Сотрудник или менеджер отдела кадров какого уровня должен рассмотреть и подписать письмо с предложением, подготовленное помощником по персоналу? В течение скольких месяцев должен продолжаться этот процесс проверки, если помощник по кадрам является новым сотрудником, спросил читатель? А как насчет того, чтобы помощник по персоналу был опытным сотрудником?
Должен ли при подписании это делать помощник по кадрам, который готовит письмо с предложением, или сотрудник или менеджер более высокого уровня, который просматривает письмо с предложением (если ожидается, что рассмотрение произойдет?)
Ответ отдела кадров на вопрос, кто должен просмотреть и подписать письмо с предложением кандидату на работу
Ответы на эти два вопроса являются исключительно мнениями, поскольку ответы не затрагивают никаких юридических вопросов. Однажды, работая временным директором по персоналу в небольшой производственной компании, между бывшим специалистом по персоналу уход и приход к власти нового директора, помощник по кадрам разослал письмо с предложением с неправильной зарплатой предложение.
Эту ошибку можно было сразу распознать, когда письмо вытащили из стопки документов, ожидающих окончательного рассмотрения. Зарплата, предложенная кандидату, была слишком низкой для данной должности.
Поговорите о моменте мгновенного обучения.
В некоторых организациях менеджер по персоналу, директор или вице-президент (а не помощник по персоналу) подписывает письма с предложениями о работе, которые отправляются кандидатам; это плохая практика в частном секторе. Предложение делает не HR-специалист. Специалист по персоналу консультируется с менеджером по найму, который должен принять окончательное решение о кандидате и подпишите письмо с предложением о работе.
Письмо-предложение — это обязательство руководителя перед новым сотрудником. Делая предложение, он или она подтверждает свою приверженность успеху нового сотрудника. Приветствуем нового сотрудника является частью всего процесса найма, отбора и найма. Все они являются компонентами процесс адаптации.
Предложение о работе — это еще одна часть приема нового сотрудника в вашу организацию и создания у него чувства желанности. Это посылает более мощное сообщение, когда оно исходит от нового начальника потенциального сотрудника. Оно имеет больший вес и более ценится, когда письмо с предложением о работе исходит от руководителя нового человека. Это начало долгосрочных связей.
Исключения из рекомендуемой практики рассмотрения и подписания предложения о работе
В государственном секторе, в компаниях из списка Fortune 500 и на предприятиях, представленных профсоюзами, эта практика может отличаться. Когда организация большая, а сотрудники разбросаны по многим местам, с точки зрения логистики это добавляет время и путаницу. процесс подачи предложений о работе.
Более крупные организации сталкиваются с дополнительной проблемой обеспечения единообразия в нескольких местах, поэтому большая часть систематизации практики трудоустройства ложится на HR. Чтобы сделать отбор кандидатов юридически оправданным, практика набора и найма должна быть единообразной во всех местах.
На предприятиях, представленных профсоюзом, особенно в государственном секторе, руководитель может не иметь решающего слова в вопросе о том, кто получит работу. Это может быть определено в договоре такими факторами, как стаж и образование. В этих случаях также имеет смысл, чтобы документы исходили от сотрудников отдела кадров. Они несут ответственность за обеспечение соответствия условий и практики работы контракту.
В любом из этих случаев HR должен попросить своего адвоката проверить формат и процесс письма с предложениями, чтобы убедиться, что они являются правильными, законными и защищают работодателя. Однако, если письмо с предложением не отличается от стандартного формата, обычно нет необходимости просить адвоката просмотреть каждое отдельное письмо.
Должен ли менеджер по персоналу или директор проверять все письма с предложениями о работе?
Любой документ от менеджера или руководителя отдела кадров которые налагают на компанию юридические или финансовые обязательства, должны быть проверены менеджером по персоналу или директором или выше. Вот почему.
- Письмо с предложением и многие другие документы, отправленные сотрудниками отдела кадров, налагают на компанию юридические обязательства. Конечно, при обнаружении ошибки в $10 000 вы можете отозвать предложение и объяснить, что это опечатка, допущенная неопытным сотрудником. Но зачем открывать компанию для ситуации, когда измененное предложение зарплаты необходимо продлить? Ан несчастный новый сотрудник все равно может устроиться на работу, или вы можете потерять идеально подходящего кандидата, который будет обескуражен и ранен из-за ошибки. Кроме того, это может открыть для вашей фирмы потенциальный судебный иск.
- Уважать неверное предложение о работе, используя тот же пример, столь же непривлекательно. Прежде чем компания продлила предложение, кто-то из отдела кадров изучил рынок, изучил, что зарабатывают другие сотрудники на аналогичных должностях, и сделал соответствующее предложение о работе. Таким образом, последствия будут еще более серьезными, если другие сотрудники узнают о разнице в заработной плате.
- Независимо от уровня опыта HR-ассистента, который должен в HR-отделе готовить предложение к отправке, вторая пара глаз, рассматривающих все, что потенциально может обязывать компанию в финансовом отношении или открыть дверь для судебного иска, является умный. Организации ожидают большей бдительности и контроля от сотрудников, занимающих должность менеджера или директора.
- А неспособность общаться может привести к неверным условиям найма, которые не были оговорены или обещаны кандидату. Например, помощник отдела кадров может знать, что за эту работу будут платить 40 000 долларов. но в процессе переговоровКандидату предложили больше плюс подписной бонус, но из-за повседневной занятости менеджер не сообщил об этом помощнику по персоналу. Когда кандидат на работу получает неправильное предложение, он или она переоценка честности вашей компании. Вы создаете барьер для принятия, в котором нет необходимости, поскольку кандидат беспокоится о том, как справиться с ситуацией.
- Документы, которые передаются людям, которых вы пытаетесь нанять в свою фирму, должны быть безупречными. Они сигнализируют потенциальному сотруднику о культура вашей фирмы. Даже опечатка может заставить кандидата задуматься. Копия документа также будет жить в файлах вашей компании годами. Таким образом, в большинстве случаев вторая пара глаз, просматривающая документ, является разумной практикой.
Проверка и контроль документов, которые обязывают компанию финансово или потенциально юридически, не являются критикой знаний, опыта или усердия помощника по персоналу. По всем этим причинам это разумная деловая практика.
Примечание о предложениях о работе: отдел кадров должен попросить своего адвоката проверить формат и процесс письма с предложениями, чтобы убедиться, что они являются правильными, законными и обеспечивают работодателю юридическую защиту. Однако, если письмо с предложением не отличается от стандартного формата, обычно нет необходимости просить адвоката просмотреть каждое отдельное письмо с предложением.
Читать далее: Вопросы и ответы, связанные с кадрами, менеджментом и работой
Отказ от ответственности: Обратите внимание, что предоставленная информация, хотя и является достоверной, не гарантирует точности и законности. Сайт читается аудиторией по всему миру и трудовое законодательство и правила варьируются от штата к штату и от страны к стране. Пожалуйста обратиться за юридической помощьюили помощь со стороны государственных, федеральных или международных правительственных ресурсов, чтобы убедиться, что ваша юридическая интерпретация и решения соответствуют вашему местоположению. Эта информация предназначена для руководства, идей и помощи.
