Деловое письмо — это официальный документ, который часто отправляется одной компанией другой или, например, самой компанией своим клиентам, сотрудникам и заинтересованным сторонам. Деловые письма используются и для профессиональной переписки между физическими лицами.
Хотя электронная почта стала наиболее распространенной формой корреспонденции, распечатанные деловые письма по-прежнему используется для многих важных, серьезных видов корреспонденции, включая рекомендательные письма, подтверждение занятости, Предложения о работе, и более.
Написание эффективного, безупречного делового письма может быть легкой задачей, если вы придерживаетесь установленных правил оформления и языка.
Поймите, что ваш получатель регулярно читает значительный объем корреспонденции и предпочитает хорошо оформленные письма, в которых нет опечаток и грамматических ошибок.
Что включить в письмо
Объясните цель вашего письма простым и целенаправленным языком, сделав начальный абзац кратким. Вы можете начать со слов «Я пишу со ссылкой на…» и далее сообщать только то, что вам нужно сказать.
Последующие абзацы должны включать информацию, которая дает вашему читателю полное представление о вашей цели (целях), но избегайте беспорядочных предложений и излишне длинных слов. Опять же, держите его кратким, чтобы удержать их внимание.
Если вы намерены каким-то образом убедить получателя, будь то вложить деньги, дать вам рекомендацию, нанять вас, сотрудничать с вами или решить проблему, приведите убедительные аргументы в пользу своего дела.
Если, например, вы хотите, чтобы читатель спонсировал благотворительную акцию, определите любое совпадение с благотворительными целями их компании. Убедите читателя, что помощь вам будет взаимовыгодной, и вы повысите свои шансы заручиться его поддержкой.
Разделы делового письма
Каждый раздел вашего письма должен соответствовать соответствующему формату, начиная с вашей контактной информации и контактной информации вашего получателя; приветствие; тело письма; закрытие; и, наконец, ваша подпись.
Ваши Контактные Данные
- Ваше имя
- Ваша должность
- Ваша компания
- Ваш адрес
- Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс
- Ваш номер телефона
- Ваш электронный адрес
Дата
- Дата, когда вы пишете корреспонденцию
Контактная информация получателя
- Их имя
- Их титул
- Их компания
- Адрес компании
- Город (*): Штат (*): Почтовый Индекс
Приветствие
- Используйте «Кому это может быть важно», если вы не уверены, к кому конкретно обращаетесь.
- Используйте формальный приветствие «Уважаемый господин/госпожа/доктор. [Фамилия]», если вы не знаете получателя.
- Используйте «Уважаемый [Имя]», только если у вас неформальные отношения с получателем.
Тело
- Используйте строки с одинарным интервалом с добавленным интервалом между каждым абзацем, после приветствия и над закрытием.
- Выровняйте букву по левому краю (против левого поля).
Заключительное приветствие
Сократите заключительный абзац до двух предложений. Просто повторите причину, по которой вы написали, и поблагодарите читателя за рассмотрение вашей просьбы. Несколько хороших вариантов для вашего закрытие включать:
- С уважением
- Искренне Ваш
- Сердечно
- С уважением
Если ваше письмо менее официальное, рассмотрите возможность использования:
- Всего наилучшего
- Лучший
- Спасибо
- С уважением
Ваша подпись
Напишите свою подпись сразу под окончанием и оставьте четыре одиночных пробела между вашим завершением и вашим введите полное имя, должность, номер телефона, адрес электронной почты и любую другую контактную информацию, которую вы хотите включать. Используйте следующий формат:
Ваша рукописная подпись
Напечатано полное имя
Заголовок
Убедитесь, что ничего не пропущено
Хорошее эмпирическое правило состоит в том, чтобы перечитай свою корреспонденцию дважды а затем попросите коллегу просмотреть его, чтобы убедиться, что ничего не пропущено.
Шаблон делового письма
Вы можете использовать этот образец делового письма в качестве образца и скачать шаблон (совместимый с Google Docs и Word Online) для приведенной ниже текстовой версии.
Образец делового письма (текстовая версия)
Линда Лау
Северный государственный университет
123 Мейн-стрит
Энитаун, Калифорния 12345
555-555-5555
[email protected]
5 марта 2020 г.
Оскар Ли
Управляющий редактор
Acme Графика и дизайн
123 Деловая улица.
Деловой город, Калифорния 54321
Уважаемый мистер Ли,
Я хотел бы пригласить вас посетить наше предстоящее мероприятие по установлению вакансий отдела гуманитарных наук. Мероприятие состоится во второй половине дня 1 мая 2020 года. Мы хотим предоставить нашим выпускникам возможность встретиться с лидерами бизнеса в этом районе, которые, возможно, ищут новых сотрудников, имеющих ученые степени в области гуманитарных наук.
Мероприятие пройдет в Студенческом центре Кокса при Северном государственном университете и продлится около двух-трех часов. Если вы заинтересованы в том, чтобы посетить или отправить представителя компании для встречи с нашими студентами, сообщите мне об этом как можно скорее, и я забронирую для вас столик.
Спасибо за ваше время, и я надеюсь услышать от вас в ближайшее время.
С уважением,
(подписьбумажное письмо)
Линда Лау
Заведующий кафедрой гуманитарных наук
Пример подписи электронной почты
Если вы отправляете письмо по электронной почте, ваша подпись будет немного отличаться. Вместо того, чтобы указывать свою контактную информацию в заголовке письма, укажите ее под своей подписью. Например:
Отправка делового письма по электронной почте
Искренне Ваш,
Имя Фамилия
Заголовок
Ваш адрес
Ваш номер телефона
Ваш электронный адрес
Четко объясните, почему вы отправляете сообщение. Включите тему, о которой вы пишете, в строку темы электронного письма, чтобы читатель понял, почему вы отправляете сообщение.
Советы по написанию делового письма
Просмотрите образцы писем, включая сопроводительные письма, письма с благодарностью за интервью, последующие письма, письма о приеме на работу и письма об отказе, письма об увольнении, благодарственные письма и многое другое. Образцы деловых и трудовых писем и советы по написанию.
