Un plan de proiect este punctul culminant al unei planificări meticuloase de către a manager de proiect. Este documentul principal care ghidează modul în care se va derula un proiect, conform intențiilor managerului pentru fiecare aspect cheie al proiectului. Deși planurile de proiect diferă de la companie la companie, există zece elemente sau pași critici care ar trebui să fie incluse într-un plan de proiect eficient pentru a evita confuzia și improvizația forțată în timpul execuției proiectului fază.
Obiectivele proiectului
Obiectivele proiectului sunt definite în a carte de proiect, dar ar trebui incluse și în planul proiectului pentru a explica în continuare obiectivele proiectului sau pentru a include carta ca anexă. Indiferent de modul în care un manager de proiect alege să încorporeze obiectivele în planul de proiect, important este să mențină a legătură clară între carta proiectului - primul document cheie al unui proiect - și al doilea document cheie al proiectului, proiectul acestuia plan.
Domeniul proiectului
La fel ca obiectivele proiectului, domeniul de aplicare este definit în cartă și ar trebui să fie rafinat în continuare în planul de proiect de către managerul de proiect. Prin definirea domeniului de aplicare, managerul de proiect poate începe să arate cum va arăta obiectivul proiectului sau produsul finit la sfârșit. Dacă domeniul de aplicare nu este definit, acesta poate fi extins pe tot parcursul proiectului și poate duce la depășiri de costuri și termene limită ratate.
De exemplu, dacă conduceți o echipă de marketing pentru a crea o broșură pentru linia de produse a unei companii, ar trebui să indicați câte pagini va fi și să oferiți exemple despre cum ar putea produsul finit uite.
Pentru unii membri ai echipei, o broșură poate însemna două pagini, în timp ce alții ar putea considera că zece pagini sunt adecvate. Definirea domeniului de aplicare poate aduce întreaga echipă pe aceeași pagină la început.
Etape și rezultate majore
Realizările cheie pentru un proiect se numesc repere, iar produsele cheie de lucru sunt numite rezultate majore. Ambele reprezintă marile componente ale lucrului la un proiect. Un plan de proiect ar trebui să identifice aceste elemente, să le definească și să stabilească termene limită pentru finalizarea lor.
Dacă o organizație întreprinde un proiect de dezvoltare a unui nou software, rezultatele majore ar putea fi lista finală a cerințelor de afaceri și modul de implementare a acestora.
În urma acestora, proiectul ar putea avea repere pentru finalizarea designului, testarea sistemului, testarea de acceptare a utilizatorilor și data lansării software-ului. Aceste repere au produse de lucru asociate cu ele, dar sunt mai mult despre procese decât despre produsele în sine.
Etapele de referință și termenele de livrare majore nu trebuie să fie date exacte, dar cu cât sunt mai precise, cu atât mai bine. Datele precise îi ajută pe managerii de proiect să descompună mai precis structurile de lucru.
În această etapă a planului, veți crea repere, astfel încât să puteți lua livrabile mari sau de nivel înalt și să le împărțiți în livrabile mici, care pot fi subliniate în pasul următor.
Structura de defalcare a muncii
O structură de defalcare a lucrărilor (WBS) deconstruiește etapele de referință și livrabilele majore dintr-un proiect în bucăți mai mici, astfel încât unei persoane să i se poată atribui responsabilitatea pentru fiecare fațetă. În dezvoltarea structurii de defalcare a muncii, managerul de proiect ia în considerare mulți factori, cum ar fi punctele forte și punctele slabe ale membrilor echipei de proiect, interdependența dintre sarcini, resursele disponibile și proiectul general Termen limită.
Managerii de proiect sunt în ultimă instanță responsabili pentru succesul proiectului, dar ei nu pot face munca singuri. WBS este un instrument pe care managerul de proiect îl folosește pentru a asigura responsabilitatea asupra proiectului, deoarece îi spune sponsorului proiectului, membrilor echipei de proiect și părților interesate care sunt responsabili pentru ce. Dacă managerul de proiect este îngrijorat de o sarcină, ei știu exact cu cine să se întâlnească cu privire la această preocupare.
