Un mesaj de întâmpinare general de mesagerie vocală este ceea ce apelanții vor fi întâmpinați dacă nu puteți răspunde la telefon la serviciu. Este salutul de zi cu zi, folosit ca implicit, cu excepția cazului în care ați configurat un mesaj de întâmpinare temporar, cum ar fi un mesaj de plecare în timp ce sunteți în vacanță sau un mesaj special în timpul unei vacanțe. Acest mesaj de întâmpinare general de mesagerie vocală va fi redat atât pentru apelurile externe provenite din afara companiei, cât și pentru apelurile interne efectuate de persoane care apelează de la o altă extensie din cadrul companiei.
Întrucât nu știți niciodată când apelanții vor auzi acest mesaj, cel mai bine este să păstrați această salutare scurtă, profesională și generală. Iată câteva sfaturi și idei pe care le puteți folosi pentru a înregistra un mesaj de întâmpinare adecvat pentru mesageria vocală.
Sfaturi pentru înregistrarea mesajului de întâmpinare din mesageria vocală
Când înregistrați acest mesaj, trebuie să vorbiți clar, iar mesajul dvs. ar trebui să fie concis. Asigurați-vă că vă scrieți
De asemenea, veți dori să vă asigurați că vă înregistrați salutul la un moment dat și la un loc, cu un zgomot de fundal minim. În acest fel, vocea ta va fi clară, iar mesajul tău va fi ușor de înțeles, fără ca un camion de gunoi afară sau o întâlnire zgomotoasă de lângă care să te înece sau să distragă atenția apelantului.
Cel mai important, veți dori să vă exersați înregistrarea de mai multe ori, ascultând fiecare încercare până când sunteți mulțumit că este șlefuită și profesionistă.
Evitați datele și intervalele de timp pentru când veți întoarce apelurile - la urma urmei, nu aveți de unde să știți când apelantul va auzi mesajul.
Exemple generale de salutări în mesageria vocală
Iată câteva idei de salutări care vă pot ajuta să începeți, de la strict de afaceri la un salut mai puțin formal.
- Bună, ați ajuns la Jim Smith. Din păcate, nu vă pot prelua apelul în acest moment, dar aș dori să-l returnez cât mai curând posibil. Așa că vă rog să-mi lăsați un mesaj după bip.
- Bună, acesta este Jim Smith. Nu pot răspunde la telefon acum, dar dacă îmi lași un mesaj cu numele și numărul tău de telefon, îți voi întoarce apelul cât mai curând posibil.
- Ai ajuns la Jim Smith. Nu vă pot prelua apelul momentan, dar vă rugăm să nu ezitați să lăsați un mesaj după ton. Îți voi întoarce apelul de îndată ce voi putea. Dacă aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să sunați asistenta mea, Susan Jones, la extensia 6338. Vă mulțumesc pentru telefon. La revedere.
- Ați ajuns la Jim Smith în tehnologia operațiunilor. Din păcate, nu vă pot prelua apelul în acest moment, dar dacă lăsați un mesaj și includeți numele și numărul dvs. de telefon, vă voi contacta cât mai curând posibil. De asemenea, mă puteți contacta prin e-mail la [email protected]. Vă mulțumesc pentru telefon.
- Bună, ați ajuns la Jim Smith. Nu pot răspunde la telefon în acest moment, dar vă voi întoarce apelul cât de curând voi putea. Dacă aceasta se referă la o comandă recentă, vă rugăm să sunați la noi Serviciu clienți Departament la 1-800-555-1212. Sunt disponibile de luni până vineri de la 8:00 până la 17:00. ora estica. Sau vă puteți conecta la site-ul nostru la XYZ.com. În caz contrar, vă rugăm să lăsați un mesaj după bip.
- Vă mulțumesc pentru telefon. Ați ajuns la biroul lui Jim Smith. Fie vorbesc cu un alt client în acest moment, fie sunt departe de biroul meu. Dacă aceasta este o urgență, vă rugăm să sunați la serviciul meu de răspuns la 1-800-555-1212, care este operațional 24/7. În caz contrar, vă rugăm să lăsați un mesaj detaliat după ton și vă voi întoarce apelul când sunt disponibil. Mulțumesc.
- Bună, ați ajuns la Jim Smith în departamentul XYZ. Nu sunt disponibil momentan, dar dacă lăsați un mesaj cu informațiile dvs. de contact, voi fi sigur că vă voi contacta până la sfârșitul zilei lucrătoare. Dacă m-ați contactat după orele de program sau în weekend și aveți nevoie de asistență imediată, vă rugăm să contactați centrul nostru de apel la 1-800-555-1212. O zi bună.
Modificați și personalizați oricare dintre aceste opțiuni pentru a se potrivi cu cultura dvs. corporativă și personalitatea dvs., dar încercați să nu vă îndepărtați prea mult de aceste elemente de bază.
Atragerea atenției ascultătorului
Colorarea în afara liniilor nu este pentru toată lumea, mai ales dacă lucrați într-un mediu corporativ formal. Dar dacă lucrați într-o profesie optimistă, cum ar fi vânzările sau chiar aveți o poziție mai rezervată într-un loc precum o fundație științifică, nu vă fie teamă să fiți creativ pentru a atrage atenția cuiva. De exemplu, vă puteți încheia mesajul vocal punând o întrebare amuzantă, cum ar fi: „Dacă faci o gaură în pământ de sus în jos și sari în, cât timp va dura să ajungă la partea de jos?" Anunțați apelantul că, dacă răspunde corect (42 de minute), va ajunge în partea de sus a apelului înapoi. listă.
Dacă câștigi existența ca vorbitor motivațional, îți poți încheia mesajul cu un citat motivațional. În ambele cazuri, asigurați-vă că vă păstrați observația de încheiere scurtă și profesionistă.
