Область управления проектами, как и любая другая область знаний, имеет уникальный словарный запас, наполненный аббревиатурами и специальными терминами. Вы должны включить три основных термина и понятия:
- Объем
- Риск
- Предположения
Это краткое изложение этих трех основных терминов управления проектами, а также ссылки и предложения для дополнительного чтения.
Объем
В управлении проектами, объем это набор границ, которые определяют объем проекта. Объем описывает, что должно быть доставлено заказчику в результате инициативы проекта.
Понимание масштаба позволяет руководителю проекта и команде проекта понять, что находится внутри или за пределами границ проекта. Если что-то «не входит в объем», это не учитывается в планирование работы над проектом. Действия, попадающие в границы описания содержания, считаются «входящими в объем» и учитываются в расписании и бюджете. Если действие выходит за рамки, оно считается «выходящим за рамки» и не планируется.
Являетесь ли вы руководителем проекта или частью
- Дизайн сайта и каркасная схема
- Создание испытательного стенда
- Кодирование по утвержденному каркасу
- Разработка графики для темы сайта
- Тестирование и отладка перед публикацией сайта
В ходе проекта клиент просит включить видеообзор компании. Видео не указано в рамках проекта и, следовательно, выходит за его рамки. Хотя вы, возможно, будете рады сделать видеоработу за дополнительную плату, это потребует пересмотра объема работ, а также оценки стоимости и времени проекта.
В отсутствие четкого и согласованного документа по объему работ вопрос о видео мог стать предметом разногласий между вашей командой и представителями заказчика. Четкое определение области действия позволило вам разрядить ситуацию и справиться с изменением упорядоченным образом.
Итак, как вы определяете, что входит или выходит за рамки? Сначала вы захотите обрисовать в общих чертах все детали проекта, которые вы в настоящее время знаете, на основе обсуждений с клиентом или владельцем проекта. Затем вам нужно будет сделать ключевые допущения, которые будут определять то, что считается включенным или выходящим за рамки.
Предположения
В какой-то момент вашей жизни вам, вероятно, говорили: «Никогда не делайте предположений». Однако делать предположения в управлении проектами — это повседневная деятельность. Предположения помогают определить объем и риски, а также уточнить оценки времени и затрат. Конечно, очень важно документировать и подтверждать ваши предположения.
Подумайте о чем-нибудь простом, например о создании книги. Допустим, у вашего друга есть идея книги для журнального столика, и он попросил вас управлять проектом. Его первая просьба касается бюджета, чтобы он мог обеспечить финансирование. Когда вы определяете объем, становится ясно, что ваш друг не уверен во многих деталях, включая количество страниц, включение изображений, стиль обложки и вес бумаги, которая будет использоваться для страниц.
Поскольку все эти факторы будут влиять на стоимость и сложность производства, вам придется предположения о спецификациях и подтвердить эти предположения как приемлемые или неприемлемые для ваш друг. После дальнейшего обсуждения ваш друг сообщает вам, что планирует включить в книгу 50 фотографий. Вы можете основывать свое предположение на 50 изображениях или, предвидя, что это число будет увеличиваться со временем, вы можете сделать предположение, что будет между 75-90 страницами с изображениями.
Вы также можете видеть, как предположения напрямую влияют на расписание. Например, представьте, что вы руководите проектом в парке, который включает в себя строительство качелей. При настройке проекта вам предоставляется бюджет и назначаются члены команды, один из которых отвечает за материалы. Когда вы составляете свой график, вы спрашиваете ответственного за материалы, когда прибудет цемент. Этот человек отвечает, что не уверен, когда прибудет цемент, но полагает, что это произойдет между 1 и 10 июня. Когда вы строите масштаб и график, вы исходите из того, что цемент будет доставлен не позднее 10 июня. Этот пример показывает два преимущества допущений.
Первое преимущество заключается в том, что предположение о получении цемента не позднее 10 июня позволяет планировать действия, зависящие от прибытия цемента. Второе преимущество заключается в том, что это дает лицу, ответственному за материалы, крайний срок для доставки цемента, который он затем может передать своему поставщику. Он непреднамеренно установил ключевой срок для продвижения проекта.
Создание предположений создает контрольные показатели, которые часто пересматриваются в ходе проекта, чтобы помочь команде проекта оставаться в рамках, вовремя и в рамках бюджета. Но что происходит, когда предположения ошибочны? Это где риск вступает в игру.
Риск
После того, как вы определили область действия и определили допущения, лежащие в основе области действия и оценок, вы захотите приступить к оценке областей риска. Риск в управлении проектами такой же, как и в реальном мире; это опасность или случайность, которые могут нанести ущерб.
Все проекты сопряжены с риском, и если вы руководитель проекта или владелец проекта, это не только ваша ответственность предвидеть риск, но ваша работа также заключается в том, чтобы сообщать проектной группе о потенциальном влиянии этих рисков и готовиться к снижению рисков.
Риск бывает разной степени. Иногда риск может означать, что проект будет работать немного по-другому или примет небольшой неожиданный оборот. Однако в некоторых случаях риск может привести к катастрофическим результатам, которые перевернут ваш проект с ног на голову.
Давайте воспользуемся сценарием игровой площадки из приведенного выше примера с цементом. Один из рисков заключается в том, что цемент не прибудет к предполагаемой дате 10 июня. Каковы возможные последствия этого риска? Все последующие действия, которые следуют после заливки цемента, задерживаются из-за этой проблемы.
Риски могут быть и положительными. Рассмотрите влияние на проект, если цемент появится раньше, чем ожидалось. Хотя это кажется положительным результатом, он по-прежнему создает проблему для выбора времени и последовательности всех других шагов в проекте.
Менеджеры проектов работают со своими проектными командами, чтобы провести мозговой штурм и выявить потенциальные риски. Они продвигают процесс дальше и рассматривают потенциальную серьезность риска и вероятность его возникновения. Кроме того, они определяют тех людей, которые лучше всего подходят для определения момента возникновения риска, и разрабатывают согласованные планы снижения риска.
У многих фирм есть подробные шаблоны рисков, которые они разработали с течением времени и на основе опыта других проектов. В некоторых отраслях составлены профили рисков, которые используются в качестве отправной точки для анализа рисков. Многие отрасли также практикуют очень подробный статистический анализ для планирования рисков.
