Должности офисных помощников можно найти во всех отраслях, и они имеют широкий набор навыков. Офисных помощников иногда называют секретарями или помощниками по административным вопросам, но они помогают в работе офиса.
Независимо от того, принадлежит ли офис юридической фирме, медицинской практике, образовательному учреждению или корпорации, потребности одинаковы: кто-то должен хранить записи, вести графики и заботиться о повседневном общении от имени людей, которые используют офис.
Некоторые офисные помощники работают удаленно. Виртуальные помощники обычно работают из дома, выполняя задачи, которые обычно выполняет помощник по административным вопросам или секретарь.
Должностные обязанности офис-ассистента
Хотя должности офисных помощников, как правило, похожи друг на друга, работа по-прежнему изменчива — она просто меняется изо дня в день, а не от офиса к офису. Сегодня вы можете выступать в роли портье, завтра может потребоваться ремонт принтера, а послезавтра придется всю картотеку перенести в облако. Вам понадобится очень широкий набор навыков, чтобы добиться успеха.
Офисные помощники — одни из великих невоспетых героев делового мира, потому что, когда вы делаете свою работу правильно, никто этого не замечает — кажется, что офис работает сам по себе. Но некоторым нравится динамичная, но гибкая работа, ощущение того, что они находятся в центре всего. Хороший секретарь может найти работу практически где угодно, в любой организации.
Навыки помощника высшего звена
Вот некоторые из главных навыков, на которые работодатели обращают внимание при найме офисного персонала.
Навыки вербального общения
Коммуникация — важный навык для офисного помощника. Вам придется взаимодействовать со своим руководителем, коллегами по офису, специалистами, которым вы помогаете, и, возможно, клиентами или людьми в других офисах той же организации. Вы все работаете как одна команда, и вы являетесь ее основным коммуникационным узлом.
Вам нужно быть веселым, полезным, хорошо информированным, красноречивым и хорошим слушателем каждый день.
- Отвечать на звонки
- Отношения с клиентами
- Коммуникация
- Переадресация телефонных звонков
- Прием сообщений
- Маршрутизация телефонных звонков
- Коммутатор
- телефон
- Вербальная коммуникация
Навыки письменного общения
Большинство офисных помощников много пишут. Они могут писать заметки, заполнять формы, черновики писем или электронных писем. Одни создают контент для сайта компании или редактируют текст для других. Четкое, профессиональное письменное общение является обязательным.
- Переписка
- Электронная почта
- Почта
- Рассылки
- Ввод
- Обработка текстов
- Письменное сообщение
Дружелюбие
Офис-менеджер может быть первым человеком, которого видит клиент при входе в офис. Если основной сотрудник офиса в данный момент отсутствует, офисный помощник может быть единственным человеком, с которым взаимодействует посетитель. Вы должны быть готовы встречать каждого посетителя с улыбкой и добрым словом и помогать им всем, в чем они нуждаются, насколько это в ваших силах. Таким образом, хорошие навыки межличностного общения являются необходимостью.
- Обслуживание клиентов
- Направление посетителей
- Гибкий
- Дружелюбно
- Приветствовать гостей
- Межличностный
- Положительный настрой
- Надежность
- Добро пожаловать, посетители
Технологические навыки
В старые времена секретари много печатали. Времена изменились, как и технологии, но офисные помощники по-прежнему могут проводить много времени за клавиатурой. Вместо пишущей машинки вам придется разбираться в различных программных приложениях. Также не помешает знание того, как оказать легкую техническую поддержку и как починить непокорный принтер.
- Компьютер
- Гугл документы
- Гугл Диск
- Гугл формы
- Google Таблицы
- Google Презентации
- Gmail
- Интернет
- Майкрософт Эксель
- Microsoft Office
- Microsoft Word
- Microsoft Outlook
- Майкрософт Пауэрпинт
- QuickBooks
- Слабый
- Технологии
- Видео-конференция
- Увеличить
Организация
Офисные помощники должны быть чрезвычайно организованы, чтобы эффективно совмещать свои многочисленные задачи. Вам также нужно будет помогать поддерживать организованность других людей, от ведения календарей до поддержания порядка в офисе.
- Административная поддержка
- Назначения
- Выставление счетов
- Календари
- Канцелярский
- Ввод данных
- Доставка почты
- Электронная регистрация
- Отчеты о расходах
- Подача
- Работа стойки регистрации
- Работа с деньгами
- Офисные обязанности
- Оргтехника
- Инвентарь канцелярских товаров
- Офисные принадлежности
- Поддержка офиса
- Организация
- Оформление документации
- Перевозки
Навыки решения проблем
Решение проблем или навыки критического мышления важны для любого офисного помощника, поскольку вы часто будете человеком, к которому другие приходят с вопросами или проблемами.
- Координация деятельности офиса
- Встречи
- Навыки решения проблем
- Ответить на запросы
- Планирование
- Отбор и направление звонков
- Таблицы
- Командная работа
- Тайм-менеджмент
- Организация поездок
Примеры резюме и сопроводительного письма
Ознакомьтесь с примерами резюме и сопроводительного письма, а также загрузите шаблоны для различных офисных должностей:
- Резюме помощника администратора
- Сопроводительное письмо административного помощника
- Личный помощник Резюме
- Резюме ресепшн
- Сопроводительное письмо регистратора
- Примеры бизнес-резюме
Как продемонстрировать свои навыки
- Названия этих навыков функционируют как ключевые слова, поэтому используйте их как можно больше при написании резюме.
- Вы можете использовать эти же ключевые слова в сопроводительном письме. Сосредоточьтесь на тех, о ком больше всего заботится ваш будущий работодатель.
- Убедитесь, что у вас есть хотя бы один пример того, как вы продемонстрировали навыки из каждой категории, готовый поделиться с интервьюерами.
