Când iei un interviu pentru un post de asistent administrativ, intervievatorul va dori să afle cât de relevante sunt calificările tale pentru poziție și cum te-ai integra cu compania și departamentul.
Deoarece jobul necesită atât abilități administrative, cât și interpersonale, managerii de angajare vor întreba adesea despre atributele specifice pe care le ai și care te califică pentru poziție, precum și abilitățile tale de oameni mai puțin cuantificabile.
Pregătirea pentru interviu
Una dintre modalitățile de pregătire este să analizați fișa postului pentru a încerca să obțineți o idee dacă există un anumit set de abilități pe care se concentrează postul.
De exemplu, se pune accent pe planificarea călătoriilor, coordonarea proiectelor, programarea zilnică a întâlnirilor, asistența personală sau orice altceva?
Asigurați-vă că subliniați experiența dvs. cea mai relevantă atunci când răspundeți la întrebările de interviu specifice unui loc de muncă.
Faceți o listă cu abilitățile menționate în anunțul de locuri de muncă și nu ezitați să adăugați și altele despre care credeți că ar fi aplicabile. Apoi aruncați o privire asupra propriilor abilități administrative și de birou și potriviți-vă calificările cu postul.
Acest lucru vă va ajuta să vă adaptați răspunsurile în cel mai relevant mod pentru poziția specifică.
1:14
Urmărește acum: Cum să răspunzi la 4 întrebări frecvente pentru joburi administrative
Sfaturi pentru gestionarea interviului
Este important să fii conștient că discuția va depăși probabil abilitățile interpersonale, cum ar fi abilitățile tale de comunicare, abilitățile de organizare sau oportunitatea. Ar trebui să fii pregătit să vorbești și despre abilitățile grele.
Fiți pregătit să discutați despre programele software
Deoarece multe posturi de asistent administrativ necesită utilizarea frecventă a unui software specific, poate fi necesar discutați despre diferitele programe cu care ați lucrat, despre cum ați folosit aceste programe și despre nivelul dvs expertiză.
Îmi place să folosesc tehnologia și să învăț despre noi programe. De asemenea, am un talent pentru a preda colegii de muncă care ar putea să nu fie atât de pricepuți în utilizarea sistemelor. În ultimul meu loc de muncă la Kent Associates, m-am oferit voluntar să revizuiesc sistemele de management de proiect pentru echipa de profesioniști pe care am susținut-o. Șeful meu a aprobat recomandarea mea și am adus un sistem bazat pe web, Asana, care ne ajută să urmărim proiectele și să partajăm informații pe o platformă web.
Sunt persoana potrivită de la birou pentru diapozitive PowerPoint și îmi place să ajut oamenii de vânzări să impresioneze clienții cu prezentările lor. De asemenea, sunt un utilizator avansat al Excel și creez macrocomenzi complexe pentru a pregăti proiecții bugetare pentru propunerile de proiecte.
Răspunsurile dvs. vor fi mai impresionante dacă furnizați anecdote specifice care să exemplifice cunoașterea instrumentelor și proceselor administrative.
Fiți gata să discutați despre procesele administrative
Ar trebui să fiți pregătit să discutați despre fluxul de lucru și despre procesele administrative din pozițiile anterioare. În calitate de profesionist administrativ, nu ar trebui să existe nicio îndoială că ești organizat și orientat spre detalii. Intervievatorul tău va dori să știe Cum manifestați aceste calități în fluxul de lucru de zi cu zi.
Abilitățile organizatorice și atenția la detalii sunt printre cele mai puternice atuuri ale mele. Am prosperat în situații în care pot pune ordine în proiecte complexe. De exemplu, anterior am susținut opt profesioniști care planificau evenimente promoționale pentru clienți. Am dezvoltat un șablon pentru urmărirea obiectivelor și progresului pentru fiecare proiect și l-am configurat pe un drive partajat astfel încât toţi membrii personalului implicat să-şi poată urmări progresul în ceea ce priveşte proiectele echipei şi evenimente.
Când lucram pentru Alfred Group, am creat un manual de proceduri care sublinia pașii necesari procesării cererile de împrumut și apoi le-am încărcat online, astfel încât toți ofițerii de credite să poată urma la fel proceduri.
Răspundeți întotdeauna pozitiv
Fii atent la comportamentul tău pe tot parcursul interviului. Zâmbește, menține contactul vizual cu intervievatorul tău și vorbește cu un ton de voce entuziast (dar totuși calm și încrezător).
Deoarece asistenții administrativi interacționează adesea foarte strâns cu persoanele pentru care lucrează, este esențial să fii pozitiv, profesionist și politicos în orice moment.
Veți dori ca intervievatorul să nu aibă nicio îndoială că lucrul cu dvs. ar fi o experiență plăcută.
