Для большинства организаций наиболее важной частью Оргтехника это телефон. Телефонные системы бизнес-класса обычно начинаются со стоимости в несколько тысяч долларов, и цена увеличивается пропорционально увеличению размера системы и количества необходимых вам функций.
Обсуждаемые здесь телефонные системы бизнес-класса предназначены для офисы с десятью людьми и более.
Какие функции вам понадобятся
Функции, которые приносят пользу вашему бизнесу и соединяют ваш бизнес с миром, увеличат общую стоимость телефонной системы. Продавец телефонной системы попытается продать вам все прибамбасы (это их работа), но вам нужно посмотреть на каждую функцию и решить, повысит ли она ценность вашего бизнеса или спасет вас. деньги.
Основные характеристики
Вот некоторые из наиболее распространенных функций, доступных в телефонной системе для бизнеса. Каждый бренд отличается, поэтому спросите у продавца полный список вариантов.
автосекретарь обычно занимает место администратора, представляя звонящим список вариантов
- Функции конференц-связи разрешить двум или более расширениям подключаться для совместного использования в разговоре. Обычно значение по умолчанию равно двум. Если вам требуется более двух, спросите, каково максимальное количество участников. Некоторые системы позволяют проводить конференцию только с внутренними расширениями. Если вам требуются внешние конференц-связи, спросите и об этом.
- Автоматизированный каталог позволяет звонящим найти добавочный номер сотрудника, введя первые несколько букв его имени.
- Голосовая почта позволяет оставлять сообщения для сотрудников, которые недоступны или разговаривают по телефону. Некоторые системы могут пересылать сообщения голосовой почты на электронную почту сотрудника и разрешать отдельному стороннему оборудованию голосовой почты взаимодействовать со своим оборудованием. В зависимости от цены, это может сэкономить вам деньги.
- Удержание вызова это возможность поставить вызов на удержание, пока пользователь занимается другими делами. Обычно входит в состав системы.
- Переадресация вызовов дает пользователю возможность временно переадресовывать все вызовы на другой внутренний номер или на голосовую почту.
- Быстрый набор сохраняет часто используемые телефонные номера и позволяет пользователю набирать их одним или двумя нажатиями кнопки. Это полезно для экономии времени для часто вызываемых номеров.
- Повторный набор позволяет повторно набрать последний набранный номер одним нажатием кнопки.
- Пейджинг позволяет пользователю говорить через систему громкой связи, чтобы вызвать сотрудника или сделать объявление.
- Музыка на удержании дает вашим абонентам что-то для прослушивания, пока они находятся на удержании. Это может быть музыка или заранее записанные сообщения, рекламирующие вашу компанию.
- Резервное питание предоставит альтернативный источник электроэнергии от 10 до 60 минут в случае отключения электроэнергии.
Расширенные возможности
Расширенные функции значительно увеличат стоимость всей системы и добавят текущие расходы в течение всего срока службы системы. Однако это может быть компенсировано снижением обслуживание клиентов и преимущества экономии времени, которые они приносят.
- Удаленное местоположение Функция позволяет легко подключаться к удаленным сотрудникам или небольшим удаленным офисам, просто набирая внутренний добавочный номер.
- Найди меня/следуй за мной позволяет пользователям переадресовывать свой телефон по запросу на другой телефон, мобильный телефон, домашний телефон, секретарю и т. д.
- Компьютерная телефонная интеграция (CTI) позволяет телефонной системе взаимодействовать с компьютерной системой. Примеры включают в себя возможность для пользователя щелкнуть телефонный номер на экране, и телефонная система автоматически наберет номер (сокращение количества неверных номеров и экономия времени); или передача номера телефона клиента компьютеру, когда он звонит, чтобы получить учетную запись клиента и отобразить ее на экране для сотрудника, прежде чем ответить на звонок. Этот вариант очень дорогой.
Насколько большой должна быть система
Следующий вопрос, на который вы должны ответить, это где вы хотите телефоны. В следующем списке указаны общие места, где вы хотите найти добавочный номер телефона:
- Портье
- Каждый офис
- Факс
- Терминалы кредитных карт, порты данных
- Конференц-зал
- Магазин/складской этаж
- Места общего пользования (зал ожидания, коридоры, подъезды и т.д.)
