Устав проекта формально описывает проект в организации. Он охватывает масштабы того, чего будет достигнут проект, а также вовлеченных людей, вехи, бюджет и возможные риски. Многие организации рассматривают этот документ как неотъемлемую часть планирования проекта, хотя это и не то же самое, что и план проекта, потому что он не вникает в детали отдельных задач в рамках проект.
Эффективный устав проекта может выполнять следующие функции:
- Опишите масштаб и цели проекта
- Убедитесь, что спонсоры проекта и все заинтересованные стороны согласованы в проекте
- Быть четким, единым ориентиром для всех участников проекта
- Помогите спонсорам проекта получить одобрение заинтересованных сторон, когда участие все еще необходимо
Уставы проектов могут варьироваться в зависимости от типа проекта и организации, но основные элементы обычно включают предысторию проекта, заинтересованные стороны, бюджет, риски, этапы,
история проекта
В первом разделе устава проекта будут указаны основные сведения, такие как название проекта, спонсоры и руководитель проекта, а также дата подготовки документа.
В этом разделе также объясняется цель проекта. Вы можете сослаться на экономическое обоснование или контракт, лежащий в основе проекта, или просто объяснить, почему это важно для организации. В нем должно быть указано, почему этот проект был начат: решает ли он проблему для бизнеса? Отвечает ли это новой тенденции? Поддерживает ли он общее стратегическое направление компании?
Заинтересованные стороны
В нем будут указаны люди и отделы, участвующие в проекте. Он не будет вдаваться в подробности каждой задачи в проекте, а вместо этого признает общие роли и участие. Например, вы можете перечислить основных спонсоров проекта, ведущих менеджеров проекта, членов команды, любых аутсорсинговых работников или партнеров и клиентов, если это применимо. В более крупных проектах может не указываться каждый участник, но вместо этого может быть указан руководитель отдела по определенному аспекту проекта.
Цели
Здесь вы отвечаете на вопрос: «Как мы узнаем, когда закончим?» Он включает в себя то, что вы ожидаете от проекта, и как вы узнаете, достигли ли вы этого. Например, в проекте по запуску системы учета рабочего времени для всех отделов цель может быть следующей: «Все команды будут использовать систему учета рабочего времени к концу года».
Кроме того, запишите, кто будет нести ответственность за согласие с тем, что вы достигли этой цели. Это позволяет избежать любых проблем в конце проекта, когда вдруг никто не готов подписать работу как завершенную.
Бюджет
На этом этапе у вас может не быть всех подробностей о задачах проекта, поэтому вы не можете дать полную и подробную информацию. бюджет проекта вместе. Однако вы можете записать любые бюджетные ограничения или предварительную оценку ожидаемых затрат.
Риски
Все проекты имеют риски. Этот раздел устава проекта формирует раннюю версию журнала рисков вашего проекта. Задокументируйте любые риски, о которых вам известно на данном этапе, чтобы управленческая команда могла видеть, что может повлиять на проект в будущем.
Вехи
Если вы знаете основные вехи, включите их в устав проекта в этом разделе. По крайней мере, вы должны указать предполагаемые даты начала и окончания проекта. Вы также должны указать даты отказа или что-либо, указанное в контрактах, с которыми вы работаете. Вы можете перенести эти вехи на свой Диаграмма Ганта позже, когда вы приступите к составлению более подробного плана проекта.
Уровни полномочий руководителя проекта
Если это не ясно и не задокументировано где-то еще, стоит включить в устав раздел о том, что может делать менеджер проекта, не получая дальнейшего одобрения от кого-то более высокого уровня. Как правило, это относится к тому, какие уровни допуска были установлены в бюджете и сроках, и будет ли можно выразить следующим образом: «Менеджер проекта имеет 10-процентный допуск по бюджету и 5-процентный допуск по расписание. Любое отклонение от этих утвержденных пределов должно быть подписано спонсором проекта».
Вы можете расширить этот раздел, чтобы указать, какие полномочия менеджер проекта имеет в отношении найма и увольнения сотрудников из проектной группы.
Утверждение Устава проекта
Последним разделом устава проекта является раздел утверждений. руководитель проекта и спонсор проекта (или лицо, начавшее работу, если долгосрочный спонсор еще не назначен) должен подписать документ и поставить дату. Сегодня это, скорее всего, будет осуществляться по электронной почте, поэтому сохраните копию авторизации по электронной почте в файлах вашего проекта на случай, если вам понадобится вернуться к ней.
