Как внедрить систему учета в ресторане

Когда кто-то решает открыть ресторан, особенно впервые, им обычно движет страсть к еде в сочетании с преданностью гостеприимству. Тем не менее, несмотря на то, что быть хорошим поваром и иметь успешную личность — это два ключевых ингредиента, они не единственные. Если малый бизнес терпит неудачу, часто это происходит в течение первого года его существования и обычно из-за неправильных бизнес-решений и практики. Когда вы открываете ресторан, создание хорошей системы бухгалтерского учета имеет первостепенное значение, чтобы дать вашему бизнесу наилучшие шансы на выживание.

Разработка системы бухгалтерского учета для ресторана аналогична настройке системы бухгалтерского учета для любого малого бизнеса, но есть важные отличия, которые следует учитывать. Рестораны имеют небольшую норму прибыли, поэтому важно следить за их ключевыми показателями эффективности (KPI).

Как работает система бухгалтерского учета ресторана

Ваша бухгалтерская система будет отслеживать все финансовые операции ресторана, составлять отчеты на основе этих финансовых операций. транзакциях, собирать соответствующую информацию по налогам и обобщать информацию для вас в удобном для вас формате. понимать.

Используя эту информацию, вы можете принимать финансовые решения для своего ресторана, которые минимизируют ваши расходы, максимизируют вашу прибыль и сделают ваших клиентов счастливыми. Без системы бухгалтерского учета ресторана все было бы беспорядочно, и в вашем распоряжении не было бы информации, которая помогла бы вам принимать наилучшие решения.

Выполните следующие шаги, чтобы настроить базовую систему учета ресторана.

Шаги по внедрению системы учета в ресторане

Наймите бухгалтера или бухгалтера

Если вы не являетесь бухгалтером или бухгалтером, а также шеф-поваром или владельцем ресторана, вам понадобится помощь, чтобы настроить систему учета в ресторане. Даже самые маленькие кофейни должны вести финансовую отчетность, чтобы они могли платить налоги и принимать правильные решения, чтобы поддерживать бизнес на плаву.

Есть разница между бухгалтерией и бухгалтерией. Бухгалтерский учет — это процесс записи финансовых операций и систематизации квитанций и другой документации. Бухгалтерский учет, тем временем, представляет собой практику анализа информации, предоставленной бухгалтером, и разработки отчетов, чтобы сделать цифры понятными для человека, не ориентированного на бизнес. Другой вариант — вести бухгалтерию самостоятельно и нанять только бухгалтера. Будет плюсом, если вы сможете нанять бухгалтера и бухгалтера, знакомых с индустрией гостеприимства.

Выберите бухгалтерское программное обеспечение

Существует ряд прочных пакеты программ для бухгалтерского учета ресторана. Вы хотите выбрать тот, который прост в освоении и использовании, но предлагает мощные функции отчетности и финансового анализа. Вам необходимо рассмотреть программное обеспечение, которое генерирует отчеты о прибылях и убытках (доходах) и другие финансовые отчеты. Программное обеспечение также должно иметь функции управления запасами, и оно должно интегрироваться с программным обеспечением для расчета заработной платы, если вы ведете расчет заработной платы самостоятельно.

Другими важными функциями являются выставление счетов, управление дебиторской и кредиторской задолженностью, планирование сотрудников и планирование меню, и это лишь некоторые из них.

Заработная плата ресторана сложна из-за разных зарплат, чаевых и разных графиков работы. Часто хорошей идеей является передать расчет заработной платы бухгалтеру или в платежную службу. Если вы производите расчет заработной платы собственными силами, вам нужно выбрать программное обеспечение для расчета заработной платы. То же самое относится и к налоговому планированию и подготовке.

Выберите свой метод учета

У вас есть несколько решений, которые должны быть приняты вместе с выбором программного обеспечения для бухгалтерского учета. Во-первых, вы должны решить, используете ли вы одиночную или двойную бухгалтерию для организации своих книг. Поскольку ресторанная индустрия включает в себя хранение запасов, обычно рекомендуется вести двойную бухгалтерию.

Вы также должны решить, использовать ли учет наличными или методом начисления. Учет по методу начисления дает вам более точную финансовую картину, поскольку он регистрирует доходы и расходы, как только происходят транзакции.

Выберите систему точек продаж (POS) для управления денежными средствами

Торговая точка (POS) — это место, где клиент платит за еду и любые другие продукты или услуги, которые он приобрел в ресторане. Ресторанам нужны особые черты в их POS программное обеспечениенапример, отслеживание продаж. Некоторые пакеты POS могут помочь с составлением меню и ведением рабочего времени для сотрудников. Ресторанам также необходимо программное обеспечение POS, которое имеет мощные функции управления запасами как для фронт-офиса, так и для бэк-офиса. Программное обеспечение может даже помочь в подготовке платежной ведомости.

