Începeți mesajul de întâmpinare cu un scurt „Bună ziua” sau „Bine ați venit la compania XYZ”. Nu folosiți expresii precum „apelul dumneavoastră este foarte important pentru noi” și altele asemenea. Acestea au devenit suprautilizate și pot fi percepute ca nesincere. Îți fac mesajul lung și o pierdere de timp a apelantului.
Spuneți-vă numele complet în mod clar și pronunțați fiecare silabă, astfel încât apelantul să știe că a ajuns la persoana la care se aștepta și să dorească să vă noteze numele dacă dorește. Dacă aveți un nume lung, încetinește, astfel încât apelantul să îl poată auzi.
Menționând numele companiei și departamentul dvs., apelantul va ști că a ajuns la locul potrivit, în special dacă au trecut printr-o serie de solicitări automate ale însoțitorului sau printr-un director de sistem telefonic al angajaților sau departamente. Acest lucru este important în special pentru salutările din mesageria vocală externă. Poate fi omis pentru apelurile interne.
O declarație scurtă (unelor persoane le place scuzele în declarație) că nu puteți prelua apelul lor este standard și mută rapid apelantul la informații despre momentul în care puteți reveni la el și mesajul extrem de important bip.
Dacă politica dvs. este să returnați apelurile până la sfârșitul zilei, spuneți-i apelantului. Dacă nu există o politică, oferiți apelantului o estimare a când îi veți întoarce apelul. Dacă sunteți plecat de la birou pentru o săptămână, anunțați-i și ei.
Nimănui nu-i place să fie prins în „închisoarea mesageriei vocale”, așteptând un răspuns fără alte opțiuni. Dacă există pe cineva pe care apelantul îl poate contacta pentru asistență imediată, oferiți instrucțiuni despre cum să contactați persoana respectivă.
Păstrați-l scurt: maxim 20 până la 25 de secunde. Oamenii sunt ocupați și nu le place să piardă timpul.
Oferiți apelanților dvs. doar informațiile de care au nevoie pentru a vă lăsa un mesaj sau pentru a intra în contact cu dvs.
Când vizitați site-ul, Dotdash Meredith și partenerii săi pot stoca sau prelua informații din browserul dvs., mai ales sub formă de cookie-uri. Cookie-urile colectează informații despre preferințele și dispozitivele dumneavoastră și sunt folosite pentru ca site-ul să funcționeze ca dvs așteptați-vă, pentru a înțelege cum interacționați cu site-ul și pentru a afișa reclame care sunt direcționate către dvs interese. Puteți afla mai multe despre utilizarea noastră, puteți modifica setările implicite și puteți să vă retrageți consimțământul în orice moment, cu efect pentru viitor, vizitând Setări cookie, care poate fi găsit și în subsolul site-ului.
