Когда ваша некоммерческая организация начинает привлекать добровольцев, это может стать захватывающим временем для роста и создания сообщества для всех участников. Однако, когда добровольцы начинают прибывать в потоке, их подготовка, обучение и даже управлять все они. Это серьезная проблема, но ваша организация может создать системы и стандарты для поддержки ваших волонтеров.
Вот где руководство волонтера становится необходимым. Так же, как справочники сотрудников и учебные материалы для бизнеса, справочник волонтеров служит для информирования, обучения и поддержки волонтеров.
Что такое справочник волонтера?
По своей сути справочник волонтеров — это ресурс (печатный или цифровой), который четко определяет, чем занимается ваша некоммерческая организация и как волонтеры помогают организации. Он может объяснять правила волонтерства, а также излагать задачи или ожидания.
Справочник должен использоваться для найма, адаптации и обучать волонтеров чтобы все начинали с одинаковых знаний.
Это также «устаревший» ресурс, который каждый может использовать по мере роста вашей организации.
Зачем создавать?
Некоммерческие организации во многих случаях имеют ограниченные ресурсы и персонал. Время, потраченное на набор, обучение и контроль волонтеров, может быстро окупиться, особенно если у вас много заинтересованных лиц.
К счастью, справочники для волонтеров могут помочь сократить часть времени и денег, затрачиваемых на набор и адаптацию волонтеров. Кроме того, справочники для волонтеров не обязательно должны быть дорогими или сложными. Простой онлайн-файл в формате PDF может стандартизировать работу волонтеров и не требует много времени, денег или печатных материалов.
Лучше всего то, что справочник волонтеров представляет собой постоянный ресурс, на который могут ссылаться сотрудники, волонтеры и даже доноры. Это дает всем четкое представление о том, чем занимается ваша организация и как помогают волонтеры. Вместо того, чтобы беспокоиться о непоследовательном опыте обучения или указаниях из уст в уста, волонтеры и сотрудники имеют руководство, которое помогает им добиться успеха.
Когда вы включаете способы связи и контактную информацию, вы также уменьшаете количество «передачи эстафетной палочки», которое может потребоваться, чтобы ответить на вопрос волонтера или составить расписание. Справочник для волонтеров дает людям возможность делать свою работу наилучшим образом благодаря прямому доступу к людям, с которыми они работают.
При написании справочника важно учитывать вашу аудиторию. У вас могут быть молодые волонтеры, семейные волонтеры и волонтеры старшего возраста. С последними особенно важно говорить с ними уважительно, не используя клише и стереотипы.
Что входит в справочник волонтера?
В зависимости от размера и сектора вашей некоммерческой организации, ваше руководство будет различаться по размеру и широте. Каждая некоммерческая организация уникальна и имеет свою собственную структуру, поэтому в вашем справочнике волонтеров нет единого оглавления.
Однако многие некоммерческие организации, как малые, так и крупные, используют справочники, включающие такие пункты, как:
- Приветственное письмо. Это может состоять из благодарности или теплого приветствия, чтобы повысить интерес к волонтерской программе. Он также задает тон в отношениях между сотрудниками и волонтерами вашей организации. Можно даже выделить как волонтерство приносит пользу волонтерам чтобы еще больше заинтересовать людей присоединиться к вашей программе.
- Миссия организации. Миссия объясняет, кто, что и почему в вашей организации.
- Список сотрудников и совета директоров.
- Программы и кампании. Перечислите все программы, которые предлагает ваша некоммерческая организация, а также любую работу с общественностью. Включите предлагаемые услуги, финансируемые программы и открытые места.
- Роли и обязанности волонтеров. Этот раздел может включать должности и задачи для заполнения. Вы также можете выделить влияние волонтеров и информацию о разнообразии и представительстве.
- Добровольческая политика. Опишите квалификационные требования к волонтерским должностям. Например, если им нужна проверка биографических данных, тесты или сертификаты. Включать Заявки. Объясните правила отсутствия и увольнения
- Поведение и поведение. Расскажите о дресс-коде, требованиях к профессиональному поведению и о том, куда волонтеры могут сообщить о проблемах. Некоторые организации могут включать свой этический кодекс, особенно если работа волонтера связана с особыми чувствами, например уход за детьми, инвалидами или пожилыми людьми.
