Одной из ваших самых важных задач как работодателя является ведение учета заработной платы и пособий сотрудников, а также налогов на заработную плату, уплачиваемых вашим бизнесом и вашими сотрудниками. Эти записи требуются федеральными и государственными агентствами. Документы по заработной плате и налогу на заработную плату необходимы по целому ряду причин.
Почему работодатели должны вести учет заработной платы
Как федеральные, так и государственные агентства требуют от работодателей вести учет заработной платы сотрудников и налогов на заработную плату.
Вы должны вести записи для нескольких целей:
- Точные записи необходимы для заполнения финансовой отчетности вашего бизнеса, налоговая декларация, а также отчитывается перед сотрудниками и государственными органами.
- Федеральные, государственные и местные агентства могут проверять ваш бизнес и проверять записи ваших сотрудников в любое время без предварительного уведомления.
- Если у сотрудника есть жалоба или судебный иск против вашей компании, чем полнее ваши записи, тем лучше вы сможете поддержать свою защиту.
Еще одна причина вести учет заработной платы сотрудников — позволить им просматривать свои файлы. Вы должны предоставить им доступ к этим документам, как того требует законы в 22 штатах.
Какие документы по заработной плате должны вести работодатели?
Федеральные агентства предъявляют разные требования к тому, какие записи о заработной плате хранить и как долго. См. ниже:
| Федеральное агентство | Тип документов | Как долго хранить |
| отдел труда | Платежные записи для поддержки минимальной заработной платы, сверхурочных и других | 3 года для большинства, 2 года для расчета заработной платы и графиков |
| IRS | Платежные формы и вся информация о выплатах и льготах | 4 года для налогов на работу |
| Пенсионные планы | Информация об участнике плана и бенефициаре | Пока действует план и выплачиваются пособия |
| КСРТ | Все личные и трудовые книжки | 1 год для действующих сотрудников или 1 год после увольнения |
| АДЕА | Записи о заработной плате и записи об участниках пенсионного плана | 3 года; во время действия плана льгот и через год после его окончания |
Требования Закона о справедливых трудовых стандартах к ведению документации
Министерство труда обязывает предприятия вести учет заработной платы и другую документацию сотрудников, чтобы показать, что они соблюдают Закон о справедливых трудовых стандартах положения о минимальной заработной плате, сверхурочных, равной оплате труда и детском труде.
Записи могут вестись в любой форме, в том числе в электронном виде. Для всех не освобожденных работников и тех, на кого распространяются требования минимальной заработной платы, вы должны сохранить:
- Персональная информация
- Ставки оплаты, включая оплату сверхурочных
- Вся информация, используемая для расчета валовой заработной платы и чистой заработной платы, включая удержания и вычеты.
Вы должны хранить большую часть записей в течение как минимум трех лет, но вам нужно хранить некоторые расчеты и графики только в течение двух лет.
Записи, требуемые для освобожденных работников, отличаются от записей для не освобожденных работников, а для домашних работников требуется особая информация, для работники, работающие по необычным схемам оплаты труда, работники, которым предоставлено жилье или другие удобства, а также работники, получающие компенсацию образование. Если кто-либо из ваших работников подпадает под эти категории, проконсультируйтесь с адвокатом.
Требования к записям IRS
Служба внутренних доходов (IRS) требует, чтобы вы хранили все записи о заработной плате для всех нынешних сотрудников в течение как минимум четырех лет для целей налогообложения занятости. Для всех сотрудников сохраните все формы, касающиеся заработной платы и налогов с заработной платы, включая текущую форму W-4 сотрудника для целей удержания.
Ваши записи должны включать:
- Ваш налоговый идентификационный номер работодателя (EIN)
- Суммы и даты всех выплат по заработной плате, аннуитетам и пенсиям
- Количество чаевых, о которых сообщают вам сотрудники, и записи всех выделенных чаевых
- Справедливая рыночная стоимость выплаченной натуральной заработной платы
- Имя, адреса, SSN и род занятий сотрудников и получателей
- Сроки трудоустройства каждого сотрудника
- Периоды, когда работникам и получателям выплачивалась заработная плата во время отсутствия по болезни или травме, а также сумма и еженедельно ставка выплат, произведенных вами или сторонними плательщиками (для компенсации работникам или страхования по нетрудоспособности, для пример)
- Записи о вознаграждениях работникам и возмещении расходов, предоставленных работникам, включая обоснование (доказательство)
- Документация о любых кредитах, заявленных вашим бизнесом (для налоговые льготы на отпуск по семейным обстоятельствам или налоговые льготы за возможность трудоустройства)
- Документация о сумме любой доли работодателя или работника в налог на социальное страхование что вы отложили и заплатили
Требования к пенсионному плану
Если у вашей компании есть пенсионный план, вы должны держать свои бухгалтерские книги и записи доступными для проверки IRS и ответов на вопросы участников. Храните эти записи до тех пор, пока не будут выплачены все пособия и не пройдет достаточно времени, чтобы план не подвергался аудиту. Поскольку пенсионные планы могут выплачивать пособия в течение десятилетий, вам придется хранить все записи в течение неопределенного времени.
В дополнение ко всем документам плана, для каждого участника и бенефициара сохраните:
- Остатки на счетах
- Взносы и доходы
- Кредитные документы и информация
- Компенсационные данные
- Заявления и записи участников
Требования к ведению документации EEOC и ADEA
Комиссия по равным возможностям при трудоустройстве (EEOC) требует, чтобы работодатели хранили все личные и трудовые записи в течение года. Если работник уволен или сокращен, его записи должны храниться в течение года с даты увольнения.
Закон о дискриминации по возрасту при приеме на работу (ADEA) требует от работодателей вести учет заработной платы в течение трех лет. Если у вашей компании есть план льгот, вы должны вести записи об участниках плана и досье по письменным системам выслуги лет или заслуг, пока план действует и не позднее одного года после его окончания.
Другие формы расчета заработной платы, которые вы должны хранить
В дополнение к записям о зарплате, вы должны хранить несколько других документов в файле для каждого сотрудника.
- Копия любой формы, в которой сотрудник санкционировал отчисления из заработной платы, включая льготы и специальные отчисления, такие как United Way или взносы в пенсионный план. У вас должно быть письменное согласие на любые вычеты из заработной платы сотрудника, за исключением налогов FICA и украшения.
- Копия оригинальной формы заявления сотрудника и любые подтверждающие документы, такие как резюме или стенограммы.
Если вы не знаете, какие записи хранить и как долго, лучше всего как можно дольше хранить все платежные ведомости и кадровые записи обо всех сотрудниках и уволенных сотрудниках. Некоторые записи, такие как документы пенсионного плана, должны храниться в течение неопределенного времени.
