Deși poate fi util pentru o întreprindere mică să proceseze rapid tranzacțiile cu un program software de contabilitate de mare putere, plata pentru a corecta greșelile este ceva ce ai dori să evitați. Înțelegerea tipurilor de greșeli de contabilitate care sunt făcute în mod obișnuit poate face diferența între a trebui să plătiți pentru a remedia o eroare și a o face corect de prima dată. Iată opt greșeli contabile comune pe care le fac proprietarii de afaceri și sugestii despre cum să le remedieze:
Înregistrarea accidentală a tranzacțiilor într-o perioadă anterioară
Odată ce ați „închis cărțile” pentru un an fiscal, chiar nu ar trebui să vă întoarceți pentru a le schimba. Totuși, unele aplicații de contabilitate, cum ar fi QuickBooks, nu vă permit să blocați datele financiare ale unei perioade anterioare, astfel încât să puteți publica intrările din anul curent într-o perioadă anterioară dacă nu sunteți atent. Alte programe software de contabilitate vă permit să faceți această greșeală dacă nu ați configurat software-ul pentru a bloca datele financiare ale perioadei anterioare.
Consultați bilanţul perioadei anterioare pentru modificări
Dacă ați înregistrat tranzacții într-o perioadă anterioară, bilanţul se va modifica. Prin urmare, puteți verifica bilanțul perioadei anterioare pentru a vă asigura că nu s-a schimbat de la ultima dată când ați închis registrele. Dacă este schimbat, va trebui să investigați.
Sold incorect în soldul activelor sau pasivelor
Conturile de active ar trebui să aibă solduri debitoare, în timp ce conturile de pasive ar trebui să aibă solduri creditoare. Cele mai frecvente cauze ale unui sold incorect în aceste conturi de bilanț sunt înregistrarea înregistrărilor în contul incorect, clasificarea greșită a conturilor și duplicarea intrărilor de ajustare.
Verificați bilanţul dvs. pentru erori
Verificați-vă bilanțul pentru a vă asigura că activele și pasivele au soldurile corecte. Dacă există un cont cu un sold incorect, puteți extrage detaliile contului respectiv pentru a găsi intrările care au cauzat eroarea. Această verificare trebuie efectuată cel puțin lunar.
Sold incorect în soldul veniturilor sau cheltuielilor
Conturile de venituri ar trebui să aibă solduri creditoare, în timp ce conturile de cheltuieli ar trebui să aibă solduri debitoare. Unele cauze ale acestei erori sunt postarea intrărilor în contul incorect, clasificarea greșită a conturilor și duplicarea intrărilor de ajustare, care sunt aceleași motive pentru a avea solduri incorecte în bilanț conturi.
Verificați declarația de venit pentru erori
Verificați declarația de venit pentru a vă asigura că veniturile și cheltuielile au soldurile corecte. Dacă există un cont cu un sold incorect, puteți extrage detaliile contului respectiv pentru a găsi intrările care au cauzat eroarea. Această verificare trebuie efectuată cel puțin lunar.
Clasificarea greșită a cheltuielilor
Sistemele de contabilitate pentru întreprinderile mici economisesc timp, deoarece înregistrările pot fi postate rapid și ușor. Când sunt introduse informații, poate fi ușor să alegeți contul de cheltuieli sau descrierea cheltuielilor greșite. Clasificarea greșită a cheltuielilor nu înseamnă doar că sistemul de contabilitate poate să nu reflecte în mod corespunzător ceea ce se întâmplă în afacerea dvs., dar poate provoca adevărate dureri de cap dacă raportarea financiară și fiscală nu este corectă.
Consultați periodic declarațiile dvs. de cheltuieli
Atribuiți pe cineva să vă scaneze cheltuielile periodic pentru a vă asigura că datele par rezonabile. De exemplu, dacă o cheltuială de masă este înregistrată în contul de cheltuieli de închiriere, de obicei se va evidenția din cauza descrierii intrărilor. Un alt indiciu că cheltuielile pot fi clasificate greșit este diferențele inexplicabile dintre buget și efectiv.
Nu caută ajutor atunci când este nevoie
Ați auzit expresia „penny wise and dollar poor” cu referire la oamenii care își vor petrece câteva ore din timpul lor pentru a economisi câțiva dolari. Trebuie să realizezi că treaba ta este să-ți conduci afacerea. Un antreprenor construiește, un pictor pictează și un agent imobiliar vinde. Uneori, pur și simplu nu merită timpul să-ți petreci ore și ore examinând detaliile înregistrărilor contabile sau căutând cum să corectezi o eroare pe care ai făcut-o.
Bazează-te pe un profesionist contabil
Dacă puteți, veți câștiga mai mult decât veți cheltui prin îngrijirea altor probleme decât problemele dvs. de contabilitate, atunci ar trebui să luați în considerare externalizarea problemei către un contabil profesionist sau contabil.
Nu se salvează chitanțele
Ți-ai înregistrat cu sârguință toate cheltuielile în evidențele contabile. Declarația dvs. de cheltuieli este o operă de artă, fără erori sau omisiuni. Apoi, ești întrebat de IRS; fără chitanțe, declarațiile tale de cheltuieli sunt inutile.
Păstrați chitanțele
Salvați chitanțele sau faceți copii scanate ale tuturor.
Nu se pot programa copii de rezervă
Multe întreprinderi mici se bazează pe software pentru a face munca de contabilitate pentru ele, dar nu iau în considerare erorile sau erorile sistemului. O singură problemă vă poate șterge fișierele.
Programați copii de rezervă de rutină
Programați săptămânal backup-uri automate folosind stocarea în cloud sau un server specific alocat acestei sarcini.
Nu instruirea personalului
Indiferent cât de puternic este software-ul dvs., personalul dumneavoastră are nevoie de instruire pentru a fi eficient. Un membru al personalului instruit necorespunzător îți poate distruge înregistrările din greșeală, aruncând toate fișele de cheltuieli și profit.
Efectuați antrenament regulat
În timpul procesului de integrare, organizați sesiuni de instruire cuprinzătoare și reactualizările trimestriale pentru a vă asigura că întreg personalul poate introduce și rula informații cu acuratețe.
