Для многих предприятий отдел кредиторской задолженности не получает много внимания, если что-то не идет не так. Тем не менее, есть много, чтобы получить от отдела кредиторской задолженности, который хорошо работает. И наоборот, есть много проблем, которые могут возникнуть из-за того, что человек просто хромает. Этот отдел часто оказывает огромное влияние на денежный поток бизнеса, и есть возможности, которые можно получить или упустить, воспользовавшись платежными соглашениями с поставщиками.
Хорошо организованный отдел кредиторской задолженности должен иметь возможность воспользоваться скидками за объем и досрочной оплатой. скидки, а также определение наилучшего способа сохранить как можно больше денег для бизнеса для других расходов и вложения. Этот отдел также должен быть в состоянии обеспечить выполнение поставщиками своих обязательств на основе соглашений и контракты, поэтому, если стандарты объема или качества не соблюдаются, проблемы решаются и принимаются соответствующие корректирующие меры. взятый.
Общие проблемы с кредиторской задолженностью
Хотя существует множество возможностей для сокращения расходов и высвобождения денежных средств, существует также ряд препятствий, с которыми сталкиваются предприятия при попытке достичь этих целей. Исследование Canon по оптимизации кредиторской задолженности в 2014 году показало, что обработка бумаги была одним из крупнейших источников проблем для многих организаций, при этом время, необходимое для работы с бумажными счетами-фактурами, является самым большим проблема. Другими основными источниками беспокойства были:
- Обеспечение своевременности платежей
- Оптимизация процесса утверждения счетов
- Получение лучших условий оплаты с поставщики и убедиться, что обязательства выполняются с обеих сторон
- Работа с различными системами учета и выставления счетов поставщикам
- Запись и проверка безопасности данных и транзакций
Многие из перечисленных проблем усугубляются или возникают из-за использования бумажных счетов-фактур. Утеря документов — частая проблема во многих организациях, приводящая к задержке или просрочке платежей. Кроме того, в то время как ряд предприятий заинтересованы в оцифровке своих документов, большинство поставщиков по-прежнему рассылают бумажные счета-фактуры или отправляют их по факсу.
Большинство малых предприятий обрабатывают свои собственные документы по кредиторской задолженности, и большая часть этого делается вручную. Поскольку немногие поставщики перешли на электронный биллинг, большинство организаций тратят большое количество рабочей силы на ручной ввод данных и создание цифровых копий документации.
Использование бумажной документации часто замедляет процесс утверждения счетов, поскольку необходимо сделать копии и доставить их на проверку соответствующим членам руководства. Когда документы труднодоступны или недоступны в цифровом формате, их анализ представляет собой сложную задачу. данные и обеспечить получение наилучших соглашений об оплате и выполнение обязательств. Соглашения о скидках за своевременную и досрочную оплату могут быть легко утеряны, если предприятия не в состоянии осуществлять платежи, когда от них требуется, поэтому вопросы, связанные с оформлением документов, могут быть дорогостоящими.
Улучшения и оптимизация
В связи с тем, что ряд вопросов, связанных с правильным ведением отдела кредиторской задолженности, вытекает из одних и тех же первопричины, есть также несколько корректировок, которые организации могут внести, чтобы решить многие проблемы одновременно. время. Три наиболее эффективных способа, с помощью которых компании могут оптимизировать свои процессы отдела кредиторской задолженности, заключаются в следующем:
- Используйте распознавание символов объекта для оцифровки документов
- Воспользуйтесь преимуществами онлайн-порталов, доступных для поставщиков
- Создание рабочих процессов управления
OCR
В то время как многие компании регулярно используют сканеры для создания цифровых копий документов, обычно это включает только создание изображения документа, сохраняемого на компьютере. Это означает, что информацию по-прежнему необходимо вводить в базу данных вручную, поэтому, хотя потеря записей не является проблемой, она по-прежнему отнимает много времени.
