Темы для обсуждения подобны шпаргалке для любого, кто общается от имени бизнеса, организации, политика или даже самого себя. Они обеспечивают быстрый и простой способ оставаться в курсе, не отклоняться от темы и обеспечивать единообразие коммуникации в представляемой группе.
Они часто используются в качестве исходного материала для писем, пресс-релизов, речей, дебатов и многого другого. Тезисы для обсуждения являются внутренней коммуникацией и не доводятся до целевой аудитории.
Что включить
В некотором смысле тезисы похожи на план, но они не такие плотные. Должностные лица по связям с общественностью, использующие их для речей, дебатов или интервью в прямом эфире, должны иметь возможность быстро ссылаться на них. Темы для обсуждения, предназначенные для руководства письменными сообщениями, такими как пресс-релизы, могут быть немного более подробными.
Самые общие вопросы обычно представляют собой темы, которые необходимо рассмотреть. Например, человек, у которого берут интервью по телевидению, может захотеть затронуть две или три темы, имеющие особое значение для организации, которую он или она представляет. Темы для разговора служат напоминанием о том, что нужно как можно больше направлять разговор на эти темы. В то время как кто-то, говорящий от имени организации, должен иметь возможность говорить на перечисленные темы разумно и тщательно, темы для обсуждения могут также включать детали или статистику, которые не так легко запоминается.
Для тех, кто выступает на камеру или выступает перед живой аудиторией, темы для обсуждения не должны занимать более одной страницы, чтобы на них можно было легко и быстро ссылаться. Они могут даже поместиться на чем-то большем, чем каталожная карточка.
Эффективные темы для разговора
При написании тезисов важно помнить о нескольких ключевых деталях, которые помогут вам как можно лучше подготовить себя или других к передаче вашего сообщения:
- Расставлять приоритеты: Одна вещь, которую вы хотите, чтобы ваша аудитория вынесла из вашего сообщения, прежде всего, должна быть вашим главным приоритетом и главным пунктом в ваших темах для обсуждения. Оттуда расставьте приоритеты по порядку, что вы хотите решить, но помните, что качество вашего сообщения обычно важнее, чем количество затронутых вопросов. Таким образом, вы можете не дойти до всего, что было отмечено в ваших темах для обсуждения, но если вы приоритета, а также коснулись двух-трех других приоритетов, которые можно рассматривать успешный. И ваша аудитория с большей вероятностью запомнит один или два тщательно освещенных момента, чем дюжину замалчиваемых тем.
- Подготовить: Темы для обсуждения полезны только тогда, когда те, кто их использует, уже знают детали сообщения, которое необходимо передать. Прежде чем приступить к написанию тем для обсуждения, убедитесь, что вы и другие лица, которые будут передавать сообщение, хорошо осведомлены о деталях. Темы для обсуждения служат напоминанием и подчеркивают некоторые конкретные детали, которые, возможно, придется повторить. Никто не должен полагаться на тезисы для широты и глубины.
- Упреждать: Особенно в интервью или дебатах, когда выступающим будут задавать вопросы об их послании, важно предвидеть, какие это будут вопросы. Например, он представляет статистику или другие данные, и вы ожидаете, что вас или говорящего, которого вы готовите, будут расспрашивать. достоверность вашего источника, будьте готовы защищать свой источник и включить несколько слов в тезисы, которые послужат напоминание.
- Сосредоточьтесь на фактах: Профессиональные коммуникаторы должны знать, как заинтересовать собеседника без тезисов, но для того, чтобы сообщение было запоминающимся и эффективным, оно должно быть содержательным, а это означает факты. Знайте, какими фактами вы хотите поделиться со своей аудиторией, и будьте готовы объяснить ей, как эти факты влияют на них. Ваши тезисы должны напоминать вам о фактах, которыми вы должны поделиться.
- Будьте прямолинейны: Даже если ваше сообщение носит негативный характер, переходите прямо к делу и принимайте то, что вы говорите. Если вы делитесь плохими новостями, ваши тезисы также должны включать напоминания о том, как вы реагируете на негативную ситуацию и работаете над ее улучшением. Если вы честно рассказываете о плохих новостях и делитесь планом их решения, ваша аудитория с большей вероятностью увидит в вас человека, решающего проблемы. Если вы будете ходить вокруг да около или пытаться приукрасить ситуацию, ваша аудитория, скорее всего, сочтет вас ненадежным.
Чего следует избегать
Точно так же, как есть вещи, которые должны быть включены в тезисы, есть также вещи, которых следует избегать:
- Длина: Вы не написание речи. Если вам нужно полагаться на свои тезисы, чтобы помочь сформулировать предложения и абзацы, вы еще недостаточно подготовлены, чтобы даже писать тезисы. Те, кто использует темы для обсуждения, просто должны иметь возможность быстро взглянуть на лист или карточку, чтобы напомнить себе о темах, которые нужно обсудить, или о деталях, фактах, которые нужно процитировать.
- Полные предложения: Каждый пункт должен быть не более чем словом или короткой фразой — ровно столько, чтобы зажечь память говорящего. Если это число или другая часть данных, следует включать не более чем фактическую цифру и метку из одного или двух слов для этих данных.
- Чрезмерное выделение жирным шрифтом, подчеркивание, использование курсива и т. д.: Для тех, кто просто быстро просматривает страницу, эти попытки выделить информацию не более чем шум и часто отвлекают. Если вы хорошо расставляете приоритеты и делаете вещи краткими и простыми, не должно быть необходимости добавлять много в способе дополнительного выделения.