Buget
A bugetul proiectului arată câți bani sunt alocați pentru finalizarea proiectului. Managerul de proiect este responsabil pentru distribuirea acestor resurse în mod corespunzător. Pentru un proiect care are furnizori, managerul de proiect se asigură că livrabilele sunt finalizate în conformitate cu termenii contractului, acordând o atenție deosebită calității. Unele bugete ale proiectelor se leagă de planul de resurse umane.
Este important să stabiliți costul pentru fiecare etapă și livrabil, analizând cât timp este necesar și costul forței de muncă implicat pentru finalizarea sarcinilor. Costul proiectului este legat de cât durează proiectul, ceea ce se întoarce la sfera de aplicare a proiectului. Domeniul de aplicare, reperele, sarcinile și bugetul trebuie să fie aliniate și realiste.
Plan de resurse umane
The plan de resurse umane arată modul în care proiectul va fi personal. Cunoscut uneori sub denumirea de plan de personal, planul de resurse umane definește cine va face parte din echipa de proiect și cât de mult timp se așteaptă să-și facă fiecare persoană. În dezvoltarea acestui plan, managerul de proiect negociază cu membrii echipei și cu supervizorii acestora cât timp poate dedica fiecare membru al echipei proiectului. Dacă este nevoie de personal suplimentar pentru a se consulta cu privire la proiect, dar face parte din echipa de proiect, acest lucru este, de asemenea, documentat în planul de personal. Din nou, sunt consultați supraveghetorii corespunzători.
Planul de management al riscului
Multe lucruri pot merge prost într-un proiect. Deși anticiparea oricărui posibil dezastru sau sughiț minor este o provocare, pot fi prezise multe capcane. În planul de management al riscului, managerul de proiect identifică riscurile pentru proiect, probabilitatea ca acele scenarii să se întâmple și strategiile pentru a le atenua. Pentru a formula acest plan, managerul de proiect solicită contribuții de la sponsorul proiectului, echipa de proiect, părțile interesate și experții interni.
Strategiile de atenuare sunt puse în aplicare pentru riscurile care pot apărea sau au costuri mari asociate cu acestea. Riscurile care este puțin probabil să apară și cele care au costuri scăzute sunt notate în plan, chiar dacă nu au strategii de atenuare.
Planul de comunicații
Un plan de comunicare subliniază modul în care un proiect va fi comunicat diverselor audiențe. La fel ca structura de defalcare a muncii, un plan de comunicare atribuie responsabilitatea pentru finalizarea fiecărei componente unui membru al echipei de proiect.
În acest pas, este important să se sublinieze modul în care problemele vor fi comunicate și rezolvate în cadrul echipei și cât de des se va face comunicarea cu echipa și cu părțile interesate sau cu șeful. Fiecare mesaj are un public vizat. Un plan de comunicare îi ajută pe managerii de proiect să se asigure că informațiile potrivite ajung la oamenii potriviți la momentul potrivit.
Planul de management al părților interesate
A planul de management al părților interesate identifică modul în care părțile interesate vor fi utilizate în proiect. Uneori, părțile interesate trebuie doar să primească informații. Acest lucru poate fi luat în considerare în planul de comunicare. Dacă este nevoie de mai mult de la părțile interesate, un plan de management al părților interesate prezintă modul în care va fi obținut.
Planul de management al schimbării
Un plan de management al schimbării stabilește un cadru pentru efectuarea modificărilor proiectului. Deși managerii de proiect tind să dorească să evite modificările aduse proiectului, acestea sunt uneori inevitabile. Planul de management al schimbării oferă protocoale și procese pentru efectuarea modificărilor. Este esențial pentru responsabilitate și transparență ca sponsorii de proiect, managerii de proiect și membrii echipei de proiect să urmeze planul de management al schimbării.
