Является ли отправка коллекторских писем проблемой для вашего малого бизнеса? Ты не один. Многие владельцы бизнеса не знают, как написать эффективное письмо о сборе или иметь образец, который они могут использовать в качестве эталона.
Письма о сборе должны делать две вещи: 1) сохранять доброжелательность клиентов и 2) помогать вам получать оплату.
Письмо о сборе работает, когда оно приводит к платежу или договоренности о платежах от ваших клиентов. Если вы отправляете письма-сборы и не получаете ответа, пришло время переработать шаблон письма-сбора.
Чтобы понять лучшие практики создания писем, ниже доступен образец письма о сборе.
Когда использовать письмо-инкассацию
Сбор средств начинается с момента отправки счета, в котором должна быть указана дата оплаты. Когда эта дата пройдет, пришло время подумать о том, чтобы направить письмо о сборе средств. Не ждите слишком долго. Лучше отправить напоминание раньше, чем позже. Помните, это деньги, которые вам должны. Чем дольше вы откладываете его сбор, тем большую нагрузку это может оказать на ваш бизнес.
Если вы не уверены, что написать, используйте образец шаблона ниже.
Образец письма о взыскании задолженности
Ян. 8, 2021.
Фрэнкс Сантехника
123 Мейн-стрит
Где угодно, NH 05000.
Номер счета или номер счета: 123
Остаток задолженности или просроченный остаток: 100,00 долларов США.
Дорогой Джим,
Напоминаем, что по состоянию на ноябрь остаток на вашем счете в размере 100 долларов США был просрочен. 28, 2020.
Пожалуйста, заплатите эту сумму сегодня, для вашего удобства я приложил конверт с маркой платежа.
Спасибо вам за ваш платеж.
Искренне,
Фрэнк Смит
Фрэнкс Сантехника.
Как вы можете видеть из приведенного выше образца письма о сборе средств, наиболее эффективные письма о сборе средств короткие, содержательные и легко читаемые. Старайтесь избегать длинных или запутанных слов и предложений. Более прямое письмо приводит к меньшему количеству недоразумений.
Советы по сбору писем
Ваше письмо о сборе должно:
- Укажите причину вашего письма в первом предложении
- Объясните больше о первом предложении во втором предложении.
- Предложить решение
- Поблагодарите получателя
Ваше письмо о сборе является отражением вашего бизнеса, поэтому будьте профессиональны и обязательно подписывайте каждое письмо лично. Помните, что ваше письмо предназначено для того, чтобы убедить кого-то прислать вам деньги. Ваша формулировка и тон имеют решающее значение, особенно если это клиент, с которым вы хотите продолжать вести дела. Всегда предполагайте, что клиент заплатит.
Также хорошей идеей будет приложить конверт для оплаты. Если вы можете включить почтовые расходы в конверт с платежом, это будет лучше. Чем проще вы сделаете клиенту оплату, тем выше ваши шансы получить оплату.
