Este organizația dvs. nonprofit gata să fie știrile de ultimă oră din această seară?
Complezența față de vulnerabilitatea organizației tale poate fi cel mai mare dușman al tău. În lumea litigioasă de astăzi și în mass-media fulgerătoare, ați putea fi catapultat într-o criză până astăzi, la ora cinei.
În timpul carierei mele nonprofit, organizațiile pentru care am lucrat au suferit moartea unui client; o falsificare a unui produs care a amenințat o strângere de fonduri primară; un scandal atletic; și o împușcătură în masă în campus.
Am învățat calea grea să fim pregătiți sau să ne pregătim să suferim mai mult decât este necesar.
Iată șase sugestii pentru o mai bună gestionare a crizelor de către organizația dvs. nonprofit.
Nu așteptați.
Multe organizații își pun în aplicare planurile de criză doar după ce a avut loc un dezastru.
În schimb, gândiți-vă la posibilele scenarii sau tipuri de dezastre care s-ar putea întâmpla și începeți să planificați pentru ele.
Educați-vă despre crizele nonprofit și discutați cu cei care le-au suportat. Invitați un veteran al dezastrelor să vorbească cu personalul și consiliul dumneavoastră. Atribuiți personalului de relații publice să elaboreze un plan de criză și acordați-le un termen limită.
Avocați pentru pregătirea concretă pentru situații de urgență. Mulți oameni din organizații nonprofit, în special organizații mici, nu cred că se va întâmpla vreodată ceva rău. Ei nu vor să se gândească la asta. Ei nu cred că au timp să se pregătească.
Și s-ar putea chiar să deranjeze personalul care insistă pe acest subiect. Vorbește oricum. Dacă se va întâmpla această criză, oamenii vor aprecia gândirea ta.
Realizează că crizele iau mai multe forme.
Crizele vin în toate gusturile. Unele sunt de profil înalt. Alții ar putea fi mai discret. Dar, într-o perioadă de știri 24/7, a crede că poți ține situația departe de ochii publicului este o fantezie. Dacă nimic altceva, media locală, precum și rețelele sociale, probabil vor fi peste tot. Ai a construit relații bune cu instituțiile media locale? Dacă nu, începe acum.
Criza dvs. poate fi un accident care implică un voluntar, moartea unui client, delapidare de către directorul financiar, un proces al unui fost angajat sau un atac de tip hack care amenință confidențialitatea donatorilor și clienților tăi.
Toate necesită răspunsuri diferite. Pregătiți-vă pentru cât mai multe vă puteți imagina și faceți tot posibilul pentru a pune în aplicare planuri pentru a minimiza daunele aduse reputației organizației dvs. nonprofit.
Chiar dacă se întâmplă ceva la care nu te-ai gândit, pregătirea ta pentru alte tipuri de urgențe te va ajuta. Planificarea poate dezvălui lacune în materie de securitate, acoperire de asigurare, politici inadecvate de resurse umane sau lipsa de oameni cu anumite competențe.
Practicarea oricărui răspuns în caz de urgență poate face ca organizația dumneavoastră să fie mai bine pregătită pentru ceilalți.
Elaborați un plan logistic și un plan de comunicare.
Un plan logistic are de-a face cu scoaterea tuturor din clădire în cazul unui cutremur, Trimite mesaje mesaje personalului și clienților că un bărbat înarmat a fost depistat în clădire sau se ocupă de un medical de urgență.
Dezvoltați un program de management al riscului pentru a face față problemelor legate de pierderea de vieți, proprietăți și asigurări. Identificați persoanele punctuale care pot intra rapid în acțiune, notificați ajutorul adecvat și gestionați planurile de evacuare.
Un plan de comunicare presupune identificarea unor purtători de cuvânt, desemnarea cuiva care să culeagă faptele pe măsură ce acestea apar, scrierea comunicate de presă, și localizarea unui loc pentru a avea un conferinta de presa.
Pune-ți Casa de Social Media în ordine
Rețelele sociale pot fi o binecuvântare în timpul unei crize DACĂ o gestionați bine.
Aproape toate organizațiile nonprofit folosiți un anumit nivel de social media. Decideți acum cine va gestiona acea media în timpul unei urgențe. Configurați un tablou de bord (aici sunt nouă de luat în considerare) unde puteți monitoriza toate platformele de social media și puteți răspunde rapid.
Din cauza rețelelor sociale, există puține șanse de a controla informațiile. Indiferent cât de mult ai încerca să obții scurgeri de informații, acestea se vor întâmpla. Pentru a contracara informațiile greșite, puteți oferi informații corecte și utile. Combate zvonurile cu faptele și exprimă îngrijorarea față de toți cei implicați.
Nu lăsa doar paginile tale de socializare să stea acolo. Raționalizați-vă abordarea față de rețelele sociale. Organizațiile nonprofit nu răspund adesea la întrebări, comentarii sau plângeri care apar pe site-urile lor de socializare.
Asigurați-vă că aveți cineva care monitorizează continuu acele site-uri și răspunde la orice postează cititorii acolo. În acest fel, puteți ajunge la informațiile proaste și vă puteți construi credibilitate față de adepții dvs.
În plus, rețelele de socializare pot fi cea mai bună modalitate de a arăta chipul uman al organizației tale și de a-și consolida reputația de a fi amabil, simpatic, politicos, precis și o sursă de informații imparțiale.
Pregătește-te să vorbești.
Fiecare minut contează după o criză. Nu irositi niciunul dintre ele. Tăcerea este mortală. Ieșiți imediat cu declarații și mesaje adecvate, chiar dacă este doar să spuneți că știți despre situație, că lucrați la ea și că puține fapte sunt cunoscute în acest moment.
Apoi ține-l la curent cu actualizările pe măsură ce se dezvoltă evenimentele. Pentru multe situații, este posibil să fi pregătit deja declarații.
În toate comunicările, fiți îngrijorat, arătați îngrijorare, spuneți îngrijorare și spuneți întotdeauna adevărul. Nu vă fie teamă să spuneți: „Nu știm”. Este mai bine decât să presupunem. Adăugați că lucrați cât mai repede posibil pentru a obține toate faptele.
Refuzul de a vorbi cu mass-media se pierde mult mai mult decât se riscă făcând acest lucru. Un vid de informații generează ostilitatea mass-media și pierderea încrederii publicului.
Oferiți formare media
Trainingul media va fi cel mai bun prieten al tău în timpul unei crize. Nu riscați o criză mediatică.
Alcătuiește un program de instruire media înainte de dezastru. Antrenează pe oricine ar putea avea nevoie să fie purtător de cuvânt. Acesta ar putea fi președintele consiliului dumneavoastră de administrație, CEO-ul dumneavoastră și alți membri ai personalului cheie, cum ar fi o persoană din relațiile cu mass-media. De asemenea, luați în considerare cea mai bună strângere de fonduri, coordonatorul dvs. de voluntari și, acolo unde este cazul, persoana dvs. de securitate sau managerul facilităților.
Formarea în mass-media nu trebuie să coste mult dacă aveți în consiliu pe cineva care lucrează în relații publice sau pe cineva care este membru al presei. Cheia este să o faci în mod regulat, astfel încât oamenii noi să devină instruiți, iar alții să nu devină învechiți.
