Если у вас есть малый бизнес, рано или поздно вам придется отслеживать повседневные расходы вашей компании, когда вы строите свое предприятие с нуля.
Когда вы только начинаете, это может показаться ненужным, поскольку ваши меньшие капитальные затраты могут показаться несущественными и мало повлиять на ваш бизнес. Но чем раньше вы начнете регулярно составлять отчет о деловых расходах, тем меньше работы вам придется выполнять во время налогового сезона и в периоды, когда ваш оборотный капитал низкий.
Что такое отчет о деловых расходах?
Судя по названию, отчеты о деловых расходах выглядят так, как будто они отслеживают каждый цент, который вы тратите. тратят на управление своей компанией, но хотя в некоторой степени это и верно, это не совсем то, что они являются. Отчеты о расходах — это, по сути, формы, в которых подсчитываются все деньги, потраченные на проезд, питание, проживание, обучение, непредвиденные расходы и прочие расходы. развлечения, которые сотрудник или владелец бизнеса покупает из собственного кармана, а не за ранее предоставленную плату. день.
Форма или отчет заполняется регулярно (обычно ежемесячно или ежеквартально), а затем передается в компанию. бухгалтер, отдел кредиторской задолженности или владелец. После подтверждения расходов чеком на покупку и одобрением компании лицу, подавшему отчет, высылается чек на возмещение понесенных расходов.
Причины, по которым вам необходимо использовать отчет о деловых расходах
Отчеты о расходах могут быть утомительной рутиной, но в конечном итоге они служат интересам компании в случае финансового спора или аудита. Регулярно сдавая эти отчеты, вы можете быть уверены, что вы и ваши сотрудники правильно составляете бюджет. на расходы, необходимые для поддержания финансовой безопасности вашего бизнеса, а также поддержания морального духа компании и доброжелательность.
Ни один сотрудник (или владелец бизнеса) никогда не захочет использовать свои личные средства для выполнения работы, для которой его наняли за зарплату. Таким образом, ведение и подача отчета о расходах оставляет все участвующие стороны в лучшем финансовом положении, чем если такие расходы возьмет на себя сотрудник или владелец, а не компания.
Если вы индивидуальный предприниматель или управляете микробизнесом, отчеты о расходах могут показаться глупыми, но опять же, они так же важны для вашей компании, как и для сотрудника такой корпорации, как Apple или Дисней. Отслеживание того, как вы тратите свои средства на профессиональную деятельность вашего малого бизнеса, является частью вашего бизнеса. фискальный контроль и должен использоваться при подаче налоговой декларации для точного учета того, сколько денег ваша компания потратила за период. год.
Как составить отчет о расходах, адаптированный для вашего бизнеса
Отдельные отрасли могут диктовать, что должны содержать формы отчета о расходах вашего малого бизнеса, исходя из того, какие затраты являются стандартными для ведения бизнеса вашей компании. Например, если несколько ваших сотрудников занимаются продажами, и ожидается, что они время от времени будут привлекать потенциальных и постоянных клиентов. на обед или ужин, форма отчета о расходах вашего бизнеса должна отражать возможность члена отдела продаж представить квитанцию за еда и развлечения, а также подробная информация о расходах, чтобы их можно было возместить за сумму, потраченную на вино и обед. клиент. Таким образом, запись или код питания должны быть стандартными в форме отчета о расходах вашей компании.
Еще одним примером эффективной адаптации отчетов о расходах вашего малого бизнеса к вашим потребностям является включение кода или записи, посвященной оплате обучения или конференции. Сегодня во многих отраслях, чтобы оставаться конкурентоспособными, необходимо быть в курсе новых технологий, проводить мозговые штурмы в аналитических центрах или обновлять сертификаты. Если ваша компания не предусматривает регулярный учет таких мероприятий и семинаров в годовом бюджете, то включение этой опции в индивидуальный отчет о расходах для возмещения является удобным и разумным решением. выбор.
Шаблоны или образцы общих отчетов о деловых расходах можно легко найти в Интернете, но каждый маленький бизнес уникален, и вам следует попытаться изменить любые шаблоны, чтобы они отражали ваш конкретный бизнес. потребности. Иногда эти шаблоны представлены только в печатном бумажном формате, а другие полностью в цифровом формате. В любом случае не забудьте убедиться, что все расходы, запрошенные для возмещения, подтверждены счетом или квитанцией. Это не только надежная мера для вашей бухгалтерской отчетности, но также может потребоваться в случае необходимости налоговой проверки.
Если вы никогда раньше не использовали отчет о расходах и не можете определить, хотите ли вы использовать бумажную форму или онлайн-вариант, начните с бумажным отчетом, пока вы не привыкнете его заполнять, прежде чем переходить на облачный сервис или цифровой приложение.
Ниже приведен пример базового отчета о расходах малого бизнеса:
Этот шаблон может быть упрощенным, но он отражает минимум того, что должны отслеживать отчеты о расходах вашей компании, и его можно легко изменить, включив в него больше категорий или различных событий. Сотрудники, которые часто ездят на конференции, развлекают клиентов или участвуют в нескольких обучающих семинарах и сессии каждый год должны иметь возможность вводить всю свою информацию за месяц (или дольше) по каждому форма.
Если приведенный выше шаблон слишком примитивен, простой поиск в Интернете может выявить большой выбор вариантов бумажных и цифровых отчетов о расходах. Если вас интересуют облачные службы отслеживания отчетов о расходах, такие компании, как Закупить, Зохо Расходы, и Риду предлагают популярные системы, которые делают учет расходов простым и интуитивно понятным.
Как взять на себя финансовый контроль над вашим малым бизнесом
Владельцам малого бизнеса было бы разумно начать использовать отчеты о расходах, как только они смогут начать работу над своей компанией. Помимо предоставления вам возможности отслеживать, куда в любой момент идут деньги вашего малого бизнеса, они позволяют вам подготовиться к налоговому сезону. и оставаться на шаг впереди аудита, а также гарантировать сотрудникам, что они чувствуют себя ценными, зная, что их компания покрывает расходы, понесенные в то время, когда они были сосредоточены на выполнении своих задач. рабочие места.
Успешная компания — это та, в которой финансовый контроль надежно закреплен в руках владельца бизнеса, и установленная система отчетности о деловых расходах может помочь вам в этом.
