Cum să creați un manual de voluntariat pentru organizația dvs. nonprofit

Când organizația dvs. nonprofit începe să atragă voluntari, poate fi un moment interesant de creștere și comunitate pentru toți cei implicați. Cu toate acestea, atunci când voluntarii încep să transmită, poate fi copleșitor să se îmbarce, să se antreneze și chiar administra toti. Este o problemă semnificativă, dar organizația dvs. poate crea sisteme și standarde pentru a vă sprijini voluntarii.

Acolo devine esențial un manual pentru voluntari. Mai mult ca manualele angajaților și materiale de instruire în afaceri, un manual pentru voluntari servește la informarea, educarea și sprijinirea voluntarilor.

Ce este un manual de voluntariat?

În esență, un manual pentru voluntari este o resursă (tipărită sau digitală) care definește în mod clar ce face organizația dvs. nonprofit și cum voluntarii ajută organizația. Poate explica regulile de voluntariat, precum și să stabilească sarcini sau așteptări.

Este, de asemenea, o resursă „moștenită” pe care toată lumea o poate folosi pe măsură ce crește împreună cu organizația ta.

De ce să creați unul?

Organizațiile nonprofit, în multe cazuri, au resurse și personal limitat. Petrecerea timpului pentru a recruta, instrui și supraveghea voluntari se poate acumula rapid, mai ales dacă aveți o mulțime de persoane interesate.

Din fericire, manualele pentru voluntari pot ajuta la reducerea timpului și a banilor implicați în recrutarea și integrarea voluntarilor. De asemenea, manualele pentru voluntari nu trebuie să fie neapărat scumpe sau elaborate. Un simplu PDF online poate standardiza experiența de voluntariat și nu necesită mult timp, bani sau materiale tipărite.

Cel mai bine, un manual pentru voluntari oferă o resursă consistentă la care personalul, voluntarii și chiar donatorii o pot consulta. Acest lucru oferă tuturor o imagine clară a ceea ce face organizația dvs. și a modului în care voluntarii ajută. În loc să-și facă griji în legătură cu experiențele inconsecvente de formare sau cu instrucțiunile „din gură în gură”, voluntarii și personalul au un manual care îi ajută să reușească.

Când includeți metode de comunicare și informații de contact, reduceți, de asemenea, cantitatea de „pasare a ștafei” care poate fi necesară pentru a răspunde la întrebarea unui voluntar sau pentru a organiza programe. Un manual pentru voluntari dă putere oamenilor să facă cea mai bună muncă prin acces direct la oamenii cu care lucrează.

Când scrieți un manual, va fi esențial să luați în considerare publicul dvs. Este posibil să aveți voluntari tineri, voluntari de familie și voluntari mai în vârstă. Cu acestea din urmă, este deosebit de important să le vorbiți cu respect, fără a folosi clișee sau stereotipuri.

Ce include un manual de voluntariat?

În funcție de dimensiunea și sectorul organizației dvs. nonprofit, manualul dvs. va varia ca dimensiune și lățime. Fiecare organizație nonprofit este diferită și are propria sa structură, așa că nu există un cuprins unic pentru manualul pentru voluntari.

Cu toate acestea, multe organizații nonprofit, atât mici, cât și mari, folosesc manuale care includ articole precum:

• Scrisoare de bun-venit. Aceasta poate consta într-un mulțumire sau o primire călduroasă pentru a crește interesul pentru programul de voluntariat. De asemenea, stabilește tonul pentru relația personalului/voluntar al organizației tale. Puteți chiar să evidențiați modul în care voluntariatul beneficiază voluntarii pentru ca oamenii să fie și mai interesați să se alăture programului dvs.
• Misiunea organizației. Misiunea explică cine, ce și de ce al organizației dvs.
• Lista personalului și a consiliului de administrație.
• Programe și campanii. Enumerați toate programele pe care le oferă organizația dvs. nonprofit, precum și orice activități comunitare. Includeți serviciile oferite, programele finanțate și locațiile deschise.
• Rolurile și responsabilitățile voluntarilor. Această secțiune poate include posturi și sarcini de ocupat. De asemenea, puteți evidenția impactul pe care voluntarii îl au și informații despre diversitate și reprezentare.
• Politici de voluntariat. Prezentați calificările pentru posturile de voluntari. De exemplu, dacă au nevoie de o verificare a antecedentelor, teste sau certificări. Include formularele de cerere. Explicați politicile de absență și de reziliere
• Conduita si Comportament. Explicați codul vestimentar, așteptările privind comportamentul profesional și unde voluntarii pot raporta îngrijorările. Unele organizații pot include codul lor de etică, mai ales dacă munca unui voluntar este sensibilă, cum ar fi îngrijirea copiilor, a persoanelor cu dizabilități sau a persoanelor în vârstă.
• Operațiuni și schițe de lucru. Organizațiile nonprofit pot face această secțiune specifică diferitelor roluri de voluntari sau pot oferi un șablon generic pentru unde să raporteze sau ce să poarte. Includeți, de asemenea, linii directoare de siguranță, procesul de lucru și informații despre ture și programe.
• Director. Includeți membri ai personalului sau lideri voluntari care sunt la conducere. Enumerați numerele de telefon esențiale, instrumentele de grup și site-urile web care îi vor ajuta pe voluntari să își țină evidența sarcinilor sau programelor.