Затем вам нужно будет определить, сколько одновременных телефонных звонков будет входить и выходить из офиса. Сумма входящих и исходящих вызовов в любой момент времени и есть количество линий (или соединительных линий), которые вам понадобятся.
Общие конфигурации: 3, 8, 12, 16, 24 или 48 линий. В более крупных системах есть слоты расширения, поэтому вы можете добавить больше линий позже. Не забывайте учитывать будущий рост (25% не редкость). Важно: если вы недооцените это, звонящие получат сигнал «занято», если все линии заняты.
Поиск дилера телефонной системы
Найти дилера не сложно. Во-первых, вы можете выполнить поиск в Интернете по запросу «Телефонное оборудование и расходные материалы», чтобы найти ближайшего к вам дилера.
Выставки бизнеса и офисной техники также являются хорошим местом для начала. Вы не только сможете встретиться с продавцами и специалистами по поддержке, но и опробовать систему.
Наконец, лучший способ — поспрашивать. Спросите людей, которых вы знаете, у кого есть бизнес с офисом. Вы также можете получить их оценку качества оборудования и уровня обслуживания, которое было предоставлено.
Расчет общей стоимости
Общая стоимость системы будет состоять из следующих компонентов:
- Базовый блок/система это устройство, которое контролирует всю телефонную инфраструктуру. Стоимость зависит от количества имеющихся у вас функций, количества телефонных аппаратов, которые он может обслуживать, и количества линий, исходящих от телефонной компании.
- Телефоны / Настольные телефоны единицы, которые сидят на столах или прикреплены к стене. Они бывают разных стилей, возможностей и цен. Цены могут варьироваться от 70 до 1000 долларов. Примеры включают базовый (самый дешевый), средний уровень, представительский/высокий уровень, наборы администратора (самые дорогие) и блоки столов для совещаний. Другие варианты включают гарнитуру громкой связи и беспроводное соединение. Большинство телефонов являются проприетарными и будут работать только с базовой системой этого производителя. Если вы заменяете существующую телефонную систему, стоимость всех новых телефонов (если вы меняете марки) может сделать обновление до следующей модели более высокого уровня единственным доступным решением.
- Электропроводка являются кровеносными сосудами организации и не должны быть маргинализированы. Если вы строите офис, установите дополнительную проводку и розетки в любом месте, где, по вашему мнению, вам может понадобиться телефон в будущем. Стоимость будет составлять часть стоимости, если вам придется вернуться позже и пробить дыры в потолках и стенах. Если вы устанавливаете его в здании с существующей проводкой, перед подписанием контракта попросите дилера проверить проводку на совместимость.
- Установка и первоначальная настройка будет самой трудоемкой частью проекта. Телефонные системы не работают сразу после установки, и, скорее всего, их установка и первоначальная настройка должны выполняться обученным техническим специалистом. Чтобы приступить к работе как можно быстрее, убедитесь, что это включено в контракт. Другие варианты, о которых можно договориться, - это техническое обслуживание, будущие модификации и обучение ваших сотрудников.
Принятие окончательного решения
Окончательное решение лежит на ваших плечах. Продавцы телефонных систем могут быть агрессивными, но помните, что вы «клиент» и вы главный. Чтобы получить лучшую цену за систему, которую вы хотите, представьте свои требования нескольким компаниям и дайте им возможность участвовать в торгах по проекту. Убедитесь, что вы получили подробное предложение, которое охватывает все области, указанные выше. Вы не получите обратное сравнение яблок с яблоками, поэтому попросите, чтобы стоимость функций была указана отдельно (или подробно, если они включены в пакет функций). Это позволит вам определить, что вызывает разницу в ценах. Если вы все еще не уверены в явном лидере, попросите показать демо на сайте существующего клиента. Наконец, сравните предложения и выберите то, которое соответствует вашим потребностям, дает возможность роста и, самое главное, с которым вы чувствуете себя наиболее комфортно.
