Дезорганизация и неразбериха могут раздражать, но, что еще хуже, они вредны для бизнеса. Подумайте об этом так: по мере увеличения хаоса прибыль уменьшается. Ответ? Хорошее управление офисом. Как только вы начнете применять семь принципов хорошего офисного управления, вы будете поражены тем, насколько хорошо получается хорошее управление офисом, и насколько больше вы занимаетесь бизнесом.
1. Установление рутины
Рутинные задачи требуют рутинных процедур, если вы хотите оставаться организованным и поддерживать бесперебойную работу. Настройте процедуры обработки документов и офисных систем.
Каждый листок бумаги, поступающий в ваш офис, должен быть однажды обработан, обработан и сдан в архив, а не беспорядочно сложен на столе. Аналогичным образом, цифровые коммуникации, такие как электронная почта, должны быть расставлены по приоритету и, если возможно, действовать немедленно или помечены для будущих действий.
Офисные системы, включая настольные компьютеры, ноутбуки, файловые серверы, многофункциональные принтеры
2. Определение обязанностей
Хорошее управление офисом зависит от людей, которые знают, кто за что отвечает. Ответственные люди часто добиваются цели.
Что произойдет, например, если покупка ибо вашим малым бизнесом занимался кто угодно и когда угодно? Сможете ли вы найти бумагу для принтера, когда она вам понадобится? Назначение одного человека ответственным за заказ всего оборудования и расходных материалов решает проблему и обеспечивает бесперебойную работу. Иметь сотрудники отправьте электронное письмо назначенному лицу с любыми запросами на расходные материалы или разместите рукописный список на видном месте, где люди смогут добавить то, что им нужно.
То же самое и с администрированием компьютерных систем. У вас должен быть один человек, ответственный за безопасность ваших компьютерных систем и отслеживающий такие вещи, как учетные записи, пароли и программное обеспечение. С использованием облачные системы для офисных приложений, программного обеспечения для бухгалтерского учета и хранения данных — идеальное решение для малого бизнеса, но вы все равно необходимо назначить доверенное лицо для выполнения административных задач, таких как добавление/удаление пользователей, назначение разрешений, и т. д. для бесперебойной работы вашего офиса.
3. Ведение записей
Ведение записей звучит как самая простая часть хорошего управления офисом — пока вы не примете во внимание необходимость обеспечения доступности и обновления этих записей. Сделайте это офисной рутиной. Когда вы получите новый клиент или клиента, например, внесение его в базу данных контактов займет всего минуту. Тогда потребуется еще минута-другая, чтобы обновить запись после того, как вы поговорили с ним по телефону.
4. Использование пространства
Прогуляйтесь по своему офису. Это пример управления пространством или неправильного управления пространством? Вам приходится объезжать препятствия или есть риск споткнуться обо что-нибудь? Когда вы садитесь за стол, можете ли вы комфортно там работать? Логически ли все организовано так, чтобы то, что вам больше всего нужно, было под рукой?
В офисах много чего напичкано, от подставок для принтеров в картотеки. Для хорошего управления офисом необходимо быть уверенным, что все в офисе устроено с максимальной эффективностью и максимальной безопасностью. Следуйте основам дизайна офиса, чтобы удовлетворить потребности вашего офиса в электропитании, освещении и вентиляции и сделать его более безопасным и лучшим местом для работы.
5. Планирование утомительной работы
Слишком легко откладывать дела, которые вам не нравится делать, а большинству деловых людей не нравятся такие задачи, как подача, доставка и получение или бухгалтерский учет. К сожалению, офис, как и кухня, не будет нормально функционировать без выполнения домашних дел.
Если вы владелец малого бизнеса и не можете назначить то, что вы считаете скучная или неприятная работа для кого-то другого, заставьте себя заниматься ею регулярно, планируя время каждую неделю для этого.
Выделите утро или день и потратьте его на холодные звонки, ответы на неприоритетные запросы по электронной почте, публикации в социальных сетях, ведение бухгалтерского учета или обновление записей. Делайте это несколько недель подряд, и это станет хорошей привычкой управления офисом.
6. Делегирование и аутсорсинг
В идеальном мире каждый делал бы только то, что у него есть время делать хорошо. Поскольку мир не идеален, многие люди делают вещи, на которые у них нет времени или таланта, чтобы делать их хорошо.
Делегирование и аутсорсинг могут улучшить управление офисом вашего малого бизнеса и дать вам возможность сосредоточиться на своих талантах, тем самым улучшая вашу прибыль. Помощник, работающий неполный рабочий день или виртуальный помощник, может справиться со многими вашими офисными или административными задачами.
7. Приоритизация планирования
Многие владельцы малого бизнеса проводят дни, действуя и реагируя, а затем задаются вопросом, почему они, кажется, крутятся. Бизнес-планирование является важным компонентом хорошего управления офисом и должно быть частью вашей повседневной работы по управлению офисом.
Успешные владельцы малого бизнеса каждую неделю тратят время на бизнес-планирование, и многие используют ежедневные сеансы бизнес-планирования как инструмент для постановки целей и роста. Если у вас есть сотрудники, привлеките их к бизнес-планированию формально или неформально.
