E-mailul este emoțional.
Pe câte e-mailuri stați acum? Așteptă cu răbdare și dulce în căsuța de e-mail următorul check-in programat cu atenție? Sau, îți strigă numele - reamintindu-ți ce nu ai făcut încă astăzi?
E-mailurile mele tind să-mi „numească numele și să-mi amintească de insuficiențele mele percepute”, dar comunicarea online este, de asemenea, o parte esențială a fluxului meu de lucru. Mai mult decât atât, sunt modul în care rămân conectat la unii dintre cei mai vibranți oameni cu care am avut vreodată plăcerea de a lucra. Așadar, a trebuit să învăț să-mi gestionez căsuța de e-mail la fel ca și cum îmi gestionez sinele emoțional la locul de muncă: cu atenție și cu accent pe limite.
Există multe cărți și articole despre gestionarea eficientă a timpului la locul de muncă, în special e-mailurile înconjurătoare. Unii susțin că ștergem cât mai multe e-mailuri, dacă nu chiar pe toate. Cu toate acestea, nu sunt de acord cu ideea că e-mailul este inutil, lucru superficial; unele companii sunt construite pe colaborare și se bazează pe comunicarea prin e-mail pentru a merge mai departe. Mulți lucrători sunt însărcinați cu această „muncă superficială” care permite lucrurilor să curgă lin, servind ca o coloană vertebrală invizibilă, dar esențială.
În aceste zile, mă aflu într-o nouă prăpastie: cum pot comunica eficient fără să mă scurg de timp și energie prețioase? Și, cum pot elimina unele emoții și stres din jurul căsuței de e-mail? (Sau, sunt eu singurul care simte că e-mailurile au greutate emoțională?)
Iată cum îmi gestionez fizic și emoțional e-mailul, de dragul muncii mele - și de dragul sinelui meu post-muncă.
Operațiune Inbox Zero
Strategia mea de accesare este căsuța de e-mail zero, dar în ultimele câteva săptămâni nu am reușit să străbat pragul ultimelor 100 de e-mailuri. („Astăzi este ziua!” Spun în fiecare zi; dar) Și în fața ultimelor 100 de e-mailuri, văd cât de mult e-mail necesită mai mult decât doar timpul petrecut la locul de muncă; îmi necesită energie.
Am mai scris despre cum am făcut-o mi-am redus punctele de exclamare în comunicare, care a ajutat la eliminarea straturilor excesive de prezumție și emoție. Am găsit chiar că se traduce în lumea reală printr-o comunicare mai directă - mă simțeam mai puțin frică de respingere și mai încrezător că cer ceea ce aveam nevoie.
Iată trei strategii care m-au ajutat să-mi îndrept mustangurile din căsuța de e-mail:
Stabilește limite ca un campion.
E-mailul nu este o cameră de chat. Dacă sunteți în legătură cu mine, s-ar putea să știți deja acest lucru: nu răspund prompt decât dacă ceva este urgent (salut, Matricea Eisenhower). De asemenea, încerc să conduc prin exemplu și să creez e-mailuri concise, dar amănunțite. Dacă există o așteptare (reală sau imaginată) de răspuns instantaneu la locul de muncă, provocați-o răspunzând numai atunci când sunteți gata.
De asemenea, nu mai îmi cer scuze pentru un răspuns întârziat după ce am descoperit câteva alternative pline de har. Am redus mai mult decât oricând mai multe „frumuseți” suplimentare, pentru că mai sunt de lucru și nimeni nu trebuie să citească puful.
Oh, și dacă nu operați într-un ciclu urgent, vă recomand cu tărie să eliminați notificările push care vă arată fiecare e-mail nou în timp real. Îți va schimba viața.
Stabiliți noi metode de gestionare a sarcinilor.
Cine mai este vinovat că și-a folosit căsuța de e-mail ca listă de sarcini? 🙋 Deși există anumite proiecte pe care încă le pot opera din căsuța de e-mail, mă îndrept spre o gestionare a sarcinilor mai eficientă (și mai puțin inducătoare de stres).
De exemplu, în fiecare luni, îmi tras prioritățile săptămânale pe o notă lipicioasă de pe desktop. Apoi, în fiecare dimineață, revizuiesc lista proiectelor și îmi scriu în planificator sarcinile mele de top pentru ziua respectivă. De asemenea, notez sarcinile din căsuța de e-mail - apoi voi înregistra e-mailul și îl voi lăsa pe sinele meu iubitor de listă să îl gestioneze de acolo. (Acest lucru mă ajută, de asemenea, să urmăresc proiectele mele pentru jurnal de lucru.)