Adesea, manualele pentru voluntari includ mult mai multe articole decât cele enumerate aici. De exemplu, Fundațiile Naționale pentru Fauna Sălbatică include secțiuni despre managementul înregistrărilor, codul vestimentar, prezența și timpul, orele minime necesare, instruirea, evaluare, recunoaștere, conduită, fumat și droguri, siguranță și răspundere, rambursarea cheltuielilor, siguranță și securitate, hărțuire sexuală și conflicte de interes. 

Personalizare

Lista de mai sus este doar un punct de plecare pentru organizația dvs. nonprofit; în niciun caz nu este singurul format pe care îl puteți alege. Organizațiile nonprofit pot face o versiune completă a manualului sau pot adopta mai mult o abordare de „orientare” a voluntarilor.

Un manual de orientare se poate concentra doar pe rolurile și sarcinile pe care voluntarii le vor îndeplini pentru organizația dumneavoastră. Aceste descrieri ar putea fi personalizate pentru fiecare poziție sau ar putea servi ca un manual de orientare generală pe care îl primesc toți voluntarii. Orientarea poate include și videoclipuri pe care voluntarii le pot accesa de la distanță, sau o întâlnire de grup sau individuală.

Este posibil ca unele organizații nonprofit să fie nevoite să includă secțiuni suplimentare în manuale, cum ar fi liniile directoare de rambursare sau procedurile de evacuare de urgență. Pot fi și unele declinări legale sau de asigurare care trebuie incluse, cum ar fi informații despre răspunderea pentru vătămare și informații despre „Legea bunilor samariteni” din statul dumneavoastră.Luați un moment pentru a întreba dacă există sarcini „neobișnuite” pe care le veți cere voluntarilor dvs. și creați o secțiune în manual care să le abordeze.

Cum să faci un manual de voluntariat (rapid)

Frumusețea unui manual de voluntariat este că nu trebuie să fie complicat. Puteți utiliza documentele de instruire existente sau discuțiile dintre personal și voluntari pentru a decide ce să includeți.

Puteți folosi și manualele altor organizații nonprofit ca schiță (dar nu copiați!). De asemenea, rețineți că manualul dvs. nu trebuie să fie perfect; este în regulă să începeți cu o primă ediție și să faceți upgrade pe măsură ce vă extindeți.

Cheia este doar să începi.

Folosind Microsoft Word sau Google Docs, unul dintre voluntarii sau membrii personalului dvs. poate selecta manual profesional șabloane, șabloane de broșuri sau pur și simplu utilizați un document de bază. Cu toate acestea, pentru a facilita navigarea, încercați să includeți:

• Un titlu clar cu toate informațiile relevante (nume, adresă, informații de contact)
• Un cuprins
• Pagini între secțiuni
• Conținut simplu, ușor de citit
• Font și culori ușor de citit
• Informațiile de contact ale coordonatorului programului pentru o comunicare sigură

Vă puteți marca manualul pentru a se potrivi cu culorile, fonturile și stilul de imagine ale organizației dvs. Faceți-vă manualul cât mai clar, organizat și concis posibil.

Exemple

Cauți ceva inspirație? Iată câteva exemple despre cum ar putea arăta manualul dvs. de voluntariat:

• Centrul de vorbire și surditate pentru auz Manual de orientare a voluntarilor
• Organizații caritabile catolice din Maine Manual de voluntariat
• Politici și proceduri. Fundația Națională pentru Fauna Sălbatică
• Împuternicirea femeilor Manual de voluntariat
• GĂSIȚI Banca de Alimente Manual de voluntariat

Amintiți-vă, nu există o abordare „unică pentru toate” pentru a crea un manual pentru voluntari. Gândiți-vă ce informații trebuie să le împărtășiți în mod constant voluntarilor și ce resurse ați dori să aibă. Puteți adăuga oricând o actualizare mai târziu.

Economisiți timp, bani, energie și stres oferindu-vă personalului și voluntarilor o resursă pe care o pot folosi pentru a avea cel mai mare impact cu cel mai mic nivel de supraveghere.