Нанять внешнего организатора мероприятий не должно быть сложной задачей. Вам необходимо найти лучших организаторов мероприятий для ваших нужд и тщательно их проверить, прежде чем приступить к выбору одного из них. Но сначала вы должны точно знать, что вы просите организатора мероприятия.
Определите свою цель
Прежде чем начать поиск, вам необходимо определить цель мероприятия, бюджет, с которым вы работаете, и причину найма внешнего персонала.
Вы хотите иметь возможность сообщить общий план мероприятия и его наиболее важные цели.
После того, как вы определите свои цели, у вас начнут появляться четкие идеи относительно темы и сообщения, которое вы хотите донести.
Теперь вам нужно определить бюджет, который у вас есть на планировщика, и то, что от него ожидают. Организатор мероприятия может выбрать место проведения, порекомендовать варианты еды и напитков, подобрать докладчиков и развлечения, присутствовать на месте для производственных нужд и составить приглашения.
Если вы не можете справиться со всем вышеперечисленным самостоятельно, вам нужно начать поиск организатора мероприятий.
Найдите своего организатора мероприятий
Независимо от того, светское ли это мероприятие или корпоративная встреча, правила аренды мероприятия планировщик или поставщик общественного питания остаются прежними: вы хотите нанять кого-то, кто имеет опыт в создании вашего типа события.
Сарафанное радио — это один из способов найти организатора мероприятий, будь то юбилейная вечеринка, деловая встреча за завтраком, отдых на выходных или любое другое мероприятие. Но это не всегда самый эффективный подход.
Если вы пытаетесь найти лучшего организатора мероприятий для своего дела, поищите компанию с опытом и хорошей репутацией в сообществе организаторов мероприятий. Репутация коллег может быть более сильным индикатором, чем рекомендации друзей.
Обратитесь в национальное или местное отделение Международная встреча профессионалов, Международное общество специальных мероприятий, или Национальная ассоциация руководителей общественного питания.
Если вы хотите узнать, кто имеет хорошую репутацию в вашем районе, обратитесь в местное бюро конгрессов и посетителей или в торговую палату. Вы также можете обратиться в отдел продаж конгрессов отеля.
Кандидаты на собеседование
Большинству организаторов мероприятий будет интересно узнать о вашем мероприятии. Сначала дайте им краткую информацию и сосредоточьтесь на их опыте на начальном этапе собеседований.
Сократите список кандидатов до трех самых сильных претендентов.
Затем вам следует расспросить каждого финалиста или фирму об их бизнесе, опыте прошлых событий и о том, как они планируют действия на случай непредвиденных обстоятельств. Хороший планировщик проведет с вами обсуждение общих целей вашего мероприятия, сроков, бюджета, количества гостей и личных предпочтений, а также задаст вопросы о вашей организации. Тот, кто хочет узнать о ваших целях и вашем мероприятии, будет выделяться среди остальных.
Хотя не всегда возможно встретиться с заявителем лично во время первого тура собеседования, особенно если ваша программа находится за пределами города, это может стать решающим шагом при выборе правильный планировщик. Вам понадобится кандидат, у которого с вами будет настоящее взаимопонимание.
Последний шаг — также проверить рекомендации ваших кандидатов. Свяжитесь с бывшими клиентами и убедитесь, что в их прошлом не было каких-либо неудачных событий.
Сделайте свой выбор
Теперь пришло время сузить ваш выбор до одного.
После того как вы наймете человека, организатор мероприятия сможет поделиться с вами подробным планом мероприятия. Пришло время обдумывать творческие идеи и отбрасывать идеи, которые не работают.
Выбить бюджет
Многие люди, которые впервые организуют мероприятие, хотят провести мероприятие с шампанским при пивном бюджете. Организатор мероприятий может максимально эффективно использовать ваш бюджет, но, возможно, ему придется немного приземлить ваше видение.
Вам нужно работать вместе, чтобы составить реалистичный бюджет. И не забудьте узнать о комиссиях, которые взимает организатор мероприятия, и о том, как они будут включены в бюджет. Плата за организацию мероприятий и способ ее взимания сильно различаются.
Вам будет предложено предоставить депозиты, документы и контракты организатору мероприятия, а также места проведения мероприятий и услуги, которые они предлагают. Как всегда, вам следует поручить адвокату просмотреть любые контракты, прежде чем подписывать их.
Следовать за
Большинство плохих вещей, которые происходят при планировании мероприятий, являются результатом отсутствия доведения до конца. Планирование мероприятий требует эффективной координации логистики. Другими словами, оставайтесь в курсе проекта и не заставляйте организатора мероприятия принимать важные решения без вашего участия.
Если все пойдет по плану, процесс планирования мероприятий пройдет без сбоев, и вы добавите в свою сеть отличный планировщик мероприятий для будущих нужд.
Если перед важным днем процесс сталкивается с проблемой, вмешайтесь и поработайте над ее исправлением. Недоразумения можно устранить. Неожиданные проблемы можно исправить.
Но будьте готовы, если ничего не поможет, отключить планировщик мероприятий и перейти к резервному копированию.
