Планирование конференции требует набора навыков, который включает в себя невероятные организаторские способности, способность к многозадачности, энергию, креативность, деловую смекалку, навыки межличностного общения и внимание к деталям. Также требуется подробное руководство по планированию конференции, которое не только поможет вам придерживаться графика, но и обеспечит столь необходимую уверенность в том, что вы ничего не забыли по пути.
Чем это отличается от планирования других мероприятий
Планирование конференции отличается от других видов планирования мероприятий и включает в себя дополнительные шаги. Конференции, как правило, представляют собой крупномасштабные мероприятия, планирование которых обычно занимает год или больше. Ваш список дел может включать в себя выбор места проведения, бронирование гостиничных номеров, настройку онлайн-регистрации, обеспечение спикеры, организация гостиничных номеров, размещение выставочного зала, планирование встреч, обработка еды и напитков и более. Подготовка хорошо организованного руководства по планированию конференции, в котором указаны этапы, является обязательным условием для любого успешного организатора конференций.
Руководство по планированию конференции действует как план планирования любой конференции. Настройте и измените руководство в зависимости от планируемого вами мероприятия и держите его под рукой. При правильной подготовке и использовании он вскоре станет вашим самым ценным инструментом планирования конференций.
Начните с основ планирования конференции
Первая часть вашего руководства по планированию конференции должна включать в себя основы конференции:
- Дата и время события
- Место проведения (если известно)
- Цель мероприятия
Включите любые другие известные элементы, такие как альтернативные даты или количество участников.
Каков план?
Прежде чем приступить к планированию различных элементов конференции, вы должны выяснить, что это за различные элементы и как они вписываются в общую схему вашего мероприятия. Так что возьмите ручку и блокнот или сядьте перед компьютером и начните записывать все, что приходит на ум.
Не беспокойтесь о перечислении вещей в порядке важности или в какой-либо хронологической последовательности. Это придет позже. Прямо сейчас вы, по сути, будете создавать очень длинную, но простую версию вашего списка дел, который будут разбиты на различные автономные компоненты, которые будут обрабатываться индивидуально во время планирования процесс.
В этом разделе может быть перечислено любое из следующего:
- Выбор места
- Выбор отеля
- Конференц-зал
- Гостиничные люксы
- Выставочный зал и стенды для конференций
- Церемония открытия
- Регистрация спикера/экспонента
- Регистрация участников
- Организация поездок
- Значки участников
- Программа мероприятий
- Еда и напитки
- Аудиовизуальный
- Персонал на месте
Потратьте немного больше времени на составление этого списка, чтобы ничего не упустить и добавить все, что появится позже. Не перегружайтесь множеством перечисленных областей ответственности; цель здесь состоит в том, чтобы подумать обо всем сейчас, чтобы вы могли эффективно планировать и управлять каждым элементом.
Выберите место
После того, как вы определились с датой проведения конференции и поняли общий масштаб мероприятия, следующим шагом будет выбор места проведения. В зависимости от размера конференции вы можете выбрать одно место для всех ваших потребностей, от выставочного зала до конференц-залов, банкетных залов и гостиничных номеров.
Если конференция слишком велика, чтобы ее можно было разместить в одном месте, ищите место, которое находится в непосредственной близости от отелей или места общественного питания, чтобы участникам конференции не приходилось слишком далеко ехать, чтобы добраться с одного мероприятия конференции на другое.
Подумайте о регистрации участников
Подумайте, как лучше всего зарегистрировать участников на эту конференцию и как вы будете подтверждать их регистрацию. Возможно, вы захотите изучить возможность создания значков или бейджей для участников. При переходе к регистрации обязательно просмотрите и обновите руководство по планированию.
Если ожидается, что мероприятие соберет большое количество людей, то лучше всего подойдет система онлайн-регистрации на конференцию. Система может обрабатывать платежи, отслеживать регистрации и систематизировать другую соответствующую информацию, а также помогать в создании отчетов и списков участников.
Экспоненты и выставочные залы конференций
Выставочные площади являются обычным явлением на конференциях, предоставляя спонсорам и продавцам возможность арендовать площади для продвижения своих продуктов и услуг. Это также возможность для организатора конференции получить доход, если выставочная функция эффективно продвигается и хорошо принимается. В зависимости от размера вашей конференции, управление экспонентами и выставочным залом потребует дополнительного времени и ресурсов, поэтому планируйте это соответствующим образом.
Как отмечалось выше, онлайн-системы регистрации конференций — лучший способ отслеживать регистрации, поэтому, если вы ожидаете большое количество экспонентов, затем рассмотрите возможность включения регистрации экспонентов в регистрацию посетителей система. Экспонентам также потребуется следующее:
- Значки экспонента
- Карта выставочного зала конференции с указанием номеров стендов
- Инструкции по установке и демонтажу выставочного стенда
- Контракты на выставочные стенды
- Список поставщиков на месте, которые могут помочь с арендой экспонатов и услугами
Как организатор конференций, вы будете нести ответственность за найм охраны для обеспечения сохранности материалов, находящихся в выставочном зале.
Планируйте детали конференции
Выполнив некоторые из более крупных обязанностей, таких как выбор места проведения конференции и регистрация участников, вы можете переключить свое внимание на планирование деталей конференции. Как и в случае с планированием мероприятия любого характера, его организация так же важна, как и внимание к деталям.
Настало время составить длинный список дел, который вы составили в самом начале процесса планирования конференции. Просмотрите список и при необходимости внесите изменения или дополнения, чтобы отразить последние задачи и обязанности. Затем расположите эти пункты в хронологическом порядке, начиная с пунктов, которые можно или нужно выполнить заранее. Например:
- Забронировать блок гостиничных номеров
- Зарезервировать место в выставочном зале
- Исследуйте системы онлайн-регистрации на конференции
- Составьте маркетинговый план конференции
Начните с самого начала и идите оттуда. Для каждой детали, которая должна быть учтена, необходимо следить за тем, чтобы контракты были подписаны и получены. По мере приближения даты конференции ваши действия будут включать краткосрочные задачи, такие как:
- Выберите цветовую гамму и декор
- Делайте цветочные композиции
- Cте меню
- Организовать транспортировку в аэропорт для спикеров или VIP-персон
Считайте свое руководство по планированию конференции своим путеводителем по всему, что входит в планирование конференции, независимо от того, насколько она мала. Это руководство быстро станет бесценным инструментом, который не только поможет вам быть организованным и соблюдать график. но успокоит нервы, когда приближается большая дата, и вы задаетесь вопросом, не забыли ли вы что-нибудь.
