințe și întâlniri pentru piața de întâlniri mai mică, adică cele cu mai puțin de 80 de participanți. Astăzi încă oferă acele pachete. Ei includ:

• Pachet delegat pentru conferință de o zi întreagă
• „AM” Pachet delegat pentru conferință de jumătate de zi
• „PM” Pachet delegat pentru conferință de jumătate de zi

Așa cum planificatorii de evenimente europeni au ajuns să se aștepte, opțiunile pachete Wynn au un preț pe un delegat (adică, participant), inclusiv sala de ședințe, mancare si bautura, gustări pentru pauze și proiector și ecran LCD.

Ideea ca Wynn să-și dezvolte opțiunile pachetului de conferințe a apărut din abordarea pieței europene. De fapt, André Link, fostul director național de vânzări Wynn, a venit anterior din Europa. „În cea mai mare parte, în Europa, acesta este singurul mod în care am vândut întâlniri... Era foarte rar să pregătim propuneri à la carte care enumerau costurile F&B, închirierea camerelor, taxele AV etc.”, explică Link.

O schimbare în industria americană

Odată cu lansarea programului lor de pachete pentru întâlniri mici, Wynn Resorts a anticipat că conferința va avea loc tarifele ar fi mai populare în rândul clienților lor corporativi, deoarece majoritatea întâlnirilor de asociație sunt mai mari. Aveau dreptate. De atunci, mai multe lanțuri hoteliere americane de nivel înalt au început să ofere pachete de întâlniri și conferințe corporative care reflectă mai bine modelul european dacă planificarea evenimentelor corporative.

Desigur, tarifele pachetelor pentru întâlniri și conferințe nu vor satisface nevoile fiecărui eveniment. De fapt, majoritatea planificatorilor recunosc că vor renunța la anumite preferințe de detalii pentru programul lor sau vor solicita locației să personalizeze pachetul pentru a include elemente suplimentare. Există întotdeauna precauție cu privire la bazarea pe tarifele pachetelor dacă planificatorii anticipează că programele lor se pot desfășura mai mult decât se anticipase inițial, ceea ce poate genera taxe suplimentare. Dar pentru acei organizatori de întâlniri și evenimente care își analizează îndeaproape bugetul, aceste pachete de întâlniri și conferințe oferă o previzibilitate clară pentru bugetul conferinței.