Организация вашего бизнеса включает в себя гораздо больше, чем просто уборка стопок бумаг и вытирание пыли с беспорядка на вашем столе. Организация включает в себя создание систем и процедур для всех различных частей вашего бизнеса, которые могут помочь вам стать более продуктивными и прибыльными.
Приведенные ниже идеи включают в себя некоторые из лучших способов стать более организованным в своем малом бизнесе. Попробуйте только один для медленного и устойчивого улучшения или составьте план ежемесячного включения нового организационного процесса в свой бизнес в этом году.
Возьмите под контроль бумаги и документы
Бумага — самый большой источник беспорядка во многих офисах. Если у вас нет файловой системы или системы цифрового архивирования, сейчас самое время их создать. Начните с просмотра бумаг, которые у вас лежат. Сделайте стопку для хранения и стопку для сброса, затем измельчите или переработайте все бумаги, журналы, информационные бюллетени, открытки, заметки и т. д., которые попали во вторую стопку. Если вы не знаете, с чего начать, просмотрите, какие типы
После того, как вы наведете порядок в своих документах, рассмотрите возможность создания системы управления документами, которая поможет вам создать или точно настроить бумажный процесс и поддерживать его организованность.
Если вы решили, что пришло время перейти к безбумажному офису, вы можете начать со сканирования и оцифровки квитанций с помощью онлайн-сервиса. сервисы выставления счетов и оплаты, такие как FreshBooks, переход на программу цифровой подписи, такую как DocuSign, и использование облака для резервного копирования данных и архивирование. Если вы собираете визитные карточки на мероприятиях в течение года, может быть хорошей идеей инвестировать в сканер визитных карточек, чтобы вы могли немедленно оцифровать контактную информацию и отказаться от бумажных карточек.
Используйте правильные инструменты повышения производительности
У всех нас есть любимые приложения и инструменты, которые мы используем каждый день, хотя некоторые из них, вероятно, более полезны, чем другие. Вот почему так важно хотя бы раз в год проводить инвентаризацию приложений и инструментов, которые вы используете в своем малом бизнесе, и решать, соответствуют ли они вашим потребностям. Это также прекрасное время, чтобы подумать о том, могут ли какие-либо новые инструменты улучшить организацию вашего бизнеса.
Ниже приведены некоторые из основных областей, в которых многие владельцы малого бизнеса считают полезными инструменты для повышения производительности. Это должно дать вам надежную отправную точку для оптимизации ваших инструментов повышения производительности в этом году:
- Управление контактами: от отслеживания ваших клиентов до запоминания людей, которых вы встречаете во время общения, каждому владельцу малого бизнеса нужна система для управления контактной информацией. Вы можете выбрать комплексную систему управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), такую как Salesforce, или, для управления меньшим масштабом, вы можете настроить существующее приложение для работы с контактами для работы в вашем бизнесе.
- Встречи и общение: проводите ли вы встречи лицом к лицу, по телефону или через службы видеочата, есть способ сделать процесс более организованным. Вы можете использовать такой сервис, как Do, чтобы лучше организовать свои встречи — до, во время и после.
- Бухгалтерия и бухгалтерия: Организуйте и оптимизируйте способы выставления счетов, приема платежей и управления денежными потоками с помощью таких инструментов, как Quickbooks Online, Xero и Wave.
- Отслеживание поездок и расходов: вы можете использовать такие приложения, как Expedia и TripAdvisor, чтобы упростить планирование путешествий. Когда вы в дороге, такие приложения, как Expensify, помогают вам отслеживать расходы, поэтому отчетность по возвращении домой будет намного проще организовать.
- Управление социальными сетями: Мы все знаем, сколько времени можно потратить впустую в социальных сетях, если вы не подходите к этому систематически и организованно. Вот почему такие инструменты, как Hootsuite и Buffer, могут быть бесценны для владельцев малого бизнеса.
- Управление электронной почтой: если вы используете Gmail в своем малом бизнесе, у вас есть доступ к довольно многим Расширения Google которые могут быстро навести порядок в вашем почтовом ящике. Если вы используете другое почтовое приложение, попробуйте SaneBox для автоматической фильтрации, напоминаний и многого другого.
- Управление проектом: хорошее приложение для управления проектами поможет вам отслеживать задачи, обмениваться файлами и сотрудничать с товарищами по команде в одном месте, и это может быть одним из лучших инструментов для организации вашей работы. Попробуйте Basecamp или Asana, чтобы получить универсальное решение для управления проектами.