De asemenea, am aflat că, dacă trebuie să trimit un e-mail, este mai productiv să îl scriu ca o sarcină separată și specifică. Trimiterea prin e-mail atentă poate fi obositoare pentru mine, așa că oferirea fiecărui e-mail de spațiul său pe lista de sarcini este o practică în respectul de sine.
Gestionați cu atenție e-mailurile de ieșire.
Personal, e-mailurile de ieșire sunt mai intimidante decât o căsuță de e-mail interminabilă. Potențialul de eroare, potențialul de respingere: este ceea ce vorbesc atunci când spun că e-mailul este emoțional. Așadar, iată că mă îndepărtez câteva clipe de birou pentru a obține soare și aer proaspăt, apoi mă așez cu o ceașcă de cafea și ascult muzică calmantă în căști.
Uneori, mă liniștesc examinând schițele cu atenție, asigurându-mă că fiecare e-mail este o capodoperă înainte de a-l trimite. Dar alteori, am suficientă încredere în mine încât să nu recitesc fiecare schiță de un milion de ori înainte de a o trimite. Uneori, trimit înainte ca creierul meu de șopârlă să spună „dar ce se va întâmpla dacă nu este perfect?” și urmăriți mesajul zoom în eterul digital.
Gestionarea emoțiilor induse de e-mail
Dintre toate articolele de auto-ajutor pe care le-am citit, așa că puțini au oferit ajutor pentru tipul foarte specific de oboseală pe care o suportați atunci când trebuie să vă plimbați zilnic prin oceanele de e-mailuri.
Nimeni nu vorbește despre greutatea din intestin după ce ați trimis un e-mail deosebit de îndrăzneț sau despre panică atunci când credeți că ați scris greșit un nume. Sau, din nou, acea frică de respingere. (Multe dintre acestea provin din zilele mele de e-mail rece, în care am încercat să transmit lucruri precum cloud computing către bloggeri tehnologici - există multe nu în acel spațiu.)
Deci, în afară de metoda „de a mă înconjura de confortul meu” de a trimite e-mailuri, am dezvoltat și câteva tactici pentru a-mi ușura anxietatea în zilele grele de e-mail.
Respirați profund înainte de a vă deschide aplicația de e-mail.
Nu glumesc când spun că e-mailurile îmi dau seama, motiv pentru care respir câteva adânci înainte de a-mi deschide mesele primite în fiecare zi. În zilele non-stop, voi face acest lucru și între trimiteri. Este o modalitate utilă de a mă simți mai prezent și de a mă scoate din capul meu pe minut.
Iesi afara.
Dacă poți, furișează-te pentru o plimbare de zece minute. De obicei, acest lucru îmi oferă suficient spațiu mental și fizic pentru a reveni, simțindu-mă înviorat și încrezător în putere prin restul căsuței de e-mail.
Consumați o altă formă de suport media.
Când aveți dubii, dați clic. Dacă încep să primesc prea mult în e-mailuri, voi intra în dosarul buletinelor de știri și voi citi unele dintre cele mai recente informații despre companiile cu impact social sau știrile media. Găsesc un spațiu care are puține așteptări, dar rămâne relevant pentru munca pe care o fac. Îmi umplu ceașca cu cuvinte din partea liderilor din industrie și poate cu un conținut ușor înainte de a mă cufunda înapoi în căsuța de e-mail.
Ștergeți, înregistrați, ștergeți, repetați.
Ștergeți fără milă. Dezabonează-te nemilos. Dacă nu adaugă valoare inbox-ului dvs. (sau „provoacă bucurie” dacă vi se potrivește mai bine), renunțați la acesta. Dacă s-ar putea să vă întoarceți mai târziu (nu veți face acest lucru), înregistrați-l într-un folder. Dacă inbox infinit este mai mult stilul tău, mergi pentru el - găsește doar ceea ce funcționează pentru tine. Scopul este să nu simțiți valuri de stres sau anxietate atunci când vă deschideți e-mailul în fiecare dimineață.
O căsuță de e-mail axată pe auto-îngrijire este una care nu vă deranjează, nu vă ține treaz noaptea sau nu vă scade de cea mai importantă lucrare. Este o căsuță de e-mail care te împuternicește, te servește și te înaintează.
Noroc, colegi de e-mail. Avem asta.
