Чтобы вы классифицировали сотрудника как освобожденного от заработной платы, то есть освобожденного от правил Закона о справедливых трудовых стандартах, включая сверхурочную работу, вы должны выполнить множество условий. Фактические обязанности, которые выполняет сотрудник, должны подпадать под одну из категорий освобождения, например, внешние продажи, управление или административное освобождение.
Но правильное описание работы — это не единственное, что требуется работнику для освобождения от оплаты сверхурочных: работник должен получать одинаковую зарплату каждый платежный период.
Это означает, что независимо от того, работает ли сотрудник пять часов или 55 часов в неделю, зарплата одинакова. Менеджеры не могут удерживать зарплату освобожденной сотрудницы, если она долго обедает или опаздывает на работу.
Но работник не имеет права ни на пенни больше в зарплате за 80-часовую рабочую неделю, чтобы уложиться в срок. (Однако компании, безусловно, могут давать сотрудникам бонусы, а в ситуациях, связанных с жесткими сроками или компенсацией увольняющегося сотрудника, поощряются бонусы и другие поощрения.)
Это правило жесткое и быстрое. Как только вы начнете вычитать из зарплаты освобожденного работника, вы просто сделаете его или ее не освобожденным. Теперь они имеют право на оплату сверхурочной работы вперед и назад. Это не ошибка, которую вы хотите совершить.
Но можете ли вы когда-нибудь вычесть зарплату из зарплаты освобожденного работника? Несколько раз существует. Вот пять случаев, когда вы можете вычесть зарплату из зарплаты освобожденного работника.
1. Первая и последняя неделя
Вы должны платить работникам только за дни, отработанные в первую и последнюю неделю. Если ваши платежные периоды длятся с понедельника по воскресенье с двухдневными выходными, а ваша сотрудница начинает работу в среду, вы должны платить ей только за среду, четверг и пятницу. Точно так же, если ее последний рабочий день — среда, вы должны заплатить только за понедельник, вторник и среду.
В противном случае, если сотрудник по какой-либо причине работает неполную неделю, вам все равно придется платить за всю неделю, если только она не подпадает под действие другого разрешенного вычета.
2. Вычеты по решению суда
Это не настоящие вычеты — работник по-прежнему зарабатывает ту же сумму денег; просто ее зарплата меньше. Если она находится под постановлением суда об алиментах, алиментах или выплате долгов, вы можете (и должны) вычесть то, что требует закон, и отдать эти деньги туда, куда суд направит их.
Часто с этими отчислениями по решению суда сотрудники недовольны тем, что вы с ними делаете. Убедитесь, что вы ясно даете понять своему сотруднику, что вы только следуете закону и должны делать то, что постановил суд. Помните, что на самом деле вы не урезаете ее зарплату; вы просто автоматически оплачиваете некоторые из ее счетов.
3. Полный выходной (отпуск)
Если ваша сотрудница израсходовала все свое отпускное время и хочет взять выходной, она может взять выходной. Вам не нужно будет платить ей за этот день, если выходной день не связан с болезнью. Это эквивалент отпуска, а не больничного.
Естественно, разрешать вам этот неоплачиваемый выходной или нет, решать вам. Если вы предоставляете неоплачиваемый выходной (или выходные дни), напомните своему сотруднику, что он не должен работать в эти выходные. Выполнение целых 15 минут работы может вызвать правило «прикоснись к стене». Поскольку освобожденным работникам платят одинаково, независимо от количества отработанных часов, выполнение 15 минут работы означает, что им платят за весь день.
Если вы не уверены, что ваш сотрудник воздержится от ответов на электронные письма, телефонных звонков или выполнения нескольких минут работы над этим проектом, который должен состояться на следующей неделе, держите ее ноутбук в офисе и отключите ее электронную почту на время вопрос.
4. Полный выходной (Другое)
По данным отдела заработной платы и рабочего времени Министерства труда США, вы можете вычесть полный выходной день только по причинам, отличным от болезни если у вас есть не только «добросовестный план, политика или практика предоставления компенсации за потерянную из-за болезни заработную плату; компенсировать суммы, которые сотрудники получают в качестве гонорара присяжным или свидетелям или в качестве оплаты труда военных; о взысканиях, наложенных добросовестно за особо значимые нарушения правил безопасности; или за неоплачиваемое дисциплинарное отстранение на один или несколько полных дней, наложенное добросовестно за нарушение правил поведения на рабочем месте».
Другими словами, вы не можете просто на лету решить урезать зарплату освобожденному сотруднику, когда вы отстранили сотрудника за нарушение правил.
У вас должен быть план, в котором прописаны условия, при которых вы не будете платить освобожденным работникам. В противном случае это незаконный вычет, если вы урезаете зарплату освобожденного работника, а работник вообще работал в течение недели, вы только что аннулировали освобождение.
5. ФМЛА
Если у вас есть сотрудник, который отсутствовал в течение нескольких недель по FMLA, совершенно очевидно, что вам не нужно платить освобожденному сотруднику в течение этого времени. Она уехала на целый день, и это часть добросовестного плана. А как насчет прерывистого FMLA?
Это когда сотруднику разрешается брать отпуск на несколько часов, чтобы решить проблемы со здоровьем — будь то собственные проблемы или проблемы квалифицированного члена семьи. Закон о семейном медицинском отпуске позволяет вам вычитать освобожденную зарплату сотрудников, когда они используют FMLA.
Таким образом, если вашему сотруднику необходимо два раза в неделю брать выходной для диализа, вам не нужно платить ему за это время.
Тем не менее, вот предостережение относительно этого вывода. Поскольку освобожденным работникам платят за работу, а не по часам, если ваш сотрудник все еще работает полные 40 часов, а вы вычитая половину дневной зарплаты каждую неделю, когда они ходят на прием к врачу, вы правы с юридической точки зрения, но с моральной и этической точки зрения неправильный.
Общее правило об уменьшении заработной платы освобожденного работника
Как правило, просто помните, что ничего нельзя вычитать из зарплаты освобожденного работника. Если сотрудник берет отпуск на несколько часов в середине дня, опаздывает или уходит раньше, вы можете вычесть из его банка отгулов, но действуйте осторожно, когда делаете это. Если во всех других отношениях сотрудник является хорошим сотрудником, который выполняет свою работу, не наказывайте его за эффективность, с которой он использует свое время.
Если вы решите, что хотите иметь возможность вычитать оплату за такой отгул, помните, что всегда законно платить людям по часам. Однако, если вы пойдете по этому пути, ваша сотрудница теперь имеет право на оплату сверхурочных, независимо от того, соответствует ли она другим требованиям для освобождения. Таким образом, ваше желание сэкономить несколько долларов из-за того, что она долго обедает, будет перебито огромной оплатой сверхурочных, которую она будет получать в разгар сезона.
Очень важно помнить, что освобожденные сотрудники нанимаются для выполнения работы, а не для работы в определенные часы. Относитесь к ним как к ответственным профессионалам, и, скорее всего, в конце концов все выровняется.
