Готова ли ваша некоммерческая организация стать сегодняшней главной новостью?
Самоуспокоенность по поводу уязвимости вашей организации может стать вашим злейшим врагом. В сегодняшнем спорном мире и молниеносных средствах массовой информации вы можете оказаться в кризисе уже сегодня к обеду.
За время моей некоммерческой карьеры в организациях, в которых я работал, случались смерти клиентов; фальсификация продукта, которая поставила под угрозу первичный сбор средств; спортивный скандал; и массовая стрельба в кампусе.
Мы на собственном горьком опыте научились быть готовыми или готовиться страдать больше, чем необходимо.
Вот шесть предложений по улучшению антикризисного управления вашей некоммерческой организацией.
Не ждите.
Многие организации приступают к осуществлению своих антикризисных планов только после того, как произошла катастрофа.
Вместо этого проведите мозговой штурм возможных сценариев или типов катастроф, которые могут произойти, и начните их планировать.
Узнайте больше о кризисах некоммерческих организаций и поговорите с теми, кто их пережил. Пригласите ветерана борьбы со стихийными бедствиями выступить перед вашими сотрудниками и советом директоров. Поручите своим сотрудникам по связям с общественностью разработать антикризисный план и установите для них крайний срок.
Выступайте за конкретную готовность к чрезвычайным ситуациям. Многие люди в некоммерческих организациях, особенно в небольших организациях, не думают, что когда-либо произойдет что-то плохое. Они не хотят об этом думать. Они не верят, что у них есть время на подготовку.
И они могут даже возмутиться персоналом, который поднимает эту тему. Все равно говори. Если этот кризис произойдет, люди оценят вашу предусмотрительность.
Осознайте, что кризисы принимают разные формы.
Кризисы бывают разных видов. Некоторые из них имеют высокий статус. Другие могут быть более сдержанными. Но во времена, когда новости работают круглосуточно, 7 дней в неделю, думать, что можно скрыть ситуацию от внимания общественности, — это фантазия. По крайней мере, местные СМИ, а также социальные сети, вероятно, будут повсюду. У тебя есть наладил хорошие отношения с местными СМИ? Если нет, начните сейчас.
Вашим кризисом может быть несчастный случай с участием волонтера, смерть клиента, растрата, совершенная вашим финансовым директором, иск бывшего сотрудника или хакерская атака, которая угрожает конфиденциальности ваших доноров и клиентов.
Все они требуют разных ответов. Подготовьтесь к как можно большему количеству участников и сделайте все возможное, чтобы разработать планы, позволяющие минимизировать ущерб репутации вашей некоммерческой организации.
Даже если произойдет что-то, о чем вы не подумали, поможет ваша подготовка к другим чрезвычайным ситуациям. Планирование может выявить пробелы в безопасности, страховом покрытии, неадекватную кадровую политику или нехватку людей с определенными навыками.
Практика реагирования на чрезвычайные ситуации, скорее всего, сделает вашу организацию лучше подготовленной к действиям других.
Разработайте логистический план и план коммуникаций.
Логистический план предполагает эвакуацию всех из здания в случае землетрясения. отправка текстовых сообщений персоналу и клиентам о том, что в здании был замечен вооруженный преступник, или оказание медицинской помощи. чрезвычайная ситуация.
Разработайте программу управления рисками для решения проблем, связанных с потерей жизни, имущества и страхования. Определите ответственных лиц, которые смогут быстро приступить к действиям, уведомить соответствующую помощь и разработать планы эвакуации.
План коммуникации включает в себя определение представителей, назначение кого-либо для сбора фактов по мере их появления, написание пресс-релизыи найти место, где можно пресс-конференция.
Наведите порядок в своих социальных сетях
Социальные сети могут стать благословением во время кризиса, ЕСЛИ вы хорошо с ними справитесь.
Почти все некоммерческие организации использовать некоторый уровень социальных сетей. Решите сейчас, кто будет управлять этими средствами массовой информации во время чрезвычайной ситуации. Настройте дашборд (здесь девять, чтобы рассмотреть), где вы можете отслеживать все платформы социальных сетей и быстро реагировать.
Из-за социальных сетей шансов контролировать информацию мало. Как бы вы ни старались пресечь утечки информации, они будут происходить. Чтобы противодействовать неверной информации, вы можете давать точную и полезную информацию. Боритесь со слухами фактами и выражайте обеспокоенность всем участникам.
Не оставляйте свои страницы в социальных сетях просто так. Оптимизируйте свой подход к социальным сетям. Некоммерческие организации часто не отвечают на вопросы, комментарии или жалобы, которые появляются на их сайтах в социальных сетях.
Убедитесь, что у вас есть кто-то, кто постоянно следит за этими сайтами и отвечает на все, что читатели там публикуют. Таким образом, вы сможете получить информацию о паршивой информации и завоевать доверие своих подписчиков.
Кроме того, социальные сети могут быть лучшим способом показать человеческое лицо вашей организации и укрепить ее репутацию доброй, отзывчивой, вежливой, точной и источника объективной информации.
Приготовьтесь говорить.
После кризиса каждая минута на счету. Не тратьте ни одного из них. Молчание смертельно опасно. Немедленно выходите с соответствующими заявлениями и сообщениями, даже если это только для того, чтобы сказать, что вы знаете о ситуации, работаете над ней и что на данный момент известно мало фактов.
Тогда следите за обновлениями по мере развития событий. Для многих ситуаций вы, возможно, уже подготовили заявления.
Во всех сообщениях будьте обеспокоены, проявляйте заботу, говорите о беспокойстве и всегда говорите правду. Не бойтесь сказать: «Мы не знаем». Это лучше, чем гадать. Добавьте, что вы работаете как можно быстрее, чтобы получить все факты.
Отказ от общения со средствами массовой информации теряет гораздо больше, чем рискует, делая это. Информационный вакуум порождает враждебность СМИ и потерю доверия общественности.
Провести обучение СМИ
Медиа-тренинг станет вашим лучшим другом во время кризиса. Не рискуйте обвалом средств массовой информации.
Разработайте программу обучения представителей СМИ до того, как произойдет катастрофа. Обучите любого, кому может понадобиться стать оратором. Это может быть председатель вашего совета директоров, ваш генеральный директор и другие ключевые сотрудники, например, специалист по связям со СМИ. Кроме того, подумайте о своем главном специалисте по сбору средств, своем координаторе волонтеров и, если применимо, своем сотруднике службы безопасности или менеджере объекта.
Обучение СМИ не должно стоить много, если в вашем совете есть кто-то, кто занимается связями с общественностью, или кто-то, кто является представителем СМИ. Главное — делать это регулярно, чтобы новые люди прошли обучение, а другие не устарели.
