Un dosar de personal este salvat de angajator documentarea istoricului și a stării a întregului raport de muncă cu un angajat individual. Angajatorul păstrează această documentație de angajare într-un dosar de personal din trei motive.
- În calitate de angajator, doriți să aveți informații exacte la îndemână și organizate atunci când aveți nevoie de acces la informații din orice motiv. Schimbări în contactele de urgență, adresele angajaților, urmărirea evaluări de performanță, scrisori disciplinare, recunoașterea angajaților, iar materialele pentru cererile de angajare sunt exemple de tipuri de informații pe care angajatorul va dori să le poată accesa rapid.
- The angajatorul trebuie să păstreze documentația despre problemele de personal ca selecția angajaților, performanță, istoric de muncă, justificare a compensației și aplicații de promovare internă, pentru a numi doar câteva. O revendicare EEOC, un proces sau chiar necesitatea de a justifica lipsa unei mariri sau promovarii la un angajat impun ca angajatorul sa aiba a colectat și reținut acest tip de documentație a angajaților.
- Unele înregistrări ale angajaților sunt cerute de guvernele federale sau de stat pentru ca angajatorii să le păstreze. Organizarea informațiilor angajaților într-un dosar de personal are sens pentru acces și conformare legală și pregătire.
Tipuri de dosare de personal
Un angajator păstrează, în general, mai multe tipuri de dosare de personal, pentru uz comercial, pentru confidențialitatea angajaților, pentru confidențialitatea medicală, și pentru conformitatea legală. Nu există nicio lege care să spună câte dosare trebuie să păstreze un angajator...unele legi acoperă accesul angajaților la dosare și alte practici legate de dosarul personalului.
Cu toate acestea, există multe legi și există cele mai bune practici de personal pentru confidențialitatea angajaților, care guvernează conținutul dosarelor de personal și cine are acces la acele informații. Acestea sunt dosarele de personal pe care le păstrează majoritatea angajatorilor din SUA. (Legile și practicile la nivel mondial pot diferi.)
- Dosarul personalului: Acesta este dosarul principal al angajatului care conține istoricul relației de muncă.
- Dosarul de salarizare: Doriți să păstrați un fișier separat pentru toate problemele legate de salarizare și beneficii. Nu doriți să oferiți personalului de salarizare acces la informațiile despre personal.
- Dosarul medical al angajatului: Legea federală privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate din 1996 (HIPAA) cere angajatorilor să protejeze dosarele medicale ale angajaților ca fiind confidențiale. Mulți angajatori păstrează aceste fișiere încuiate într-un sertar pentru dosare într-un dulap încuiat.
- I-9 Formulare pentru angajați: Trebuie să păstrați un fișier separat pentru toți angajații (nu pentru fiecare angajat) I-9 forme deoarece nu doriți ca angajații guvernamentali, care sunt autorizați să verifice aceste formulare într-o varietate de circumstanțe, să caute prin dosarele principale, confidențiale ale personalului angajaților.
Accesul angajaților la dosarele de personal
Angajaților li se permite accesul la dosarele de personal ale angajaților sub îndrumarea și supravegherea personalului de Resurse Umane. Dosarele de personal ale angajatului sunt considerate a fi proprietatea angajatorului care are responsabilitatea de a le întreține și de a le proteja.
Exemplu de politică privind fișierele de personal
Mai jos este un exemplu de politică privind fișierele de personal pentru utilizare în compania dvs. Acesta discută diferitele fișiere care sunt recomandate și cine ar trebui să aibă acces la fiecare fișier.
Exemplu de politică despre fișierele de personal
Compania păstrează trei dosare de angajați pentru fiecare angajat.
Dosare de personal
A fișa personalului este menținută pentru fiecare angajat al (Numele companiei dvs.). Aceste dosare de personal conțin documente confidențiale și sunt gestionate și întreținute de personalul de Resurse Umane.
Accesul la acest dosar este limitat la personalul HR și presupune că managerul fiecărui angajat își menține propriul dosar cu documente relevante pentru performanța în muncă a angajatului.
Documentele tipice dintr-un dosar de personal includ cererea de angajare, un formular de contact de urgență pentru familie, istoric documentat de acțiuni disciplinare, un CV, manualul angajatului și foile de semnare a angajatorului, informații personale actuale, și evaluări scrise ale performanței.
Nu toate dosarele de personal conțin aceleași documente, dar fiecare dosar de personal are unele documente care sunt aceleași.
Dosare de salarizare
Se păstrează și dosarele de salarizare; Fișierele de salarizare conțin un istoric al locurilor de muncă ale angajatului, departamentelor, modificărilor de compensare și așa mai departe. Accesul la dosarul de salarizare este limitat la personalul corespunzător de contabilitate și HR.
Dosarul medical al angajatului
Se păstrează și un dosar medical al angajatului. Conținutul dosarului medical nu este disponibil pentru nimeni, cu excepția personalului desemnat de Resurse Umane și a angajatului ale cărui înregistrări sunt păstrate în dosar. La numele companiei dvs.), dosarele medicale primesc cel mai înalt grad de stocare în siguranță și confidențialitate.
Vizualizarea fișierelor angajaților
Un angajat poate vizualiza dosarul său de personal contactând a Personal Resurse Umane persoană în timpul programului normal de lucru. Personalul HR va programa o întâlnire în timpul căreia angajatul poate vizualiza conținutul dosarului său. Niciun angajat nu poate modifica sau elimina niciun document din dosarul personalului său care trebuie vizualizat în prezența unui angajat al personalului HR.
Întrebări sau îngrijorări cu privire la conținutul și accesul fișierelor de personal
Dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la conținutul fișierelor recomandate sau la capacitatea dumneavoastră de a le accesa, vă rugăm să contactați un membru al personalului de resurse umane,
Declinare a răspunderii: Vă rugăm să rețineți că informațiile furnizate, deși sunt autorizate, nu sunt garantate pentru acuratețe și legalitate. Site-ul este citit de un public mondial și legile muncii iar reglementările variază de la stat la stat și de la țară la țară. Vă rog solicita asistență juridică, sau asistență din partea resurselor guvernamentale de stat, federale sau internaționale, pentru a vă asigura că interpretarea dvs. juridică și deciziile sunt corecte pentru locația dvs. Aceste informații sunt pentru îndrumări, idei și asistență.
