Профессиональные организаторы мероприятий выполняют множество функций и берут на себя различные обязанности, в зависимости от индивидуальных обстоятельств мероприятия. Эта профессия требует уникального набора навыков: в одну минуту вам может понадобиться быть мастером многозадачности, а в следующую — экспертом по решению проблем, который сможет разрешить ситуацию легко и эффективно.
Каким должно быть бизнес-предложение
Бизнес-предложение по планированию мероприятий — это комплексный документ, в котором описываются услуги, которые вы предоставите для мероприятия. Это брошюра вашей компании, ваша маркетинговая кампания и ваше коммерческое предложение в одном лице. В этом бизнес-предложении о мероприятии вы должны быть представлены как опытный, квалифицированный профессионал, обладающий уникальной квалификацией для проведения этого мероприятия. Это должно отличать вас от других организаторов мероприятий и представлять вас как человека, которому клиент может доверять.
Бизнес-предложение по организации мероприятий должно быть хорошо написано, содержать конкретику относительно того, какие услуги включены в предложение (а какие именно). нет) и проиллюстрируйте, как вы будете проводить мероприятие, предоставив необходимые детали, чтобы клиент мог легко представить, кем вы являетесь. предлагая.
7 вещей, которые следует включить в бизнес-предложение по планированию мероприятий
Неотъемлемым шагом в планировании мероприятий является составление надежного бизнес-предложения по планированию мероприятий, зная, что включить в него, чтобы продвигать свои услуги и защищать бизнес клиента.
- Бизнес введение: Кратко расскажите о своем бизнесе по организации мероприятий. Обсудите свой опыт, любые профессиональные сертификаты, стаж работы в бизнесе, соответствующий опыт и вашу конкретную нишу, если она у вас есть.
- Описание мероприятия: Предоставьте общий масштаб мероприятия, включая детали, которые обсуждались во время вашего первоначального встреча с клиентом, например, цель мероприятия, возможные даты, места для рассмотрения, количество гостей, и т. д.
- Услуги по планированию мероприятий, которые будут предоставлены: Будьте очень конкретны в этом разделе, перечислив все услуги, которые вы предоставите для этого мероприятия. Перечисление позиций с указанием пунктов или подзаголовков очень эффективно, поскольку это простой способ для клиента увидеть спектр включенных услуг. Перечислите поставщиков, которых вы будете использовать, а также любые услуги, которые являются дополнительными и предоставляются за дополнительную плату. Важно быть очень подробным в этом разделе, чтобы клиент имел четкое представление о том, что включено, а что дополнительно.
- Примеры ваших работ: Если вы запланировали мероприятие, подобное тому, которое предлагаете этому клиенту, то это ваш шанс продемонстрировать свои навыки. Включите фотографии, эскизы, вырезки из новостей или любые другие визуальные материалы, которые помогут нарисовать в сознании клиента картину того, что вы можете сделать. Это отличный способ рекламировать свой бизнес по организации мероприятий.
- Предлагаемые расходы: Тщательно сформулируйте все расходы, связанные с планированием и проведением данного мероприятия. Форматирование этого раздела как серии шагов проведет вашего клиента через все этапы мероприятия, помогая ему визуализировать каждый аспект по мере его развития. Будьте конкретны в рамках общей категории затрат. Например, если у вас есть статья общественного питания, разбейте отдельные затраты на еду с указанием сумма на человека, необходимое количество серверов и почасовая ставка, расходы на аренду столов, постельное белье и скоро. Вместо того, чтобы готовить предложение с одним большим ценником внизу, напишите подробное предложение, чтобы ваш клиент мог понять отдельные затраты. Это полезно по двум причинам: это предотвращает неизбежный «шок от наклеек», когда все товары подсчитаны и установлена большая цена. внизу, и это дает вашему клиенту возможность решить, стоит ли стоимость дополнительного часа коктейля расход.
- Следующие шаги: В нижней части вашего бизнес-предложения о мероприятии укажите любую информацию, касающуюся сроков или следующих шагов. Если у мероприятия есть твердая дата, обязательно укажите, что подписанный контракт должен быть получен к определенной дате, чтобы вы могли спланировать и провести мероприятие. Укажите требуемый депозит и дату, к которой он должен быть получен.
- Контактная информация: Обязательно укажите свою контактную информацию в нижней части бизнес-предложения о мероприятии. Укажите свой веб-сайт, адрес электронной почты, номера телефонов, номера факсов и почтовый адрес. Для удобства прикрепите к своему предложению визитную карточку.
Как следить
Отправив клиенту бизнес-предложение по планированию мероприятий, свяжитесь с ним и сообщите, что предложение уже в пути. Скажите им, что через несколько дней вы свяжетесь с ними, чтобы узнать, есть ли у них какие-либо вопросы. Держите линии связи открытыми. Будьте отзывчивы и уделяйте личное внимание. Это показатель того, как вы ведете бизнес, и он поможет вам профессионально заключить сделку.
