Помимо чистого опыта, лучший способ для организатора мероприятий стать еще лучшим организатором мероприятий — это посетить другое мероприятие в качестве гостя. Большинство организаторов мероприятий проводят все время мероприятия, координируя закулисную работу, но просмотр события глазами гостя может быть откровением.
Будучи гостем, а не организатором мероприятия, вы получаете возможность наблюдать за ходом мероприятия. персонал в действии, перспектива, с которой часто легче заметить, что работает хорошо, а что нет. Вот три ошибки, которые вы, вероятно, увидите на плохо организованных мероприятиях, а также советы, как их избежать на ваших мероприятиях.
Неправильно управляемая регистрационная таблица
Когда гости подходят к регистрационному столу, персонал мероприятия должен быть приветлив и готов помочь гостям, независимо от ситуации.
Было бы невежливо и даже невежливо предполагать, что тот, кто подходит к столу регистрации, не имеет места на мероприятии. Однако именно это может произойти, если персонал не будет должным образом подготовлен или проинструктирован. Напомните персоналу мероприятия, что регистрационный стол представляет собой имидж организатора и организации, стоящей за мероприятием. Персонал должен приветствовать всех гостей за регистрационным столом и спрашивать, готовы ли они зарегистрироваться на мероприятие, по имени мероприятия или имени ведущего. Если была допущена ошибка, большинство гостей исправятся и извинится. В противном случае персонал должен быть проинструктирован о том, как лучше всего действовать в данной ситуации. Доброта имеет большое значение в проведении мероприятий.
Грязная настройка событий
В большинстве заведений горничные убирают помещение для проведения мероприятий, а затем персонал, обслуживающий банкеты, завершает настройку. Если на банкете роняют стакан и не убирают осколки, осколки остаются на полу, если персонал мероприятия не убирает.
Осколки битого стекла и другой мусор не только оставляют ужасный образ, но и могут создать угрозу безопасности. Поэтому лучшие организаторы мероприятий всегда приезжают за 1–2 часа до начала, чтобы понаблюдать за обстановкой и выполните серию обходов территории и ищите стекло и другие предметы за 30 минут и еще раз за 15 минут до событие. Если что-то окажется не на своем месте, организатор мероприятия может обратить на это внимание обслуживающего персонала.
Несвоевременная уборка
У любого мероприятия будет два графика: повестка организаторов и график работы обслуживающего персонала объекта. Организатор мероприятия несет ответственность за обеспечение надлежащей синхронизации обоих событий.
Презентация программы или основной доклад обычно происходит сразу после какого-то приема по прибытии, который может включать в себя регистрационные столы, еду и напитки. Поэтому сроки работ по очистке и сносу должны быть тщательно спланированы, чтобы не мешать и не прерывать программу программы. Если очистка и снос не обсуждаются заранее с персоналом, выполняющим мероприятия, организатор мероприятия может обнаружить, что столы и другие предметы можно убирать прямо на глазах у ведущих или приглашенных докладчиков, отвлекая всех присутствующих. комната.
Нижняя линия
Хотя хорошо управляемые площадки с прилежными менеджерами и персоналом по организации мероприятий должны облегчить работу организатора мероприятий, такое идеальное проведение мероприятий не всегда так. Отличные организаторы мероприятий уделяют внимание каждой детали проведения мероприятия. Они находят время, чтобы обсудить все аспекты подготовки, обслуживания и сноса мероприятий с банкетными менеджерами до начала мероприятия. само событие и контролировать его операции до, во время и после, чтобы обеспечить наилучшее событие для клиент.