- Операции и схемы работы. Некоммерческие организации могут сделать этот раздел конкретным для различных ролей волонтеров или предоставить общий шаблон того, куда сообщать или что надевать. Также включите правила техники безопасности, рабочий процесс и информацию о сменах и графиках.
- Каталог. Включите ответственных сотрудников или лидеров волонтеров. Перечислите основные номера телефонов, групповые инструменты и веб-сайты, которые помогут волонтерам следить за своими задачами или расписанием.
Часто справочники волонтеров включают гораздо больше пунктов, чем перечислено здесь. Например, Национальные фонды дикой природы включают разделы, посвященные ведению документации, дресс-коду, посещаемости и времени, минимальному количеству часов, обучению и т.д. оценка, признание, поведение, курение и наркотики, безопасность и ответственность, возмещение расходов, охрана и безопасность, сексуальные домогательства и конфликты интерес.
Настройка
Приведенный выше список является лишь отправной точкой для вашей некоммерческой организации. ни в коем случае это не единственный формат, который вы можете выбрать. Некоммерческие организации могут сделать полную версию справочника, или они могут использовать больше добровольческого «ориентационного» подхода.
Руководство по ориентации может быть сосредоточено только на ролях и задачах, которые волонтеры будут выполнять для вашей организации. Эти описания могут быть адаптированы для каждой должности или могут служить общим ориентиром, который получают все добровольцы. Ориентация также может включать в себя видеоролики, к которым волонтеры могут получить удаленный доступ, групповые или индивидуальные встречи.
Некоторым некоммерческим организациям может потребоваться включить в свои справочники дополнительные разделы, например, инструкции по возмещению расходов или процедуры экстренной эвакуации. Также могут быть некоторые юридические или страховые отказы от ответственности, такие как информация об ответственности за травмы и информацию о «Законе о добрых самаритянах» вашего штата. Найдите минутку, чтобы спросить, есть ли какие-либо «необычные» задачи, которые вы попросите своих волонтеров, и создайте раздел в своем справочнике, посвященный им.
Как составить справочник волонтера (быстро)
Прелесть справочника для волонтеров в том, что он не должен быть сложным. Вы можете использовать существующие учебные документы или обсуждения между сотрудниками и волонтерами, чтобы решить, что включить.
Вы также можете использовать справочники других некоммерческих организаций в качестве схемы (но не копируйте!). Кроме того, имейте в виду, что ваш справочник не обязательно должен быть идеальным; можно начать с первого выпуска и обновлять его по мере расширения.
Главное просто начать.
Используя Microsoft Word или Google Docs, один из ваших волонтеров или сотрудников может выбрать профессиональное руководство шаблоны, шаблоны брошюр или просто используйте базовый документ. Однако, чтобы упростить просмотр, попробуйте включить:
- Четкое название со всей необходимой информацией (имя, адрес, контактная информация)
- Содержание
- Разрывы страниц между разделами
- Простой, легко читаемый контент
- Легко читаемый шрифт и цвета
- Контактная информация координатора программы для безопасной связи
Вы можете маркировать свой справочник, чтобы он соответствовал цветам, шрифтам и стилю изображений вашей организации. Сделайте свой справочник максимально четким, организованным и кратким.
После того, как вы отредактировали и подготовили свой первый справочник, вы можете либо распечатать его, либо создать онлайн-файл в формате PDF для своего веб-сайта. PDF — самый доступный вариант. В онлайн-формате PDF вы можете распространять руководство по электронной почте, в социальных сетях или на своем веб-сайте. Имея руководство в виртуальной форме, его также намного проще часто обновлять.
Примеры
Ищете вдохновение? Вот несколько примеров того, как может выглядеть ваш справочник волонтеров:
- Центр слуха, речи и глухоты Руководство для волонтеров
- Католические благотворительные организации штата Мэн Справочник волонтера
- Политики и процедуры. Национальный фонд дикой природы
- Расширение прав и возможностей женщин Справочник волонтера
- НАЙТИ продовольственный банк Справочник волонтера
Помните, что не существует универсального подхода к созданию руководства для волонтеров. Подумайте, какой информацией вам нужно постоянно делиться со своими волонтерами и какие ресурсы вы хотели бы им предоставить. Вы всегда можете добавить обновление позже.
Сэкономьте время, деньги, энергию и нервы, предоставив своим сотрудникам и волонтерам ресурс, который они могут использовать для достижения максимального результата с минимальным контролем.
