Работодатели никогда не должны помещать определенные элементы в ваши общие кадровые записи. Содержимое личных дел и записей ваших сотрудников, как правило, доступно для персонала отдела кадров, самого сотрудника, а также менеджера или начальника сотрудника в некоторых компаниях.
В других доступ ограничен персоналом отдела кадров, и сотрудники могут запрашивать доступ к своим записям. Юристы также могут вызывать в суд содержание личных дел для судебных исков и жалоб Комиссии по равным возможностям трудоустройства (EEOC). Бывший сотрудник также может запросить копию своего личного дела.
В соответствии с передовой практикой доступ к личному делу предоставляется только сотрудникам отдела кадров. Вам необходимо хранить личные дела под замком в хранилище, которое делает их недоступными для других сотрудников.
Со всеми этими потенциальными возможностями использования и потенциальными зрителями личных записей ваших сотрудников работодатель должен принять позаботьтесь о том, чтобы вести беспристрастную, фактическую документацию истории занятости сотрудника в вашем кадровом персонале записи.
Следовательно, вы захотите применить эти общие рекомендации к документации, которую вы храните в кадровых записях вашей организации.
Руководство по содержанию личного дела сотрудника
Информация в кадровом учете должна быть фактической.
Мнение менеджера или персонала отдела кадров; случайные заметки; слух; необоснованные слухи; вопросы, отчеты или сплетни от других сотрудников, которые не изучены; обвинения не были расследованы, расследованы и заключены; и любая другая информация, не соответствующая действительности, комментарии или примечания должны быть исключены из личного дела сотрудника.
Один из худших примеров оскорбительного комментария, который менеджер по персоналу обнаружил в личном деле сотрудника, касался заметок на собеседовании с менеджером по найму. Один заявил: «Возможно, слишком толстый, чтобы подниматься и спускаться по лестнице по мере необходимости». Представьте себе сотрудника, адвоката и даже будущих сотрудников и руководителей, которые читают такие комментарии.
В другой компании менеджер обнаружил необоснованные заметки, которые менеджеры и другие лица помещали в файлы сотрудников, например: «Мэри злится, потому что ей не повысили зарплату. Она намеренно замедлила работу, чтобы расквитаться со своим менеджером». Видите проблему?
Записи о персонале должны быть продуманно размещены в соответствующих папках.
Определите протокол для кадрового делопроизводства вашей компании на основе законов штата и федеральных законов, трудового законодательства. таких как Закон о переносимости и подотчетности медицинского страхования 1996 г. (HIPAA), и работодатель лучше всего практики.
Затем придерживайтесь протокола. Вы не хотите найти случайные оправдания врача в личном деле, когда они принадлежат медицинской карте. Вы также не хотите, чтобы обоснование и обоснование повышения сотрудника в файле заработной платы.
Вы также не хотите, чтобы записи о решении о найме, которые включают проверку биографических данных, или заметки из обсуждений с бывшими работодателями в личном деле.
Начальникам, руководителям и другим сотрудникам, размещающим документацию в кадровом учете, требуется обучение.
Любой человек, который имеет доступ и может размещать документы в личном деле сотрудника, нуждается в обучении для надлежащего написания документации.
Заявление в выговоре сотруднику о том, что сотрудник был полным бездельником, не принесет вашим кадровым документам никаких призов. Но известны случаи, когда неподготовленные руководители писали подобные заявления и помещали их в личные дела сотрудников.
А еще лучше, ограничьте доступ к файлам вашему сотруднику отдела кадров, который отвечает за записи и знает, что следует и что не следует помещать в личное дело. Ваш сотрудник отдела кадров может проверить всю документацию перед ее подачей, чтобы убедиться, что она соответствует действительности и правильно написана. Процесс обзора и обратной связи поможет вашим менеджерам научиться писать соответствующую документацию.
Сбалансируйте информацию, которую вы размещаете в кадровых записях.
Включите как положительные, так и отрицательные стороны истории занятости сотрудника. Слишком часто в кадровых записях подчеркивается каждое негативное событие и упускаются положительные компоненты, с которыми сталкивается каждый сотрудник. Подумайте о сохранении свидетельств о повышении, продвижении по службе, вознаграждении за отличную работу, копиях похвалы и благодарственных писем.
Признайте разницу между личными заметками руководителя об их подотчетном персонале и официальными кадровыми записями компании.
Заметки руководителя, которые используются для повышения производительности, отслеживания проектов и достижения целей, а также для справедливого определения повышения и планы повышения производительности, например, относятся к личному делу руководителя, а не к официальному персоналу компании. записи.
