Исполнительные помощники похожи на административные помощники или секретари, поскольку все они поддерживают работу кого-то другого (обычно руководителя), выполняя офисные обязанности или контролируя их. Разница в том, что исполнительный помощник — это, в частности, старший сотрудник офиса, назначенный высшему руководителю. Это включает в себя контроль и обучение других сотрудников офиса, а также решение задач, которые могут оказать существенное влияние на успех компании.
Обязанности и ответственность исполнительного помощника
Эта работа обычно требует умения выполнять следующую работу:
- Просмотр документов
- Бухгалтерский учет/бухгалтерия
- Управление календарем
- Провести исследование
- Отношения с клиентами
- Проектировать и поддерживать файловую систему
- Обрабатывать запросы информации
- Организовывать встречи
- Вести учет
- Организовать планы поездок
- Ввод текста
- Планировка события
- Готовить статистические отчеты
- Обработка отчетов о расходах
- Ведите протоколы встреч
В обязанности исполнительного помощника входят те же обязанности, что и административные помощники: совершение и прием телефонных звонков; отправка заметок, электронных писем и писем от имени руководителя; прием посетителей; планирование обработки; и более.
Помощники руководителя выступают в роли посредников, принимая решения о том, кто получает доступ к руководителю и какую информацию получает руководитель.
Они часто проводят исследования и готовят отчеты, которые влияют на политику компании. Эти обязанности означают, что исполнительные помощники должны полностью понимать работу своего работодателя. В результате эти работники также могут выступать в качестве связующего звена между исполнительной властью и остальным канцелярским персоналом.
Зарплата исполнительного помощника
Помощники руководителей заработали среднюю годовую зарплату в размере 63 110 долларов США в 2020 году, что ставит их далеко за рамки 10% самых высокооплачиваемых среди всех секретарей и административных помощников:
- Средняя годовая зарплата: 63 110 долларов США (30,34 доллара США в час)
- Годовая зарплата топ-10%: 94 830 долларов США (45,59 долларов США в час)
- Годовая зарплата нижних 10%: 39 350 долларов США (18,92 долларов США в час)
Образование, обучение и сертификация
Для того, чтобы начать работу секретарем, требуется немного образования, но должность исполнительного помощника обычно достигается только после нескольких лет опыта.
- Образование: Диплома средней школы достаточно для большинства вакансий начального уровня, но те, кто имеет степень младшего специалиста или бакалавра в областях, связанных с бизнесом, будут более востребованы на рынке.
- Сертификация: Никому не нужно проходить сертификацию, чтобы работать помощником руководителя, но на онлайн-курсах можно пройти сертификацию для большинства программ, требующих профессиональных навыков. Такие сертификаты могут сделать кандидата на работу более привлекательным.
- Обучение: Опыт и доверие приобретаются в ходе выполнения работы, если исполнительные помощники обычно зарекомендовали себя в течение длительного периода времени.
Навыки и компетенции исполнительного помощника
Печатание, хранение и прочее канцелярские навыки важны, но лучшие исполнительные помощники часто обладают сильными личностями, которые проявляются через несколько полезных мягких навыков:
- Навыки коммуникации: Помощники руководителей часто выполняют роль привратника, решая, какие сообщения и какие посетители или звонящие должны обращаться непосредственно к своему работодателю, а их необходимо перенаправить или обработать каким-либо другим способом. способ. Это предполагает способность быстро получать информацию от тех, кто требует времени от своего начальника.
- Тайм-менеджмент: Любой, кто управляет временем другого человека, как это часто делают исполнительные помощники своего начальника, также должен хорошо управлять своим собственным временем.
- Надежность: Помощники руководителей часто имеют доступ к конфиденциальной информации, и руководителям, на которых они работают, необходимо полностью им доверять, чтобы они могли выполнять свою работу максимально эффективно.
- Многозадачность: Помощники руководителей регулярно выполняют несколько задач одновременно, следя за графиками своих начальников и не давая им следовать графику.
Перспективы работы
По данным Бюро статистики труда США, возможности трудоустройства для исполнительных секретарей и административных помощников сократятся примерно на 20% в течение десятилетия, заканчивающегося в 2029 году. Это намного хуже, чем прогнозируемый рост на 4% для всех профессий, и значительно хуже, чем прогнозируемый спад на 9% для всех секретарей и помощников.
Снижение объясняется увеличением количества менеджеров в организации, у которых работает один помощник. Это более возможно, потому что мобильные и другие электронные средства связи позволяют руководителям с большей вероятностью самостоятельно управлять своей корреспонденцией и планированием.
Рабочая среда
Помощники руководителей обычно работают в офисе и общаются не только со своими начальниками, но и с посетителями, звонящими и другими руководителями. Работа может быть быстрой и требовательной, а роль привратника иногда требует, чтобы исполнительные помощники говорили «нет» людям, которые не хотят принимать «нет» в качестве ответа.
График работы
Часы часто соответствуют типичным часам деловой рабочей недели. Однако руководители, которые работают допоздна, иногда ожидают, что их помощники будут доступны и в нерабочее время.
Как получить работу
ПРИМЕНЯТЬ Подавайте заявки напрямую в компании или просматривайте вакансии на таких сайтах, как Indeed, Monster и Glassdoor.
ПОЛУЧИТЬ ССЫЛКИ Будьте готовы общаться с людьми, которые могут подтвердить вашу надежность и надежность — важные качества для помощника.
Сравнение похожих вакансий
Люди, заинтересованные в работе помощником руководителя, также могут рассмотреть один из следующих карьерных путей, перечисленных со средней годовой зарплатой:
- административный помощник: $40,990
- Стенографист: $61,660
- Финансовый служащий: $41,520
