A fi planificator de evenimente nu înseamnă doar organizarea de petreceri; este vorba despre crearea de programe care se adresează scopului, mesajului sau impresiei pe care clientul tău încearcă să o comunice.
Planificatorii de evenimente lucrează ore îndelungate pentru a organiza și executa detaliile pentru aproape fiecare format de întâlnire, inclusiv seminarii private, conferințe publice, târguri comerciale din industrie, retrageri ale angajaților și multe altele.
Industria de planificare a evenimentelor
Un studiu din 2018 al Events Industry Council a raportat că evenimentele de afaceri globale au generat peste 1 trilion de dolari în cheltuieli directe și au susținut 10,3 milioane de locuri de muncă la nivel global. Statele Unite au condus la nivel mondial în producția totală de evenimente, urmate de China și Germania.
Biroul de Statistică a Muncii din SUA definește trei categorii principale de planificare profesională: pentru întâlniri, convenții și evenimente. În 2018, salariul mediu pentru fiecare tip de planificator a fost de 49.370 USD pe an.
- Întâlnește-te cu clienții pentru a înțelege de ce organizează o întâlnire sau un eveniment
- Planificați detaliile evenimentului, inclusiv ora, locația și costul acestuia
- Solicitați oferte de la locații, catering și alți furnizori de servicii
- Vizitați locații pentru a vă asigura că sunt utilizabile și că îndeplinesc cerințele
- Coordonați camere, meniu, cadouri de produse, transport și alte servicii
- Supravegheați toate activitățile pentru a vă asigura că toată lumea este mulțumită
- Examinați facturile, facturile și aprobați plăți
„Planificatorii de evenimente [în special] vor coordona sărbători precum aniversari, reuniuni și altele evenimente sociale mari, precum și evenimente corporative, inclusiv lansări de produse, gale și premii ceremonii. Există, de asemenea, organizatori de evenimente nonprofit care planifică evenimente mari cu scopul de a strânge donații pentru o organizație de caritate sau de advocacy. Evenimentele pot include banchete, curse de caritate și colectări de mâncare.”
Abilități de planificare a evenimentelor
Pentru a avea succes, planificatorii de evenimente trebuie să posede o varietate de abilități. În primul rând, ar trebui să exceleze în comunicarea verbală și scrisă și să aibă abilități excepționale de organizare și de gestionare a timpului. De asemenea, este esențial pentru ei să aibă experiență în managementul proiectelor și să poată face mai multe sarcini.
Începătorii care lucrează de minune cu o echipă și pot rămâne calmi și amabili sub presiune tind să exceleze și ca planificatori de evenimente. Sunt necesare abilități de negociere, buget și management al personalului, precum și capacitatea de a interacționa cu toate nivelurile de management. Planificatorii de evenimente de succes au dezvoltat sensibilități atunci când vine vorba de selecția locației, catering, producție, divertisment, cadouri, transport, cazare și servicii de conferințe.
Gradul necesar
Cei care urmează o carieră în planificarea de evenimente provin dintr-o varietate de profesii și medii academice. Mulți angajatori preferă o diplomă de licență în managementul ospitalității, administrarea afacerilor, marketing, relații publice sau comunicare. Cu toate acestea, mulți planificatori încep în alte profesii sau intră prin roluri administrative care includ îndeplinirea responsabilităților de planificare.
Dacă doriți să vă îmbunătățiți calificările, luați în considerare cursul Profesionist de întâlniri certificat (CMP) examen de desemnare sau câștigați-vă Profesionist certificat în ședințe guvernamentale (CGMP) desemnare. Acreditările CMP și CGMP sunt disponibile organizatorilor de convenții, întâlniri și expoziții.
Noțiuni de bază
Planificați-vă mutarea în planificarea evenimentelor în același mod în care v-ați planifica următorul eveniment, cu o strategie și o documentație detaliată. Începeți cu acești pași:
- Pentru a câștiga o experiență valoroasă, oferiți-vă timpul voluntar cu o organizație non-profit sau o altă afacere, cum ar fi o companie de catering, o florărie, un designer de evenimente sau un alt organizator de evenimente.
- Dacă deja planificați evenimente pentru un alt organizator de evenimente, treceți la asumarea mai multor responsabilități. Este adesea la fel de simplu ca să-ți ceri managerului mai multă muncă în contextul următorului tău eveniment.
- Alăturați-vă asociațiilor ca Meeting Planners International sau Societatea internațională de evenimente live la rețea. Cu cât cunoști mai mulți oameni și cu cât dezvoltați mai multe relații în industrie, cu atât vă va fi mai ușor să vă construiți cariera ca planificator de evenimente.
- Creați un portofoliu de evenimente pentru a vă prezenta experiența și cunoștințele.
- Pe lângă dezvoltarea relațiilor cu alți planificatori de evenimente, creați rețea cu furnizori sau parteneri externi. Cateringurile, muzicienii sau personalitățile din media vă pot crește expunerea și cercul de influență.
Organizarea și practicile de gestionare a timpului din propria viață sunt un indicator clar pentru ceilalți al talentului tău pentru planificarea evenimentelor. Indiferent dacă sunteți la un interviu pentru a lucra pentru o altă afacere de planificare sau pentru a începe și vă dezvolta propria afacere, obiectivul dvs. va fi să rămâneți calm, organizat și întotdeauna la program.
