Мероприятия являются важнейшим компонентом сбора средств и информационно-просветительской деятельности. Большинство некоммерческих мероприятий представляют собой мероприятие, требующее совместной работы всех членов некоммерческой организации. Некоторые некоммерческие организации даже имеют общий комитет по планированию мероприятий и преданных своему делу волонтеров, которые помогают спланировать и подготовить мероприятие.
Однако, хотя планирование мероприятия имеет решающее значение, если вы хотите, чтобы оно прошло гладко, вам также нужны результаты от всех ваших усилий. Вот почему вашей организации следует нанять «принимающий комитет».
Что такое принимающий комитет?
«Принимающий комитет» отличается от традиционного комитета по планированию мероприятий. Вместо людей, которые активно планируют, планируют или настраивают дневные или вечерние мероприятия, принимающий комитет использует свои сети, чтобы обеспечить успех мероприятия. Члены принимающего комитета могут выбрать:
- Поощряйте своих друзей, семью или коллег покупать билеты.
- Собирайте предметы с аукциона у местных предприятий
- Установите связи с поставщиками для получения призов или общественного питания на мероприятиях.
Конечно, существует бесчисленное множество способов, с помощью которых принимающий комитет может сделать ваши благотворительные мероприятия лучше, чем когда-либо. Думайте о принимающем комитете как о фактическом хозяине вечеринки; тот, кто приглашает лучших гостей, знает, к кому обратиться за едой или декором, и может связать вас с людьми, которые сделают мероприятие успешным.
Поскольку принимающий комитет может увеличить средства, получаемые от мероприятия, или привлечь больше внимания средств массовой информации, жизненно важно найти и нанять подходящих людей.
Кого выбрать в принимающий комитет
По-настоящему полезный принимающий комитет не будет включать оплачиваемых маркетологов или профессиональных организаторов мероприятий. Вместо этого они должны быть активно вовлеченными членами вашей существующей команды, донорской базы или волонтерами со связями и желанием оказать помощь.
Принимающий комитет может включать от нескольких человек до десятков. Чем больше людей в вашем комитете, тем большее влияние они могут оказать на успех вашего мероприятия.
Членов принимающего комитета можно найти практически где угодно, в том числе:
- Член правления или председатель вашей организации
- Добровольцы, которые активно участвуют в общественной жизни
- Донор, имеющий связи с местным бизнесом
- Донор или член правления, имеющий обширные контакты среди вашей идеальной группы доноров.
- Добровольцы, знающие продавцов или владельцев заведений.
- Местные или национальные знаменитости, которые часто защищают ваше дело
После того, как вы нашли людей, которых хотели бы присоединиться к принимающему комитету, пришло время их нанять.
Как набрать принимающий комитет
Ищите и общайтесь с людьми, которые могли бы стать отличными членами принимающего комитета. Однако не стоит просто просить кого-то войти в состав принимающего комитета. Официальное приглашение – лучший способ нанять членов комитета.
В приглашении принимающего комитета необходимо указать:
- Полная информация о мероприятии и вашей организации (дата и место)
- Информация о цели мероприятия (сбор средств на конкретное дело)
- Примеры того, какой вклад может внести член принимающего комитета
- Дата, когда можно ответить или связаться с вашей командой
- «Предварительная» благодарность за то, что вы сообщили им, что вы рады их пригласить.
- Ваше имя/контактное лицо и контактная информация
Убедитесь, что потенциальные члены знают, что их участие будет признано и оценено по достоинству и что они смогут оказать значительное влияние, присоединившись.
Если вам интересно, как составить письмо-приглашение принимающего комитета, скопируйте и вставьте приведенный ниже шаблон и вставьте свою информацию в каждую из скобок.
[Дата]
Дорогой [Вставить имя]:
Я пишу, чтобы сообщить вам об интересном мероприятии, которое [Название вашей организации] планирует провести в [Месяц] в [Вставить город].
В [Месяц + Год (если он отличается от текущего)] [Организация] переносит [Название события] в [Город] для увеличения осведомленность о [причине/социальной проблеме/проблеме, которую решает ваша организация] и обеспечить поддержку [программы/инициативы/усилия]. [Добавьте соответствующую информацию о событии/цели/теме].
Мероприятие будет проводиться в [Город] в [Место проведения мероприятия (если оно у вас есть)] в [дата и время].
[Имя], мы будем рады вашей помощи, чтобы сделать это мероприятие (и другие подобные ему) успешными. Если вы хотите принять участие в этом мероприятии, а также в будущих мероприятиях, мы будем очень признательны, если вы примете это официальное приглашение стать частью нашего принимающего комитета.
Есть несколько простых способов принять участие:
- Назовите свое имя или название вашей организации в качестве члена нашего принимающего комитета.
- Пригласите своих коллег, друзей и соседей приобрести [столик/билет] на наше мероприятие(я)
- Присоединяйтесь к нам на мероприятии
- [Вставьте конкретный запрос, основанный на положении человека, его связях.]
Нам также было бы приятно, если бы вы решили организовать собственный стол и пригласить друзей и коллег на веселый вечер. Ваша щедрая поддержка поможет нам распространить информацию о [причине] и оказать влияние.
Член [Организации] свяжется с вами в течение [Укажите временные рамки], чтобы обсудить детали нашего принимающего комитета и обсудить ваше участие, если вы заинтересованы.
Мы с нетерпением ждем возможности работать с вами, чтобы сделать [Название мероприятия] и будущие мероприятия успешными! Спасибо за ваше щедрое внимание и поддержку.
Искренне,
[Ваше имя]
[Позиция в организации]
[Название организации]
[Контактный номер]
После того, как вы наберете принимающий комитет
После того как вы пригласили выбранных членов комитета, вы получите несколько писем с подтверждением или звонки. Однако, прежде чем вдаваться в подробности мероприятия или о том, чего вы от них хотите, запланируйте короткую встречу с комитетом. Ничего у них не прося, пусть:
- Познакомьтесь друг с другом
- Обсудите, как они участвуют в работе вашей организации
- Просмотрите материалы или презентации о вашем деле/работе.
- Обсудите идеи о том, какой вклад они хотели бы внести.
Оттуда вы можете сообщить им о своих целях по сбору средств и о том, как вы хотели бы, чтобы они работали вместе (приглашение контактов или поиск предметов на аукционе). Они также могут разделиться на «подкомитеты», если у вас большая группа.
Конечно, планирование и проведение вашего мероприятия – это не только задача принимающего комитета. Принимающий комитет должен работать с ваши волонтеры или комитет по планированию мероприятия продадут билеты, убедитесь, что новые спонсоры мероприятия заявлены, лотов на аукционе достаточно, и что вечер станет хитом для посетителей.
Признание усилий принимающего комитета
Когда мероприятие закончится, члены принимающего комитета должны быть одними из первых, кого вы поблагодарите, как на самом мероприятии, так и в письменном виде на следующий день. Чем больше вы будете вовлекать принимающий комитет, тем больше они будут готовы принимать гостей в будущем.
Найдите людей в вашей организации или сообществе, которые могли бы помочь вам провести следующее мероприятие. Они могут существенно повлиять на сумму денег, которую вы собираете, и на программы, которые вы можете поддержать.
