Когда вы запускаете новую инициативу, документ о содержании проекта является важной частью информации для всей вашей команды. Он определяет конечный продукт, который должен быть доставлен покупателю, когда он должен быть доставлен и по какой цене.
По сути, этот документ определяет границы работы, чтобы каждый член команды и заказчик понимали, что влечет за собой проект. Не менее важно, что они понимают, что он делает нет влечет за собой.
Выгоды
Заявление о содержании проекта, предоставленное каждому члену команды и заказчикам проекта, становится неотъемлемой частью управления проектом. Среди его преимуществ:
- Общее понимание среди всех участников ожидаемых функций, качества и сроков проекта.
- Средство общения с другими заинтересованными сторонами в проекте, чтобы заручиться их поддержкой и участием.
- Инструмент для концентрации усилий команды на работе, необходимой для удовлетворения потребностей клиента
Более того, если предлагаются изменения, выходящие за границы первоначального объема, заявление становится основой для оценки и предложения модификаций. Если изменения принимаются всеми заинтересованными сторонами, описание содержания может быть пересмотрено.
Начиная
Менеджер проекта должен получить информацию от членов команды, клиентов, исполнительного спонсора и других ключевых заинтересованных сторон, чтобы понять и описать требуемый результат инициативы проекта. Это часто называют доставкой.
Описание результата должно включать стоимость или приемлемый диапазон затрат для проекта. Он также определяет ключевые функции, которые должны быть включены, и сроки доставки.
После согласования с заказчиком, руководителем проекта, командой проекта и исполнительным спонсором любые изменения в описании проекта должны быть сделаны с использованием тщательно контролируемого и задокументированного изменения процесс.
Каскадное воздействие
После согласования описания содержания или документа каждая часть команды использует его в качестве основы для своих собственных оценок работы, сроков и связанных с этим затрат. Чем более точным и точным будет описание содержания, тем больше вероятность того, что рабочие группы произведут точные оценки и требования к ресурсам.
Исключения могут быть важны
Нередко в документе о содержании проекта перечисляются определенные элементы, которые должны быть исключены из результатов. Например, в техническом задании подрядчика на строительство дома может быть указано, что экологические разрешения должны быть получены владельцем и не являются обязанностью подрядчика, строящего дом.
Что может пойти не так?
Отсутствие ясности является распространенным источником стресса и провала проекта. Расплывчатый или двусмысленный документ о сфере охвата оставляет многие вопросы открытыми для обсуждения и неосведомленных суждений. Они могут повлиять на функции, качество, сроки и стоимость проекта.
Еще одна ловушка, которую следует избегать, известна как «расползание области действия». Если описание объема расплывчато, у заказчика возникает соблазн выдвинуть требования, выходящие за рамки намерений или границ первоначальных планов.
Настройка области
Хотя частые изменения содержания задерживают завершение проекта и могут привести к значительным затратам, иногда они необходимы и разумны. Руководители проектов полагаются на процесс «управления изменениями», который идентифицирует запрошенное изменение, пересматривает все соответствующие оценки времени, затрат и рабочей нагрузки, а также повторно оценивает проект на предмет новых рисков с учетом изменять.
Менеджер проекта и исполнительный спонсор обычно принимают окончательное решение об изменении масштаба только после полного анализа ситуации. Изменения документируются в журнале решений, а затем сообщаются более крупной команде проекта.
