С каждым днем на вас обрушивается все больше и больше информации. Новая почта, отчеты различных комитетов, счета, предложения и многое другое — все это попадает на ваш стол несколько раз в день. Вы слишком заняты, чтобы разобраться с этим сразу, поэтому оно просто начинает накапливаться. Ваш рабочий стол начинает напоминать зону военных действий.
Проблема здесь не в том, что на вашем столе беспорядок; проблема в том, что важные вещи теряются. Он либо заглушается поступающим новым материалом, либо находится в новом материале, но его не замечают. В результате вы тратите слишком много времени на просто срочные дела, а не на важные.
Когда ваш начальник хочет знать, как скоро она сможет представить отчет вице-президенту, вы не хотите говорить ей, что не заметили записку, которую она отправила вам с просьбой предоставить отчет. Ваш начальник также не будет в восторге, узнав, что макет новой линейки продуктов запаздывает, потому что вы отложили ее, ее скрыли и забыли о ней.
Некоторые люди скажут вам, что лучший способ решить эту проблему — это навести порядок на столе. Другие говорят, что беспорядок — это нормально. Кто прав?
Захламленный стол, захламленный разум
Не так давно существовало популярное выражение: «Захламленный стол — признак захламленного ума». Это выражение породила целую индустрию, призванную помогать руководителям предприятий чистить свои рабочие столы в знак их умственного состояния. острота.
Без сомнения, вы видели фильмы, в которых босс сидит в своем офисе на вершине небоскреба в центре города. Он сидит за столом со стеклянной столешницей без ящиков. Единственными украшениями являются впечатляющий набор ручек для подписи важных документов и телефон или домофон, чтобы он мог отдавать приказы.
С другой стороны...
Многие люди не видят ничего плохого в грудах бумаги, заваленных рабочим столом, даже в том, что они рассыпаются на сиденья стульев и пол офиса. Они цитируют такие пословицы, как «беспорядок на столе — признак гениальности» и «беспорядок на столе — всего лишь признак беспорядка на столе».
Мы все знаем кого-то, чей стол стоит вот так. Вы не представляете, как они вообще могут определить, металлический стол или деревянный. Но когда вы их о чем-то просите, они сразу подходят к стопке, листают 2-3 листа и вытаскивают то, что вы просили.
Что работает для вас
Обе стороны правы. Вопрос не в том, что правильно. Вопрос в том, что сделает вас более эффективным. Есть несколько фундаментальных рекомендаций, применимых к обоим подходам, но главное – работать так, чтобы добиться максимальной эффективности. Почти каждому нужно избавиться от беспорядка на своем столе, но многим из нас не подойдет наличие на столе одновременно не более одного предмета.
Многие люди работают над несколькими проектами одновременно (или почти одновременно). Творческие люди чувствуют потребность в том, чтобы их окружало вдохновение. Людям, ориентированным на детали, нужны объемы справочного материала под рукой. Некоторые люди чувствуют, что куча работы заставляет их выглядеть занятыми и, таким образом, обеспечивает им большую безопасность во время увольнений. Другие считают, что чистый стол показывает, насколько эффективно они выполняют работу. Важно делать то, что работает для вас.
Как приручить монстра
Собираетесь ли вы использовать стерильный стеклянный рабочий стол или просто хотите внести немного больше порядка в хаос на своем рабочем столе, есть несколько основных рекомендаций:
- Действительно хочу улучшить: Мы не рекомендуем суровый подход, который делают некоторые. К сожалению, это приводит к тому, что оправдания становятся слишком легкими для вас. Попытка сделать ваш стол менее загроможденным и более эффективным зависит от ваших серьезных усилий.
- Оставить, бросить или переместить: Найдите три контейнера. Назовите самую маленькую «крепость». Назовите самый крупный «бросок». Возьмите еще один контейнер с надписью «переместить». Действительно жизненно важные вещи попадут в ваш контейнер для хранения, чтобы их можно было отсортировать позже. Все, что вы хотите забрать домой или отдать, попадает в контейнер для «переезда». Все остальное отправляется в мусорный контейнер.
- Начнем с самого старого: Посмотрев на них, вы можете сказать, какая стопка самая старая. Обычно он находится дальше всего от вашего стула. Проще всего будет выбросить предметы из этой кучи.
- Оценивайте каждую деталь только один раз: Посмотрите на каждый предмет в стопке. Решите, в какой контейнер он будет помещен. Вы не можете положить его обратно на стол на потом, вам нужно решить сейчас. Поместите все в один из трех контейнеров. Другого варианта нет.
- Спросите себя: Первый вопрос: «Есть ли это у меня где-то еще или я могу это у кого-то получить?» Если у вас есть копия в электронной почте, или в отчете, или на столе у человека, готовившего анализ рынка и т. д., другого хранить не нужно. копия. Брось это. Затем спросите: «Зачем мне это нужно?» Если ответ: а) принять меры, б) что-то с этим сделать. когда я получаю от кого-то дополнительную информацию, или в) для ссылки на то, как я выполняю другую работу, откладываю ее на хранение куча. (После того, как вы избавитесь от беспорядка, вы заново отсортируете свою стопку по этим трем категориям, поэтому не стесняйтесь разделить их сейчас. Это сэкономит время позже.) Если ваш ответ был чем-то другим, выбросьте этот предмет.
- Будьте безжалостны и смелы: Проходя по каждой стопке, приближаясь все ближе и ближе к только что прибывшим вещам, будьте безжалостны в своих решениях. Не берите пленных. Если оно вам действительно не нужно, выбросьте его. И будьте храбрыми. Не цепляйтесь за что-то только потому, что кто-то может когда-нибудь вас об этом спросить. Не стройте крепость из бумаги, чтобы защитить себя.
Управляйте проблемой
Ваш рабочий стол не обязательно должен быть стерильным и полностью лишенным бумаги, хотя это может быть так, если это поможет. Ваша цель — организовать рабочий стол так, чтобы он максимизировал вашу эффективность. Если это означает, что на вашем столе будет на несколько больше стопок, чем у человека по соседству, это нормально — при условии, что все, что вы сохранили, поможет вам достичь цели повышения эффективности.
