Fiecare organizație și afacere (de la firme de avocatură la companii de producție) au nevoie de o politică care să se adreseze vizitatorilor la locul de muncă. Aceste politici la locul de muncă protejează vizitatorii, angajații și afacerea în general. Vizitatorii se pot răni singuri, răni pe alții sau pot provoca daune proprietății.
Există și riscul de furt (intelectual sau fizic), de sabotaj și chiar de terorism. În timp ce fiecare organizație necesită ceva diferit (un birou Fortune 50 HQ are mult mai mulți vizitatori decât un mic magazin de producție de electronice), exemplul de mai jos acoperă punctele principale.
Politicile de acces pentru vizitatori sunt dezvoltate de Departamentul HR și majoritatea profesioniștilor HR fie au o politică, fie știu cum să scrie una. Dacă nu, pot obține unul de la o organizație profesională precum SHRM (Societatea de Management al Resurselor Umane).
O mostră de caz
Zipline International (o companie fictivă) are succes deoarece angajează profesioniști talentați și fabrică produse de vârf în industria lor. Deoarece vizitatorii neautorizați pot fura proprietatea intelectuală, pot fi răniți în zonele de producție periculoase sau pot cauza prejudicii angajaților, Zipline a implementat o politică strictă de acces pentru vizitatori. Politica merge departe pentru a proteja secretele comerciale și pentru a proteja vizitatorii și angajații.
Check in și Check out
Toți vizitatorii trebuie să fie înregistrați în sistemul software de gestionare a vizitatorilor, care este operat de recepționerul de la intrare. Sistemul înregistrează numele și afilierea companiei fiecărui vizitator, precum și scopul și durata vizitei acestuia.
Insigna de vizitator
La check-in, fiecare vizitator își face fotografia și i se dă o insignă de identitate cu fotografie. Alături de fotografia lor, insigna afișează numele vizitatorului și durata vizitei acestuia. Insigna de vizitator trebuie purtată în orice moment.
Vizitatorii trebuie să fie însoțiți de un angajat care sponsorizează în orice moment
Toți vizitatorii trebuie să fie însoțiți de angajatul (angajații) pe care îi vizitează pe durata șederii lor. Această cerință nu se aplică vizitatorilor de la filialele Zipline. Se pot face aranjamente speciale pentru a găzdui contractorii angajați pentru misiuni pe termen lung, dar aceste aranjamente trebuie să fie aprobate de directorul de securitate.
Fotografii
Nicio fotografie nu poate fi realizată fără aprobarea prealabilă din partea departamentului juridic sau a directorului de securitate. În plus, fotografia care este permisă nu poate fi publicată fără aprobarea prealabilă a Directorului de Marketing.
Nedezvăluire
Toți vizitatorii trebuie să semneze un NDA (acord de nedivulgare) la check-in.
Acces la rețea pentru oaspeți
Vizitatorii care necesită acces la internet primesc un nume de utilizator și o parolă pentru oaspeți pentru rețeaua wireless a Zipline. În niciun moment nu i se permite unui oaspete să acceseze programul intranet al companiei cu laptopul sau alt dispozitiv mobil.
Rolul Marshallului de etaj
Orice angajat care observă un vizitator fără ecuson ar trebui să-l aducă imediat la cunoștința comisarului de etaj desemnat pentru zona sa. Comisarul de etaj are responsabilitatea de primă linie pentru aplicarea politicii de gestionare a vizitatorilor. În cazul unei evacuări de urgență, recepționerul de la recepție tipărește o listă cu toți vizitatorii și predă lista comisarului din zona de evacuare. Comisarii de etaj sunt responsabili pentru contabilizarea tuturor vizitatorilor în timpul unei evacuări.
Disclaimer:Aceasta este un exemplu de politică și nu constituie consultanță juridică. Este menit doar să fie un punct de plecare în crearea unei politici adaptate nevoilor specifice ale companiei dumneavoastră. Zipline International este o companie fictivă (din câte știu) și numele a fost folosit doar ca exemplu în scrierea acestei politici.
