Чувствуете ли вы необходимость быть более организованным и/или более продуктивным? Вы проводите свой день в безумной деятельности, а затем удивляетесь, почему вы так мало добились? Тогда эти советы по тайм-менеджменту для вас — они вам помогут повысить свою производительность и оставайся хладнокровным и собранным.
1. Осознайте, что тайм-менеджмент — это миф
Это первое, что вы должны понять о Тайм-менеджмент, что как бы мы ни были организованы, в сутках всегда только 24 часа. Время не меняется. Все, чем мы действительно можем управлять, — это собой и тем, что мы делаем со временем, которое у нас есть. Цените это. Усвойте это. И как можно скорее переходите к следующему совету.
2. Узнайте, где вы тратите время впустую
Многие из нас являются жертвами пожирателей времени, которые крадут время, которое мы могли бы использовать гораздо более продуктивно. Каковы ваши временные бандиты? Вы проводите слишком много времени в Интернете, читаете электронную почту, публикуете сообщения в Facebook, пишете текстовые сообщения или совершаете личные звонки?
В ходе опроса, проведенного сайтом pay.com, 89% респондентов признались, что каждый день тратят время на работу впустую:
- 31% тратят примерно 30 минут в день
- 31% тратят впустую примерно один час в день
- 16 процентов тратят примерно два часа в день
- 6 процентов тратят примерно три часа в день
- 2 процента тратят примерно четыре часа в день
- 2 процента тратят впустую пять или более часов в день
Вы пожиратель времени? Отслеживание ежедневных действий помогает составить точную картину того, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности, что является первым шагом к эффективному тайм-менеджменту.
3. Создавайте цели тайм-менеджмента
Помните, что в центре внимания тайм-менеджмента находится изменение вашего поведения, а не изменение времени. Лучше всего начать с устранения ваших личных пожирателей времени. Например, на одну неделю поставьте перед собой цель не отвечать на личные телефонные звонки и сообщения, не связанные с работой, пока вы работаете.
4. Внедрите план тайм-менеджмента
Думайте об этом как о расширении третьего совета по тайм-менеджменту. Цель состоит в том, чтобы со временем изменить свое поведение, чтобы достичь любой общей цели, которую вы перед собой поставили, например, повысить свою продуктивность или снизить уровень стресса. Поэтому вам нужно не только ставить конкретные цели, но и отслеживать их с течением времени, чтобы увидеть, достигаете ли вы их или нет.
5. Используйте инструменты тайм-менеджмента
Будь то планировщик, программа или приложение для телефона, первый шаг к физическому управлению своим временем — это знаю, куда это идет сейчас и планирование того, как вы собираетесь проводить свое время в будущем. Программное обеспечение, такое как Outlook, например, позволяет легко планировать события и может быть настроено на заблаговременное напоминание о событиях, что упрощает управление временем.
6. Безжалостно расставляйте приоритеты
Вы должны начинать каждый день с сессии, расставляя приоритеты задач на этот день и устанавливая контрольный показатель производительности. Если у вас есть 20 задач на данный день, сколько из них вам действительно нужно выполнить?
7. Научитесь делегировать и/или аутсорсить
Делегирование — это одна из самых сложных вещей, которым нужно научиться для многих владельцев бизнеса, но независимо от того, насколько мала ваша дело в том, что вам не нужно быть шоу одного человека — вам нужно позволить другим людям нести часть нагрузка. Делегирование делит задачи, которые вам лучше поручить кому-то другому, чтобы вы могли максимально эффективно использовать имеющееся у вас время.
8. Установите рутину и придерживайтесь ее как можно больше
В то время как кризисы будут возникать, вы будете намного более продуктивны, если будете следовать рутине большую часть времени. Для большинства людей составление распорядка дня и его соблюдение позволяют им сразу приступить к повседневным задачам, а не тратить время на то, чтобы приступить к работе.
9. Выработайте привычку устанавливать временные рамки для задач
Например, чтение электронной почты и ответы на нее могут занять целый день, если вы позволите. Вместо этого установите ограничение в один час в день для этой задачи и придерживайтесь его. (Самый простой способ сделать это — выделить для этой задачи солидный блок времени, а не отвечать на электронные письма по требованию.)
10. Убедитесь, что ваши системы организованы
Вы тратите много времени поиск файлов на вашем компьютере? Найдите время, чтобы организовать систему управления файлами. Ваша файловая система замедляет работу? Переделайте его, чтобы он был организован так, чтобы вы могли быстро получить то, что вам нужно.
11. Не тратьте время на ожидание
От встречи с клиентами на прием к стоматологу невозможно не дождаться кого-то или чего-то. Но вам не нужно просто сидеть и крутить пальцами. Технологии позволяют легко работать, где бы вы ни находились; ваш планшет или смартфон поможет вам оставаться на связи. Вы можете читать отчет, проверять электронную таблицу или планировать следующую маркетинговую кампанию.
Дополнительный совет: ваше время принадлежит вам
И вот самый важный совет по тайм-менеджменту. Вы можете контролировать и достигать того, чего хотите, — как только вы справитесь с мифом об управлении временем и возьмете под контроль свое время.
