Одним из наиболее важных элементов развлечения на мероприятии является выбор отличного основной докладчик и другие докладчики повестки дня. При найме внешнего оратора на эту должность, организаторы мероприятий может либо заключить договор напрямую с профессиональным оратором, либо положиться на опыт бюро ораторов. Будь то внутренний руководитель, лидер отрасли или профессиональный оратор, успешная программа определит спикеров на ранних этапах процесса планирования.
Совет эксперта
Дайан Гудман, президент Бюро спикеров Goodman, Inc. В Виндзоре штат Коннектикут является признанным лидером отрасли в предоставлении профессиональных и признанных на национальном уровне докладчиков и артистов для корпоративных и организационных мероприятий. Она является автором-экспертом Выжить в поиске: как нацелиться и выбрать лучшего профессионального оратора, 12-страничный учебник для организаторов встреч и мероприятий.
Гудман структурировал руководство как контрольный список полезных советов и вопросов, на которые начинающим и опытным организаторам встреч следует ответить внутри компании, прежде чем обращаться за помощью к найму или выбору докладчика.
Что нужно сделать перед выбором основного докладчика
Прежде всего, как и в случае с любым другим мероприятием, предварительное планирование всегда полезно, а иногда и важно, чтобы найти лучшего докладчика для вашего мероприятия. Гораздо проще найти лучших спикеров, если запланировать мероприятие как минимум за 6–12 месяцев до мероприятия. Раньше нормой для приглашения профессионального или известного докладчика был год. Конечно, это не всегда разумно и реалистично, и сегодня известно, что бронирование осуществляется всего за несколько месяцев вперед. Если вы можете помочь, не впадайте в панику во время кризиса. Вы скажете себе спасибо позже.
Поэтому, чтобы быть достаточно подготовленным, чтобы начать поиск основного докладчика, Гудман советует включать следующие шаги в первоначальный внутренний контрольный список каждого мероприятия и собрания:
- Определить логистику/график встреч
- Поймите аудиторию
- Зафиксируйте цель встречи
- Определите ожидания оратора
- Сравнительный успех
Только после того, как эти задачи будут продуманы (и, возможно, другие, специфичные для вашего мероприятия или встречи), вы можете приступить к поиску основного докладчика. Основной докладчик может играть несколько разных ролей на конференции или встрече. Требуется ли на вашей встрече корпоративный спикер или вашей аудитории лучше подойдет вдохновляющий или мотивирующий спикер? Прохождение этого контрольного списка не только обеспечит лучшую основу для проведения выступления оратора. поиск, но это сэкономит вам время на серверном этапе получения внутреннего одобрения вашего первого выбора оратор.
Что делать во время поиска основного докладчика
Как только вы узнаете концептуальное направление встречи, вам будет легче найти подходящего основного докладчика. Большинство организаторов мероприятий застревают не в самом процессе поиска и отбора, а, скорее, в переговорах о гонораре основных докладчиков.
Профессиональные основные докладчики с опубликованной книгой могут принести компании доход от 10 000 до 20 000 долларов, не считая транспортных расходов на мероприятие. С другой стороны, автор бестселлеров New York Times может получить до 40 000 долларов за выступление. Хотя эти цифры могут показаться чрезвычайно высокими для организаторов мероприятий, плохо знакомых с пространством для основных докладчиков, вы должны подходить к гонорарам относительно. Как соотносится гонорар докладчика со стоимостью утреннего завтрака или количеством людей, ожидаемых на встрече?
Нижняя линия
Поскольку организаторы мероприятий служат внутренним и внешним лицом деловая встречаТакой структурированный подход к выбору докладчиков поможет получить необходимые внутренние утверждения бюджета, а также продвинуть программу вперед.
Когда планирую встречу, обычно происходит один из двух сценариев: дата деловой встречи утверждается без содержания или дата деловой встречи не утверждается без подтвержденного содержания.
Подход Гудмана предполагает, что организаторы мероприятий должны иметь полное представление о встрече, и кто будет присутствовать, какие сообщения передаются, какой тип докладчика необходим и что сработало в прошлое.
Эти шаги в сочетании с некоторой гибкостью планирования и заблаговременным планированием приведут к успешной программе.
