Вы недавно отсутствовали на работе или планируете отсутствовать в будущем? Если да, возможно, вам придется написать письмо об оправдании отсутствия для вашего начальника или отдела кадров.
В большинстве случаев работодателям по закону разрешено запрашивать примечание, когда вам нужно больничный день или иным образом отсутствуют на работе. Это верно независимо от того, являетесь ли вы одним из 78% счастливчиков в США, имеющих доступ к оплачиваемому отпуску по болезни.
Некоторые компании требуют, чтобы все свободное время фиксировалось в письменной форме. Третьи требуют письменного уведомления о некоторых отсутствиях (или продолжительности отсутствия), но не о других. Лучше всего ознакомиться с политикой компании, как только вы узнаете, что уходите с работы.
Зачем писать оправдание отсутствия?
Независимо от того, требует ли ваша компания письмо с объяснением отсутствия, когда вас нет в офисе, рекомендуется его написать. Документирование пропущенных рабочих дней создает запись как для ваших файлов, так и для компании. Таким образом, если когда-либо возникнет вопрос о вашем отпуске, в вашем деле будет показано, что все ваши отсутствия были законными.
В некоторых случаях вы можете позвонить больничному или отправить быстрое электронное письмо заявив, что тебя не будет. В других случаях вам нужно будет подготовить более официальное письмо. Ознакомьтесь с политикой компании, чтобы узнать правила вашего работодателя.
Несколько оправданий пропуска работы считаются более законными, чем другие. Например, ваш начальник может заподозрить подозрения, если вы скажете, что ваша собака съела ключи от вашей машины. (Настоящее оправдание, подтвержденное опросом CareerBuilder в дни болезни.)
Как написать электронное письмо или письмо об отсутствии на работе
Ваше письмо с оправданием работы может быть отправлено в бумажном виде или по электронной почте. Если вы отправляете внутриофисное письмо, вам необходимо указать в начале дату и контактную информацию вашего руководителя или менеджера по персоналу.
- В теме вашего электронного письма должно быть указано ваше имя и «Причина отсутствия».
- Всегда начните свое письмо формально: «Дорогая мисс Джонс» или «Дорогая Филлис».
- Текст вашего письма должен быть кратким и конкретным, в нем должна быть указана причина вашего отсутствия, дата, продолжительность, а также указано, включаете ли вы какую-либо пояснительную документацию, например, документы врача или документы скорой помощи.
- Использовать вежливый и профессиональный близко, например «С уважением» или «С уважением».
Помните, что любой Деловая переписка должна выглядеть профессионально. Даже в обычном офисе используйте соответствующий формат письма и проверяйте его перед отправкой.
Ошибки по неосторожности негативно отражаются на вашей профессиональной репутации. Вы не хотите, чтобы плохо написанное оправдание отсутствия стало частью вашего досье о приеме на работу.
Образцы писем об отсутствии на работе
Вот образцы писем, объясняющих отсутствие на работе, которые следует просмотреть, если вам нужно предоставить письменное оправдание отсутствия на работе. Письмо может быть коротким и простым — просто обязательно укажите точную дату отсутствия и основную причину его отсутствия.
Образец письма об отсутствии на работе № 1
5 августа 2021 г.
Джон Смит
Менеджер
Корпорация ABC
233 Мейн-стрит
Сивью, Массачусетс 02497
Дорогой мистер Смит!
Прошу принять данное письмо как письменное уведомление о том, что я не смог выйти на работу 3 августа 2021 года по причине болезни семьи.
Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу предоставить дополнительную информацию или документацию из кабинета нашего врача.
Искренне,
Подпись (письмо на бумажном носителе)
Сэм Джонс
Образец заявления об отсутствии на работе № 2
19 июля 2021 г.
Мария Родригес
Вице-президент по маркетингу
ЛМК, ООО
100 Office Park Way, Ste 200
Центр-Сити, Айова 52240
Дорогая г-жа Родригес,
Я пишу, чтобы задокументировать свое отсутствие 15 июля 2021 года. Мне нужно было отвезти сына на вправление ноги после травмы, полученной накануне вечером в бейсбольном матче.
Пожалуйста, ознакомьтесь с прилагаемой документацией от детского ортопеда. Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, дайте мне знать.
Искренне,
Подпись (письмо на бумажном носителе)
Элис Леви
Примеры сообщений электронной почты об отсутствии
Вот примеры сообщений электронной почты, отправленных руководителю для документирования отсутствия на работе.
Пример электронного сообщения об отсутствии № 1
Предмет: Джон Брэддок - Оправдание отсутствия
Дорогая Сара,
Прошу принять это письмо как документальное подтверждение моего отсутствия 6 августа 2021 года. Я ехал на похороны бабушки и присутствовал на них.
Если у вас есть какие-либо вопросы, пожалуйста, свяжитесь со мной. Спасибо за Ваше понимание.
С уважением,
Джон Брэддок
Джон. Брэддокл@email.com
202-555-5151
Образец электронного письма с оправданием отсутствия № 2
Предмет: Роджер Бледсо - Оправдание отсутствия
Дорогой мистер Гарнер,
Прошу принять это письмо как письменное подтверждение моего отсутствия 30 июля 2021 года. Как вы знаете, я нахожусь в процессе развода, и у меня были встречи со своим адвокатом и специалистом по финансовому планированию.
Я ценю вашу поддержку и понимание. Если я могу предоставить дополнительную информацию или документацию, пожалуйста, дайте мне знать.
С уважением,
Роджер Бледсо
[email protected]
555-555-5555
Пример электронного сообщения об отсутствии № 3
Предмет: Джанет Натан - Извинение за отсутствие
Дорогая г-жа Блевенс,
Пожалуйста, примите это письмо как письменное подтверждение моего отсутствия 2 августа 2021 г. Накануне вечером во время урагана на наш дом упало дерево, и мне пришлось встретиться с нашим страховым агентом, арбористом и кровельщиком.
Я ценю вашу поддержку и понимание. Если я могу предоставить дополнительную информацию или документацию, например фотографии повреждений, дайте мне знать.
С уважением,
Джанет Натан
джанет@email.com
555-555-5555
Ключевые выводы
ЕСЛИ ВЫ ОТСУТСТВУЕТЕ НА РАБОТЕ, НАПИШИТЕ Оправдательное письмо об отсутствии: В некоторых компаниях действуют правила, требующие этих писем, но вы должны отправить их в любом случае.
НЕКОТОРЫЕ ОПРАВДАНИЯ ЛУЧШЕ ДРУГИХ: Ознакомьтесь с политикой компании, чтобы быть уверенным, что ваше оправдание будет рассмотрено.
БЫТЬ БЫСТРО И ПРОФЕССИОНАЛЬНО: Напишите официальное деловое письмо или электронное письмо и обязательно проверьте его перед отправкой.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ ОБРАЗЕЦ ИЗВИНИТЕЛЬНОГО ПИСЬМА ИЛИ ЭЛЕКТРОННОГО ПИСЬМА: Настройте свою заметку так, чтобы она отражала ваши обстоятельства.
