После анализа бизнес-требований и заполнения поиск поставщика, вы готовы приступить к самому сложному процессу выбора поставщика. Хорошо написанный запрос предложений (RFP) или запрос котировок (RFQ) является ключом к выбору лучшего поставщика по наилучшей цене для вашей компании. Написание любого типа запроса несложно, если вы понимаете цели и функции документа.
Решите, что написать
Ан запрос предложений используется, если качество, обслуживание или конечный продукт будут отличаться от каждого ответившего поставщика.
Ан Запрос предложений используется для товаров, простых услуг или простых/несложных частей с небольшим или отсутствующим пространством для дифференциации продуктов или услуг между ответившими поставщиками. Точки переговоров являются узкими, включая такие элементы, как графики доставки или варианты упаковки.
Цели любого документа должны включать:
- Получение подробных предложений для оценки реакции каждого поставщика, чтобы интересы вашей компании были соблюдены на всех фронтах.
- Использование конкурентного характера процесса выбора поставщиков для согласования наилучшей возможной сделки.
- Обеспечение того, чтобы интересы всех заинтересованных сторон в вашей компании были учтены и достигнут консенсус.
- Предоставление вашей компании контроля над всем процессом выбора поставщика и установка правил выбора заранее.
- Построение партнерских отношений между вами и поставщиком с самого начала.
Структурирование RFP или RFQ
RFP или RFQ должны быть структурированы таким образом, чтобы четко и кратко представить поставщику ваши потребности. Каждый документ будет отличаться в зависимости от типа компании и продукта, который вы ищете, но есть некоторые стандартные разделы, которые должны быть включены в любой типичный запрос предложений или предложений. Адаптируйте каждый раздел под свои индивидуальные потребности:
- Сведения о представлении предоставить поставщикам важную информацию, такую как сроки, почтовый адрес вашей компании и контактное лицо для вопросов и разъяснений.
- Ан введение и резюме предоставляет потенциальным поставщикам краткий обзор вашей компании и требований к вашему продукту или услуге. Он должен быть написан после того, как весь документ будет готов, чтобы вам было легко резюмировать ключевые моменты.
- А обзор бизнеса и предыстория описывает ваш бизнес, продукты и сектор рынка. Это поможет потенциальным поставщикам понять потребности, которые вы пытаетесь удовлетворить.
- подробные характеристики должен быть самым длинным разделом документа. Для RFP он будет содержать качественные показатели и требования, которые будут определять решение о выборе. Для RFQ этот раздел должен содержать количественные показатели, которые вы ищете в ответе поставщика. Пример критерия может включать чертежи продукта, технические допуски, уровни обслуживания, вехи, результаты и сроки, технические или бизнес-требования, функциональные возможности программного обеспечения и аппаратное обеспечение требования.
- Предположения и ограничения поставщики, о которых необходимо знать, перечислены в этом разделе. Если вы не будете откровенны и откровенны с продавцом, это откроет дверь для пересмотра соглашения на более позднем этапе и возможности обострения ваших отношений с вашим продавцом. Возможные темы включают командировочные расходы, затраты на модернизацию/модификацию и лицензионные права.
- Любой условия и положения контракта должны быть перечислены, чтобы продавец мог дать справедливый и честный ответ. К ним могут относиться варианты финансирования, продолжительность контракта, варианты продления, гарантии, штрафы за доставку, уровни обслуживания и т. д.
- Критерий выбора о том, как вы примете решение, — последний раздел. Некоторые компании предпочитают хранить эту информацию в полной конфиденциальности, в то время как другие считают, что это поможет потенциальным поставщикам сосредоточиться на том, что важно для вашей компании.
Распределить поставщикам
Окончательно, составить сопроводительное письмо и отправьте копии вашего RFP или RFQ каждому из поставщиков, выбранных вами в процессе поиска. Убедитесь, что указана соответствующая контактная информация, чтобы оказать помощь любому поставщику, который в ней нуждается.