Признайте также необходимость обучения супервайзеров тому, как делать заметки и хранить документацию в их управленческом файле. К частным заметкам применимы те же критерии фактов, а не мнений, и конкретных примеров, а не слухов.
Частные заметки супервайзера могут быть вызваны в суд в случае судебного процесса, поэтому рекомендуется проявлять осторожность даже в отношении личных заметок. Кроме того, не рекомендуется, чтобы некоторые руководители или менеджеры хранили копии записей, которые существуют в официальном личном деле сотрудников, в их управленческом файле.
Документация по найму и заметки о собеседовании представляют собой некоторую затруднительную ситуацию.
Наилучшей практикой является ведение отдельного файла для каждой занимаемой вами должности, который включает всю документацию, связанную с заполнением этой должности, начиная с объявления о вакансии и заканчивая проверками отзывов. Резюме соискателей, сопроводительные письма и заявки принадлежат этому файлу, за исключением того, что вы должны переместить заявление нанятого сотрудника в личное дело сотрудника.
По данным Общества управления человеческими ресурсами (SHRM). «Файл найма включает документы и действия, предпринятые для найма на каждую должность. Включены объявления о вакансиях, резюме, заявления о приеме на работу, заказы на работу, отправленные в любое агентство, оценки собеседований, проверки рекомендаций, результаты физического осмотра. экзамены, результаты тестов при приеме на работу, кредитные отчеты, документация о достоверности тестов, использованных в процессе отбора, данные о кандидатах, не принятых на работу, и связанные с ними информация."
В этом файле также есть официальные контрольные списки и формы, которые вы используете для обеспечения беспристрастного представления квалификации потенциального сотрудника и поддержать ваше решение о найме наиболее квалифицированного кандидат. Мнения и заметки менеджера по найму, которые были сделаны в процессе найма, не относятся к этому файлу.
Отдел кадров может собирать эти заметки для ведения полной документации по решению о приеме на работу, но они не относятся к кадровым записям.
Фактическая документация о решениях о трудоустройстве.
Эта документация включает в себя такие решения, как продвижение по службе, перевод на боковую работу и повышение заработной платы, и они относятся к кадровому учету. Мнение руководителя или отдела кадров о сотруднике не имеет значения. Официальная документация о дисциплинарном взыскании, такая как письменное предупреждение, также относится к личному делу работника.
Конкретные примеры документации, которой не должно быть в личном деле
Следующая информация не должна размещаться в личном деле. Для документации может потребоваться отдельный файл, она может классифицироваться как надзорные или управленческие примечания или вообще не должна храниться работодателем.
- Любая медицинская информация относится к медицинской карте.
- Информация о заработной плате содержится в файле заработной платы.
- Документы, которые включают номера социального страхования сотрудников или информацию о защищенных классификациях сотрудников, таких как возраст, раса, пол, Национальное происхождение, инвалидность, семейное положение, религиозные убеждения, генетический состав, вес и т. д. никогда не должны храниться в персонале. файлы.
- Надзорная документация с целью управления работой сотрудника, постановки целей, предоставления обратной связи и т. д. должна храниться в личной папке, принадлежащей руководителю или менеджеру.
- Материалы расследования, включая жалобу сотрудника, опрос свидетелей, опрос сотрудника, выводы, рекомендации адвоката, и решение, а также последующие меры для предотвращения возмездия должны находиться в файле расследования, отдельном от персонала. записи.
- Файловые формы I-9 сотрудника в файле I-9 или в другом месте, вдали от кадровых записей сотрудников. (В случае федеральной проверки ваших I-9 вы не хотите раскрывать какую-либо другую информацию, касающуюся ваших сотрудников.)
- Проведите проверку биографических данных, включая криминальное прошлое, кредитные отчеты и т. д., а также результаты тестирование на наркотики в отдельном конфиденциальном файле, который руководители, менеджеры и сотрудник не могут доступ. SHRM рекомендует либо этот отдельный конфиденциальный файл, либо, в качестве альтернативы, эту информацию также можно хранить в конфиденциальном медицинском файле сотрудника.
- Записи о равных возможностях сотрудников, такие как формы самоудостоверения личности и правительственные отчеты, не должны храниться ни в личном деле, ни где-либо, к чему имеет доступ руководитель.
Нижняя линия
Если вы будете следовать этим рекомендациям, ваша организация эффективно хранит фактические, подтверждаемые трудовые книжки и кадровые записи в соответствующих местах.
Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является официальной, не гарантирует точность и законность. Сайт читает аудитория по всему миру, а законы и правила в области занятости различаются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста, обратитесь за юридической помощью или за помощью к государственным, федеральным или международным правительственным ресурсам, чтобы убедиться, что ваше юридическое толкование и решения верны для вашего местоположения. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.
