O scrisoare de bun venit pentru clienți noi este o parte valoroasă a dobândirii de noi clienți, mai ales dacă afacerea dvs. este una care se concentrează pe relațiile personale. Fă-ți timp pentru a scrie un nou scrisoare de bun venit client are multe beneficii, dintre care unele sunt:
- Arătați clienților dvs. că prețuiți afacerea lor
- Prezentarea oficială a companiei dvs. noilor clienți
- Asigurarea noilor clienți că au luat decizia corectă în alegerea companiei dvs
- Furnizarea punctelor importante de informații de contact
O scrisoare de bun venit pentru client nou este destul de simplu de generat și adaugă o notă personală unei noi relații de afaceri.
Antetul companiei
Scrisoarea dvs. de întâmpinare a noului client ar trebui să fie tipărită pe antetul companiei dvs. sau cel puțin să includă informațiile dvs. de contact.
A avea antet profesional cu branding-ul companiei dvs. este o modalitate excelentă de a vă consolida marca prin scrisorile de bun venit și prin întreaga comunicare cu clienții. Dar dacă nu aveți un antet pentru scrisoarea de întâmpinare a noului client, ar trebui să includeți:
- Numele companiei
- Adresa expeditorului
- Număr de telefon
- Adresa de e-mail
De asemenea, poate doriți să includeți un număr de fax, site-ul web al companiei și orice alte metode de contact pe care le aveți la dispoziție.
Data și adresa destinatarului
Începutul scrisorii de bun venit ar trebui să includă data scrisorii și adresa poștală a destinatarului, toate aliniate la chenarul din stânga.
Caseta de adresă a destinatarului ar trebui să includă de obicei:
- Nume complet (cu prefix)
- Titlu
- Companie
- Adresa poștală
Salut
În această secțiune a scrisorii noului client, vă veți saluta de obicei destinatarul după nume, urmat de o virgulă sau două puncte.
Indiferent dacă salutați destinatarul cu prenumele lui (adică, Jane), sau mai formal, un prefix și un nume de familie (adică, Stimată doamnă Doe), depinde de dvs. relaţie cu clientul. În general, deoarece aceasta este o scrisoare formală, ar trebui să fiți formal cu fiecare client, indiferent de relația dvs.
Mesaj de intampinare
Propoziția de deschidere a scrisorii vine după salut și ar trebui să includă un mesaj de bun venit către client.
Iată un exemplu de propoziție de deschidere într-o scrisoare de întâmpinare a unui client nou:
În numele întregului personal Smith Consulting, aș dori să profit de această ocazie pentru a vă urez bun venit ca un nou client. Suntem încântați să te avem alături de noi.
Introducere în companie
Corpul scrisorii dvs. de bun venit noului client ar trebui să includă o prezentare a companiei dvs., precum și să vă reitereze capacitățile.
Iată un exemplu de prezentare a companiei:
La Smith Consulting, ne mândrim să oferim clienților noștri servicii receptive, competente și excelente. Clienții noștri sunt cea mai importantă parte a afacerii noastre și lucrăm neobosit pentru a vă asigura satisfacția deplină, acum și atâta timp cât sunteți client.
În această secțiune, veți dori, de asemenea, să vă prezentați și să spuneți clientului ce rol veți juca în relațiile sale cu compania dumneavoastră.
Iată un exemplu de introducere personală:
De asemenea, mă bucur să vă informez că voi fi punctul dumneavoastră principal de contact în cadrul companiei și vă încurajez să mă contactați în orice moment cu întrebările, comentariile și feedback-ul dumneavoastră.
Informații de contact
Una dintre cele mai importante părți ale acestei scrisori este secțiunea care include diverse alte contacte de care ar putea avea nevoie în compania dvs. și metodele de a le contacta. Această secțiune a scrisorii de bun venit ar trebui să enumere cum și când clientul dvs. poate intra în contact cu dvs. atunci când are întrebări sau nelămuriri.
Reasigurare
Această ultimă secțiune a scrisorii dvs. de bun venit noului client ar trebui să-i mulțumească din nou clientului pentru afacerea sa, întăriți-vă angajamentul față de ei și spuneți-le că sunteți gata să faceți tot ce este necesar pentru a vă asigura că nevoile lor sunt întâlniți.
Ideea este să închei scrisoarea pe o notă pozitivă și să-ți lași noul client să se simtă binevenit, apreciat și important.
Iată un exemplu de ultima propoziție a scrisorii de întâmpinare a noului client:
Jane, vă mulțumesc din nou pentru că i-ați încredințat lui Smith Consulting cele mai importante nevoi de afaceri. Suntem onorați să vă servim.
Închidere
Închiderea scrisorii dvs. de întâmpinare a noului client include o ceremonie (cu sinceritate, cu respect, cu respect, cu sinceritate etc.), semnătura dvs. scrisă și numele și titlul dvs.
Este important să includeți întotdeauna semnătura dvs. reală și nu o semnătură sau ștampilă generată de computer pentru a personaliza scrisoarea. Semnătura ta ar trebui să fie între ceremonie și numele tău, așa că vei dori să lași câteva spații suplimentare pentru aceasta.
