Контрольный список и руководство по планированию семинара

Подтвердите цель мероприятия

Прежде чем проводить какие-либо исследования по выбору места проведения, убедитесь, что вы знакомы с основными целями мероприятия:

• Кто аудитория?
• Какова тема семинара?
• Где он должен быть расположен?
• Почему люди будут присутствовать?
• Какова программа семинара?

Ознакомьтесь с руководством по спецификациям событий Apex.

Промышленный совет конвенции разработал ряд инструментов, которые следует рассматривать как отличный источник лучших практик, которые помогут организатору мероприятий или совещаний отслеживать детали планирования мероприятий. С бесплатными инструментами загрузки это поможет любому планировщику событий создать список соответствующих деталей. Это включает, но не ограничивается:

• Профиль события (дата, время, место, контакты и т. д.)
• Контактная информация организатора/организатора мероприятия
• Контактная информация поставщика
• Профиль участника
• Необходимое пространство
• Еда и напитки
• Требования к аудио/видео
• Функция/обстановка помещения

Создать профиль события

Как только у планировщика есть некоторые из основных вопросов о мероприятии, пришло время изучить возможные места для встречи. Важно тесно сотрудничать с организатором/принимающей стороной, чтобы определить тип места проведения и где семинар может быть наиболее удобен как организатору, так и гостю (список идей можно бесконечный):

• Местный отель
• Местный конференц-зал
• Частное ресторанное пространство
• Частный клуб-музей/картинная галерея

Опишите потребности семинара и запросите предложения о месте проведения.

Большинство мест рады предоставить смету возможного семинара. Контактному лицу в сфере общественного питания или по продажам потребуется следующее: БЕО информация:

• Возможная дата(ы) события
• Количество участников
• Стиль оформления комнаты (классная, U-образная и т. д.)
• Время события (учетная запись для установки/демонтажа)
• Требования к еде и напиткам
• Потребности в аудио/видео (включая экраны, микрофоны и т. д.)
• Настройка комнаты

Кончик: Наймите специалиста по аудио / видео, который будет заниматься вашим мероприятием в отеле.

Подтвердить и/или разработать повестку дня

Планировщику мероприятия очень важно работать в тесном контакте с организатором/организатором мероприятия, потому что программа мероприятия будет часто меняться от первоначального разговора до фактического дня мероприятия. Организатор мероприятия должен быть готов скорректировать план и тесно сотрудничать с местом проведения, чтобы все прошло гладко.

Подтвердите соглашение BEO

Как только планировщик узнает целевое количество участников и логистические требования для семинара, он должен обеспечить пространство для мероприятий и сопутствующие требования. Большинство соглашений должны предоставлять планировщику возможность уменьшить/увеличить потребность в еде и напитках за определенное количество дней до мероприятия. Тем не менее, многие соглашения ограничивают то, насколько они позволяют группе уменьшить количество, так что хорошо оценивайте.

Создание сообщений и материалов о событиях

Это элемент, с которым могут быть связаны некоторые планировщики, а другие - нет. По сути, некоторые организаторы собраний будут нести ответственность за каждое из следующих действий:

• Создание приглашений на мероприятия
• Распечатка повестки дня и других материалов
• Предоставление подарков/розыгрышей участникам
• Изготовление именных бейджей
• Вывески и дисплеи для мероприятий по доставке

Тесно сотрудничайте с организатором мероприятия для завершения логистики

Перед мероприятием есть несколько важных шагов, которые планировщик встреч выполняет до мероприятия. Это включает в себя подтверждение следующего:

• Спикеры мероприятия
• Требования к аудио/видео для мероприятия
• Количество участников мероприятия
• Роли и обязанности хозяина
• Потребность в материалах для мероприятия (проверьте несколько раз)

Настройка события

Не забудьте выделить время в расписании BEO для подготовки к мероприятию, и рекомендуется прибыть примерно за два часа до мероприятия.

Кончик: Если семинар запланирован на утро, попросите представителя отдела продаж разрешить вашей группе подготовиться накануне вечером (но не оставляйте ничего ценного в общедоступном месте).

Все материалы мероприятия, раздаточные материалы, вывески, дисплеи, подарки, регистрационные столы, бейджи и многое другое должны быть готовы к мероприятию.

Предупреждение: Спикеры иногда меняют слайды накануне вечером и представляют новые презентации, которые нужно добавить в powerpoint за 10 минут до мероприятия.