Продуктивность — это очень личный процесс, и приложения, которые вам нужны, будут зависеть от вашей работы и от того, как вы работаете. Потратьте время, чтобы изучить свои потребности, прежде чем включать новый инструмент в свой процесс. Вам может понадобиться не так много, как вы думаете.
Организуйте свой компьютер
Это большая проблема для любого владельца малого бизнеса, который выполняет большую часть своей работы на компьютере. Вы, наверное, знаете, что не требуется много времени, чтобы ваш рабочий стол загромождался значками, а папка с загрузками наполнялась документы со странными названиями, которые невозможно найти, или ваш почтовый ящик настолько вышел из-под контроля, что вы начинаете думать, что это действительно может быть взорваться. Это не только ужасно для вашей производительности, но также может значительно снизить производительность вашего компьютера.
Вот некоторые вещи, которые вы можете сделать прямо сейчас, чтобы привести свой компьютер в рабочее состояние:
- Очистите свой рабочий стол: есть несколько способов настроить рабочий стол, и все зависит от вашего стиля работы и того, как вы используете компьютер. Вы можете избавиться от всего на рабочем столе, кроме корзины (помните, что приложение значки на вашем рабочем столе — это просто ярлыки — все ваши настоящие приложения обычно находятся в ваших приложениях. папка). Или вы можете добавить несколько ярлыков к наиболее часто используемым приложениям и файлам.
- Настроить цифровую файловую систему: Чтобы упростить навигацию, вам нужно создать систему хранения документов, которая будет иметь для вас смысл. Таким образом, вы сможете быстро найти нужные документы, когда они вам понадобятся.
- Обновление программного обеспечения: если ваш компьютер настроен на автоматическую установку обновлений приложений и операционной системы, значит, вы настроены. Если для вас это ручной процесс, вам следует проверять наличие обновлений не реже одного раза в два месяца, поскольку многие из них включают исправления безопасности. Затем раз в год проверяйте текущие версии программного обеспечения, которое вы используете, и решайте, не пора ли его обновить.
- Проверка на вирусы и проблемы с производительностью: Независимо от того, какой у вас компьютер, все они могут быть заражены вирусами или вредоносными программами (да, даже Маки!). Если у вас есть компьютер под управлением Windows, целесообразно регулярно проводить его обслуживание, чтобы он не содержал вирусов и работал бесперебойно.
- Проверьте целостность резервной копии данных: Вы делаете резервную копию своих данных, верно? Если нет, пропустите пока все остальное и сделайте это в первую очередь. Вы можете использовать облачную службу резервного копирования данных, такую как Carbonite, Backblaze или CrashPlan, или использовать внешний жесткий диск, который подключается к компьютеру. В любом случае настройте службу или диск для непрерывного автоматического резервного копирования, чтобы вам не приходилось ничего делать вручную. Затем один или два раза в год заходите в свою службу резервного копирования или на диск и проверяйте, все ли там и доступно, если вам нужно скопировать копии на локальный компьютер.
- Ссориться со своим почтовым ящиком: Многие владельцы малого бизнеса относятся к своим почтовым ящикам с любовью или ненавистью. Они любят его, потому что это очень продуктивный и эффективный инструмент общения, но ненавидят его, потому что он может быстро выйти из-под контроля и вызвать ненужный стресс. Есть вещи, которые вы можете сделать, чтобы держать свой почтовый ящик в порядке, например, использовать автоматизацию, оптимизировать то, что вы получаете ежедневно, и ограничить частоту проверки электронной почты в течение дня.
Приведенные выше советы помогут вам быстро организовать свой малый бизнес. Но не забывайте, как быстро все может выйти из-под контроля. Соедините эти действия с решением провести быстрый и простой обзор ваших документов, инструментов повышения производительности и компьютера. статус несколько раз в месяц, чтобы вы могли оставаться организованными и не допустить, чтобы вещи достигли чрезмерного уровня дезорганизация.
Когда вы посещаете сайт, Dotdash Meredith и его партнеры могут сохранять или извлекать информацию в вашем браузере, в основном в виде файлов cookie. Файлы cookie собирают информацию о ваших предпочтениях и ваших устройствах и используются для того, чтобы сайт работал так, как вы ожидать, чтобы понять, как вы взаимодействуете с сайтом, и показывать рекламу, ориентированную на ваши интересы. Вы можете узнать больше о нашем использовании, изменить настройки по умолчанию и отозвать свое согласие в любое время с вступлением в силу на будущее, посетив Настройки файлов cookie, который также можно найти в футере сайта.