Am lucrat la recepție în agenția noastră și a fost esențial să fac o primă impresie pozitivă atât pentru clienții actuali, cât și pentru potențiali. Sunt o persoană naturală „poate face”, iar recenziile mele au lăudat în mod regulat orientarea mea pentru serviciul clienți.
Compania chestionează clienții după interacțiuni, iar numele meu apare constant ca un angajat care este util, plăcut și profesionist. Șeful meu a comentat cât de des întreabă clienții de mine atunci când sună la birou pentru asistență.
Întrebări și răspunsuri la interviu pentru asistent administrativ
În timpul pregătirii, poate fi util să revizuiți întrebările care vi se pot pune. Gândiți-vă puțin la modul de a formula un răspuns, evidențiind experiențele specifice și succesele de la locurile de muncă anterioare.
- Ce abilități de calculator aveți și ce programe vă simțiți confortabil? - Cele mai bune răspunsuri
- Vă simțiți confortabil să utilizați un telefon cu mai multe linii și să gestionați un volum mare de apeluri telefonice? - Cele mai bune răspunsuri
- La această companie, ne place să ne gândim la noi ca la o echipă care lucrează împreună pentru aceleași obiective. Cum te simți când lucrezi într-un mediu de echipă? - Cele mai bune răspunsuri
- Cum te-ai simți dacă supraveghezi alți doi sau trei angajați? - Cele mai bune răspunsuri
- Care este cea mai mare putere a ta și cum ți-ar ajuta performanța în această poziție? - Cele mai bune răspunsuri
- Care este cea mai mare slăbiciune a ta? - Cele mai bune răspunsuri
- Cum gestionați stresul și presiunea? - Cele mai bune răspunsuri
- Cum a fost să lucrezi pentru supervizorul tău? - Cele mai bune răspunsuri
- Ce așteptări ai de la un supervizor? - Cele mai bune răspunsuri
- Preferi să lucrezi independent sau în echipă? - Cele mai bune răspunsuri
- Lucrezi bine cu oamenii? - Cele mai bune răspunsuri
- Dați câteva exemple personale de lucru în echipă. - Cele mai bune răspunsuri
- Întrebări la interviu cu recepționist: - Lista de întrebări
Întrebări de adresat intervievatorului
De asemenea, ar trebui să faceți câteva cercetări despre companie și să fiți pregătit să puneți întrebări pertinente atunci când se ivește ocazia.
Poate fi util să vii cu câteva întrebări din timp pe care le-ai putea pune sau să discute mai departe, dacă nu ai avut ocazia mai devreme în interviu.
Adesea, aceasta va fi aproape de sfârșitul interviului, așa că este important să lăsați intervievatorului (intervievatorilor) o impresie bună. O modalitate excelentă de a face acest lucru este să vă arătați interesul și pregătirea pentru interviul de angajare, legând întrebările care vi s-au adresat cu unele întrebări proprii.
- Care sunt responsabilitățile acestei poziții?
- Puteți descrie o zi obișnuită (săptămână) în acest departament?
- Care sunt punctele forte în acest departament? Care sunt punctele slabe?
- Care ar spune foștii tăi asistenți că a fost cea mai bună parte a muncii pentru tine? Ce ar spune că este cel mai rău?
- În ce direcție vedeți că va merge compania în următorii cinci ani? Simțiți că există vreo amenințare la adresa succesului său?
- De ce a părăsit postul ultimul tău asistent? Care au fost punctele lui tari? Care au fost punctele lui slabe? Ce face el/ea acum?
- Ce atribute avea cel mai bun asistent al tău? Dar cel mai prost asistent al tău?
- Cât de des sunt efectuate evaluări de performanță? Cine le conduce?
- Ce abilități sunt cele mai importante pentru tine într-un asistent administrativ?
- Cum recompensați și încurajați oamenii care lucrează în departamentul dvs.?
- Există probleme de producție în curs de desfășurare în acest departament?
- Cum ați tratat problemele de personal în trecut?
- Care sunt unele dintre cele mai mari provocări pentru o persoană în această poziție?
- Care este cel mai satisfacător aspect al acestei poziții, în opinia dumneavoastră?
- Susțineți (compania/departamentul) apartenența la asociații profesionale și dezvoltarea profesională continuă?
- Care ați descrie rolul personalului administrativ din acest birou?
- Sunt așteptate ore suplimentare sau ore de weekend?
- Ce îți place cel mai mult la munca pentru această companie? Există modificări pe care le-ați face?
- Ce îți place cel mai puțin la munca aici?
- Încurajați departamentul să lucreze în echipă sau să vă concentrați mai mult pe contribuțiile individuale?
Fiți pregătit pentru mai multe întrebări la interviul de angajare
Pe lângă întrebările de interviu specifice unui loc de muncă, vi se vor pune și întrebări mai generale despre istoricul de angajare, educație, puncte forte, puncte slabe, realizări, obiective și planuri.
Iată o listă cu cele mai frecvente întrebări de interviu și exemple de răspunsuri.
