личное дело сотрудника является основным файлом сотрудника, который содержит историю трудовых отношений от заявления о приеме на работу до выходного собеседования и трудоустройства. документация о прекращении.
Доступ к личному делу сотрудников
Только сотрудники отдела кадров и непосредственный начальник или менеджер сотрудника могут иметь доступ к информации в личном деле сотрудника, и она никогда не покидает офис отдела кадров.
В некоторых компаниях доступ к файлу ограничен персоналом отдела кадров. В этих организациях супервайзеры или менеджеры ведут свой собственный управленческий файл, который включает документы, к которым им может понадобиться доступ, например, копии предыдущих служебных аттестаций.
Требования варьируются от штата к штату, не говоря уже о международном уровне, в отношении того, кто имеет доступ к личному делу сотрудника. В некоторых штатах сотрудники имеют право доступа и даже получения копий информации в личном деле. В других доступ более узкий. Требования также различаются в отношении того, к чему может получить доступ сотрудник. Знайте правила юрисдикции, в которой вы нанимаете людей, чтобы оставаться в соответствии с вашими законными требованиями.
Как правило, вы не захотите хранить в личном деле сотрудника документы, к которым у сотрудника нет разумных прав доступа. Вы можете рассмотреть возможность сохранения всех документов, связанных с проверкой биографических данных, рекомендаций, контрольных списков интервью и рейтингов. в отдельном файле, который создается для размещения всех документов, связанных с конкретным набором и наймом событие.
личное дело сотрудника обычно хранится в запираемом пожаробезопасном картотеке в запираемом месте, доступном для сотрудников отдела кадров. Конфиденциальность информации о работнике в личном деле имеет первостепенное значение.
Из всех файлов сотрудников, хранящихся в компании, к личному делу сотрудников чаще всего обращаются изо дня в день для получения информации работодатель, руководитель или персонал отдела кадров.
Рекомендации по содержимому файла кадрового учета сотрудников
Личные дела обычно содержат документы, с которыми сотрудник уже ознакомился и поэтому знаком с их содержанием. Сюда входят такие документы, как заявления о приеме на работу, оценки эффективности, письма о признании, записи об обучении и формы, относящиеся к переводам и продвижению по службе.
Основополагающие принципы и вопросы, которые следует учитывать при подаче любого документа в личное дело сотрудника, таковы.
- Потребуется ли работодателю конкретный документ для обоснования решений, если на работодателя подали в суд? Нужен ли работодателю документ в суде?
- Знает ли и понимает ли работник, что документ будет подшит в его личном деле? В большинстве случаев работодатели должны заставить работника подписать документ не для того, чтобы показать согласие с содержанием документа, а для того, чтобы признать, что они осведомлены о и прочитал документ.
- Никакие сюрпризы, мнения или личные заметки о сотруднике никогда не должны помещаться в личное дело сотрудника. Только факты, никаких спекулятивных мыслей, должны храниться в личных делах сотрудников.
Содержимое личного дела сотрудника
Ниже приведены рекомендации по документации, которую работодатель должен хранить в личном деле работника.
Трудовая книжка
- заявка на работу
- Резюме
- Сопроводительное письмо к резюме
- Проверка образования
- Проверка занятости
- Отказное письмо
- Должностная инструкция
- Записи анализа работы
- Письмо с предложением о работе или трудовой договор
- Соглашение с агентством по трудоустройству или временным агентством, если оно используется
- Контактная информация для экстренных случаев
- Подписанная форма подтверждения получения справочника сотрудника, показывающая получение справочника сотрудника
- Контрольный список из ориентации нового сотрудника с указанием тем, охваченных и кем
- Любые договоры и документы о переезде
- Любой контракт, письменное соглашение, квитанция или признание между работником и работодателем (например, соглашение о неконкуренции, договор, или договор, касающийся автомобиля, предоставленного компанией)
- Официальные формы найма, включая просьбы о переводе, повышение, внутренние заявления о приеме на работу и т. д.
- Любые другие документы, связанные с трудоустройством
Повышение эффективности сотрудников, планы развития и улучшения
- Копии любой использованной аттестации или планов развития сотрудников
- Самооценка сотрудников
- Записи с любых официальных консультационных сессий
- Заметки о посещаемости или опоздании
- Документация по плану повышения производительности
- Отчеты о дисциплинарных взысканиях
- Признание сотрудников представлено, например, сертификатами, письмами о признании и т. Д.
- Официальные предложения и рекомендации сотрудников, ответы организации
- Записи о тренировках
- Заявки на обучение
- Оценка компетенций
- Уведомления о занятиях или сеансах или расписания
- Подписаны оценки потребностей
- Отчеты о расходах на обучение
- Жалобы от клиентов или коллег, которые обсуждались с сотрудником
Записи об увольнении
- Заявление об увольнении работника
- Документация выходного интервью
- Кобра уведомление
- Контрольный список прекращения трудовых отношений
- Окончательный учет всех аспектов занятости сотрудника, таких как последняя зарплата, отпускные, возврат имущества компании и т. д.
Нижняя линия
Вы захотите поместить в личное дело сотрудника только те документы, с которыми сотрудник знаком. Если просмотр содержимого их файла вызывает у сотрудников удивление, значит, вы недостаточно эффективно управляли содержимым файла.
