Быть организатором мероприятий — это не только устраивать вечеринки; речь идет о создании программ, которые учитывают цель, сообщение или впечатление, которое ваш клиент пытается передать.
Организаторы мероприятий работают много часов, чтобы организовать и выполнить детали практически каждого формата встреч, включая частные семинары, публичные конференции, отраслевые выставки, встречи сотрудников и многое другое.
Индустрия планирования мероприятий
Исследование, проведенное Советом индустрии мероприятий в 2018 году, показало, что глобальные деловые мероприятия принесли более 1 триллиона долларов прямых расходов и поддержали 10,3 миллиона рабочих мест во всем мире. Соединенные Штаты лидируют в мире по общему количеству событий, за ними следуют Китай и Германия.
Бюро трудовой статистики США определяет три основные категории профессионального планирования: собрания, собрания и мероприятия. В 2018 году средняя заработная плата планировщика каждого типа составляла 49 370 долларов в год.
- Встречайтесь с клиентами, чтобы понять, почему они проводят встречу или мероприятие
- Планируйте детали мероприятия, включая время, место и стоимость
- Запрос предложений от заведений, поставщиков общественного питания и других поставщиков услуг
- Посетите места, чтобы убедиться в их удобстве использования и в том, что они соответствуют требованиям.
- Координация номеров, меню, розыгрышей продуктов, транспорта и других услуг
- Контролируйте все действия, чтобы убедиться, что все довольны
- Проверяйте счета, счета-фактуры и одобряйте платежи
«Организаторы мероприятий [в частности] будут координировать празднования, такие как юбилеи, встречи и другие мероприятия. крупные общественные мероприятия, а также корпоративные мероприятия, включая запуск продуктов, гала-концерты и награждение церемонии. Есть также некоммерческие организаторы мероприятий, которые планируют крупные мероприятия с целью сбора пожертвований для благотворительной или правозащитной организации. Мероприятия могут включать банкеты, благотворительные забеги и гастрономические акции».
Навыки планирования мероприятий
Чтобы добиться успеха, организаторы мероприятий должны обладать различными навыками. Прежде всего, они должны преуспеть в устном и письменном общении и обладать исключительными навыками организации и управления временем. Для них также важно иметь опыт управления проектами и уметь работать в режиме многозадачности.
Самостоятельные стартапы, которые отлично работают в команде и могут оставаться спокойными и представительными под давлением, также, как правило, преуспевают в планировании мероприятий. Необходимы навыки ведения переговоров, бюджета и управления персоналом, а также способность взаимодействовать со всеми уровнями управления. Успешные организаторы мероприятий развили чувствительность, когда дело доходит до выбора места, общественного питания, производства, развлечений, подарков, транспорта, проживания и конференц-услуг.
Требуемая степень
Те, кто делает карьеру в области планирования мероприятий, принадлежат к разным профессиям и академическим образованиям. Многие работодатели предпочитают степень бакалавра в области гостиничного менеджмента, делового администрирования, маркетинга, связей с общественностью или коммуникаций. Тем не менее, многие планировщики начинают работать в других профессиях или занимают административные должности, которые включают в себя выполнение обязанностей по планированию.
Если вы хотите повысить свою квалификацию, подумайте о том, чтобы пройти Сертифицированный специалист по проведению совещаний (CMP) или заработайте свой Сертифицированный специалист по встречам с государственными органами (CGMP) обозначение. Учетные данные CMP и CGMP доступны для организаторов конференций, встреч и выставок.
Начиная
Планируйте свой переход к планированию событий так же, как вы планируете свое следующее мероприятие — со стратегией и подробной документацией. Начните с этих шагов:
- Чтобы получить ценный опыт, добровольно поработайте с некоммерческой организацией или другим бизнесом, например, с кейтеринговой компанией, флористом, дизайнером мероприятий или другим организатором мероприятий.
- Если вы уже планируете мероприятия для другого организатора мероприятий, возьмите на себя больше ответственности. Часто это так же просто, как попросить вашего менеджера о дополнительной работе в контексте вашего следующего мероприятия.
- Присоединяйтесь к таким ассоциациям, как Международная организация по планированию встреч или Международное общество живых мероприятий в сеть. Чем больше людей вы знаете и чем больше отношений вы развиваете в отрасли, тем легче будет построить вашу карьеру в качестве организатора мероприятий.
- Создайте портфолио мероприятий, чтобы продемонстрировать свой опыт и знания.
- Помимо развития отношений с другими организаторами мероприятий, налаживайте связи с внешними поставщиками или партнерами. Рестораторы, музыканты или представители средств массовой информации могут увеличить вашу известность и круг влияния.
Практика организации и тайм-менеджмента вашей собственной жизни является для других явным показателем вашего умения планировать события. Независимо от того, проходите ли вы собеседование для работы в другом бизнесе по планированию или начинаете и развиваете свой собственный, ваша цель будет состоять в том, чтобы оставаться спокойным, организованным и всегда следовать графику.