Составить план счетов ресторана

План счетов представляет собой список всех пяти категорий счетов, составляющих отчет о прибылях и убытках и балансовый отчет. Эти счета включают активы, обязательства, собственный капитал, доходы и расходы. Деньги приходят и уходят с этих счетов в ходе обычной деятельности. Когда вы тратите или зарабатываете деньги, вы дебетуете и кредитуете эти счета соответствующим образом в соответствии с принципами бухгалтерского учета.

Каждая из этих учетных записей будет иметь субсчета, относящиеся к конкретной отрасли. Например, план счетов для ресторана будет отличаться от плана счетов для других видов бизнеса. См. пример ниже:

Как отслеживать движение средств ресторана

В плане счетов есть определенные счета, которые особенно важны для ресторанов. Внимательно следите за следующим:

Начисление заработной платы

Пожалуй, самый проблемный счет в ресторанах — это расчет заработной платы. Работники ресторана могут работать как полный, так и неполный рабочий день с разной оплатой труда. Рекомендуется либо отдать свои услуги по расчету заработной платы на аутсорсинг, либо, по крайней мере, использовать для этой задачи специальное программное обеспечение для расчета заработной платы.

Инвентарь

В ресторане ваш инвентарь будет состоять из двух больших классов: еда и припасы. Отслеживайте свой инвентарь, чтобы у вас не было слишком много, что в конечном итоге будет расточительством, или слишком мало, что повредит вашим продажам. Вы хотите, чтобы ваш средний дневной запас был как можно ниже, не вызывая дефицита. Ваше программное обеспечение POS неоценимо, помогая вам отслеживать ваши запасы.

Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность — это то, что вы должны своим поставщикам, и она указана в вашем балансе. Когда вы получите счет, введите его в свою бухгалтерскую программу. Таким образом, вы не опоздаете с оплатой счетов. Хорошие отношения с вашими поставщиками и поставщиками помогут вашему бизнесу работать бесперебойно.

Денежный поток

Следите за тем, сколько денег уходит и уходит из вашего бизнеса. Полезно знать свой денежный поток на ежедневной, еженедельной, ежемесячной и ежеквартальной основе. Разработка как бюджета денежных средств, так и отчета о движении денежных средств поможет вам отслеживать движение денежных средств.

Продажи

Владельцу ресторана важно знать, какая часть ваших продаж приходится на еду, а какая на напитки. Вы можете дополнительно разбить это на приемы пищи, приемы пищи на вынос и даже на различные пункты меню, используя свое программное обеспечение для учета.

Стоимость проданных товаров

Себестоимость проданных товаров (COGS) в ресторане состоит из всех продуктов питания и расходных материалов, используемых для приготовления блюд в вашем меню. Вы должны отличать COGS от других затрат на ведение бизнеса, таких как арендная плата и коммунальные услуги или расходы на проживание. В плане счетов ресторана все затраты на содержание указаны как расходы, а продукты питания и расходные материалы указаны в разделе себестоимости.

Какие отчеты важны для бухгалтерского учета ресторана

Существуют отчеты, относящиеся к бухгалтерскому учету ресторанов, и другие отчеты, которые все малые предприятия должны вести как для налогов, так и для целей отчетности. Отчеты по ресторанам определяют ваши ключевые показатели эффективности. Эти отчеты обычно могут быть созданы бухгалтерским программным обеспечением ресторана и программным обеспечением POS:

• Ежедневный отчет о продажах: этот отчет позволяет вам сравнивать свои продажи за неделю или за месяц, чтобы увидеть, как работает ваш ресторан, до вычета расходов.
• Расходы на питание: вам нужно увидеть, сколько стоит еда по сравнению с общим доходом от продажи продуктов питания. Ваша POS-система предоставляет эти цифры.
• Затраты на размещение: Эти расходы, такие как аренда и коммунальные услуги, являются вашими накладными расходами и не сильно меняются.
• Основные затраты: в этом отчете ваши затраты на оплату труда плюс себестоимость сравниваются с вашим доходом. Обычно затраты на оплату труда, которые включают в себя заработную плату наряду с вознаграждениями работникам, составляют примерно 30% выручки. Себестоимость в ресторане составляет большую часть ваших расходов. Внимательно следите за себестоимостью, потому что именно здесь вы можете сэкономить больше всего денег.
• Операционные расходы: К этим расходам относится все, что не покрывается себестоимостью и затратами на содержание, как, например, расходы на маркетинг и рекламу.

Вот отчеты, которые должен вести каждый малый бизнес:

• Справка о доходах: отчет о прибылях и убытках — это ваш отчет о прибылях и убытках. Он покажет ваши расходы за период времени, например, за месяц или квартал. В отчете о прибылях и убытках перечислены ваши доходы по сравнению с вашими расходами.
• Бухгалтерский баланс: Балансовый отчет показывает, чем владеет фирма (активы) и что она должна (обязательства), а также собственный капитал. Если вы должны больше, чем имеете, вам следует предпринять шаги, чтобы увеличить свой доход и снизить долговую нагрузку.
• Отчет о движении денежных потоков: Отчет о движении денежных средств показывает приток и отток денежных средств внутри вашей фирмы. Это бесценный инструмент для отслеживания ваших потребностей в деньгах.