Распознавание символов объекта или OCR включает в себя сканирование документа и извлечение из него данных. Эти данные могут быть автоматически добавлены в базу данных или электронную таблицу. Процесс OCR помогает уменьшить количество ошибок при ручном вводе данных и позволяет вводить информацию сразу же после получения документов. OCR занимает у сотрудника примерно столько же времени, сколько сканирование документа для создания файла изображения, и, как правило, не требует никаких дополнительных действий. Согласно Gartner, есть организации, которые могут размещать 80 и более процентов своих счетов без непосредственного участия сотрудников.
Порталы поставщиков
Оптимизация процесса ввода счетов и данных в централизованную систему может позволить предприятиям создавать или принимать преимущество онлайн-портала, который позволяет бизнесу и его поставщикам отслеживать заказы, просматривать счета и видеть, когда платежи сделаны. Предоставление этих данных нескольким лицам в организации может помочь гарантировать, что отдел кредиторской задолженности имеет надлежащий надзор, и это может помочь ускорить время, необходимое для утверждения счета-фактуры. Предоставление поставщикам доступа к порталу позволяет этим предприятиям отправлять счета и отслеживать платежи, а также быть в курсе любых проблем с полученными поставками или проблемами с выставлением счетов.
Установите рабочие процессы и процессы
Как бы организация ни решила заняться управлением данными, важно, чтобы существовал установленный процесс управления учетными записями и платежами. Это позволяет компаниям убедиться, что операции работают, и найти альтернативы, если они громоздки или приводят к ошибкам или задержкам. В соответствии с Делойт, эти процессы должны подробно описывать, что делает отдел кредиторской задолженности, когда он получает счет, как данные вводятся и распределяются, а также каков процесс утверждения счетов. Также должны быть рекомендации по определению наилучших способов оплаты различным типам поставщиков.
В то время как многие поставщики предлагают скидки при оплате в течение 30 или 90 дней, скидка может не стоить того, если это препятствует денежному потоку организации. Также важно, чтобы был способ проверить, соблюдают ли и компания, и поставщики предписания контракта или соглашения. Создание рабочих процессов для решения этих проблем может помочь организациям сделать правильный выбор.
Когда поставщики не доставляют вовремя, в достаточном количестве или в надлежащем количестве, компании могут не захотеть оплачивать счета до тех пор, пока эти вопросы не будут решены. Рабочий процесс может иметь решающее значение для определения того, что следует делать при возникновении таких проблем. Кроме того, платежи поставщикам также должны производиться вовремя, чтобы не допустить потери скидок или штрафов за просроченные платежи. Каждое соглашение с поставщиком необходимо документировать и обновлять по мере изменения ситуации, а процессы должны обеспечивать надлежащее обращение с каждой учетной записью.
Создание рабочих процессов также может помочь компании:
Аутсорсинг
Оцифровка записей, внедрение оптического распознавания символов и использование портала, к которому имеют доступ поставщики, могут быть не тем, что необходимо для меньшего бизнеса, но организации не должны предполагать, что стоимость помешает бизнесу воспользоваться преимуществами их. Хотя стоимость установки и обслуживания электронных систем может быть непомерно высокой для многих малых и средних организаций, делать это собственными силами зачастую необязательно. Существует множество сторонних поставщиков, которым организации могут передать эти задачи на аутсорсинг. Организации могут получить аутсорсинговую помощь во всем: от настройки процесса OCR до помощи компании в создании рабочих процессов для анализа контрактов с поставщиками.
Хотя организации могут оказаться не в состоянии покрыть расходы на внедрение различных ИТ-систем сами по себе, их сторонняя обработка часто очень доступна. Предприятиям необходимо будет сравнить затраты на использование внешних сторон для разработки этих систем с потенциальной экономией и ценностью. высвобождая денежные средства, но аутсорсинг позволяет организациям использовать технологии и системы, которые обычно обходятся слишком дорого.
- Гарантировать, что заказы создаются для каждого нового заказа
- Убедитесь, что счета-фактуры соответствуют полученным продуктам и соответствуют договорным соглашениям.
- Проверяйте записи, чтобы убедиться, что платежи производятся, своевременно и не дублируются.
- Определите наилучший способ оплаты счетов, например, с помощью электронных переводов или кредитных карт, чтобы снизить комиссию.
