Dosarul de salarizare a angajatului este depozitul pentru tot ceea ce are de-a face cu salariul unui angajat. Motivul principal pentru a crea un fișier de salarizare este limitarea accesului la restul informațiilor confidențiale care se află în dosarul de personal.
Scopul unui dosar de salarizare a angajaților
Fișierul de salarizare permite personalului contabil să plătească angajatul fără a accesa informațiile confidențiale ale acestuia. Personalul contabil poate ține evidența salariilor acolo unde are sens să plătească angajatul. În cazurile în care salarizarea și contabilitatea sunt externalizate, aceasta este o practică și mai recomandată pentru evidențele salariale ale angajatului.
Fișierul de salarizare limitează accesibilitatea la informațiile confidențiale ale angajaților. Fișierul de salarizare a angajaților permite personalului contabil și financiar să aibă informațiile de care au nevoie pentru a plăti angajatul într-o locație la îndemână. Locația trebuie să fie sigură și la îndemâna oricăror alți angajați.
Trebuie să impresionați personalului contabil faptul că informațiile din dosarele de salarizare sunt confidențiale și nu trebuie partajate fără permisiunea și semnarea personalului de resurse umane. Nici personalul contabil nu ar trebui să împărtășească informații despre creșterile, promovările, bonusurile și orice alte informații care sunt confidențiale despre angajați.
Resurse umane nu trebuie să monitorizeze accesul contabilității la fișierele de salarizare a angajaților. Așa cum se recomandă pentru dosarele angajaților conexe, cum ar fi dosarele de personal și cele medicale, ar trebui să limitați accesul la fișierul de salarizare. Numai persoanele care au nevoie de informații pentru a-și face treaba ar trebui să vadă conținutul.
Conținutul unui fișier de salarizare a angajaților
Aceasta este o listă sugerată a ceea ce aparține unui fișier de salarizare a angajaților.
- Scrisoare de ofertă semnată de managerul de angajare, Resurse Umane și angajat
- Autorizație de plată semnată de Resurse Umane și managerul de angajare atunci când există un contract de angajat
- Forma W-4
- Hârtii și autorizare referitoare la orice beneficiu pentru angajat care implică o deducere din salariu
- Formular de autorizare a depozitului direct
- Formulare de contabilitate a timpului salariat
- Foile de pontaj orar săptămânal
- Înregistrări de ceas, acolo unde este utilizat
- Evidențele de prezență
- Solicitări de rambursare a cheltuielilor, inclusiv documente și chitanțe pentru călătorii și alte cheltuieli autorizate
- Formulare de rambursare a școlarizării și chitanțe pentru plată, cărți și așa mai departe
- Plătiți în avans formulare de solicitare
- Documente de imprumut al companiei si graficul de plata
- Ordinele de poprire și înregistrările
- Autorizație pentru eliberarea de informații private
- Hârtii legate de fiecare salariu
- Hârtii legate de orice bonus, partajarea profitului sau premiu de recunoaștere
- W-2 forme
- Autorizare pentru orice alte acțiuni de salarizare pe care compania dumneavoastră le permite
De asemenea cunoscut ca si fișe ale angajaților, evidențe ale angajaților, dosare resurse umane, documentație.
Notă: Susan Heathfield depune toate eforturile pentru a oferi pe acest site web sfaturi precise, de bun simț, etice pentru managementul resurselor umane, angajator și locul de muncă, dar nu este avocat. Conținutul de pe site nu trebuie interpretat ca un sfat juridic. Site-ul are o audiență la nivel mondial, iar legile și reglementările privind ocuparea forței de muncă variază de la stat la stat și de la țară la țară, astfel încât articolele nu pot fi definitive cu privire la toate pentru locul dvs. de muncă. Când aveți îndoieli, căutați întotdeauna un consilier juridic. Informațiile de pe site sunt oferite doar cu titlu orientativ.
