Электронная почта эмоциональна.
На скольких электронных письмах вы сейчас сидите? Они терпеливо и ласково ждут в вашем почтовом ящике вашей следующей тщательно спланированной регистрации? Или они зовут вас по имени, напоминая вам о том, чего вы еще не сделали сегодня?
Мои электронные письма имеют тенденцию «называть меня по имени и напоминать мне о моих предполагаемых недостатках», но онлайн-общение также является важной частью моего рабочего процесса. Более того, именно так я остаюсь на связи с некоторыми из самых ярких людей, с которыми мне когда-либо приходилось работать. Итак, мне пришлось научиться управлять своим почтовым ящиком так же, как я управляю своим эмоциональным «я» на работе: осторожно и с акцентом на границах.
Есть много книг и статей об эффективном управлении временем на работе, особенно об электронной почте. Некоторые утверждают, что мы удаляем как можно больше писем, если не все. Я не согласен с тем, что электронная почта - это бессмысленная и мелкая работа; некоторые предприятия построены на сотрудничестве и полагаются на электронную почту, чтобы двигаться вперед. Многим рабочим поручена эта «неглубокая работа», которая позволяет вещам течь гладко, служа невидимой, но важной опорой.
В эти дни я оказался на новой пропасти: как я могу эффективно общаться, не теряя драгоценного времени и энергии? И как я могу избавиться от некоторых эмоций и стресса, окружающих мой почтовый ящик? (Или я единственный, кто считает, что электронные письма имеют эмоциональный вес?)
Вот как я физически и эмоционально управляю своей электронной почтой ради работы - и ради себя после работы.
Операция Inbox Zero
Моя стратегия обращения - нулевой почтовый ящик, но в последние несколько недель мне не удавалось преодолеть порог последних 100 писем. («Сегодня день!» - говорю я каждый день; но) И, глядя на эти последние 100 писем, я вижу, как много писем сказывается не только на моем рабочем времени; это сказывается на моей энергии.
Я уже писал раньше о том, как у меня уменьшил мои восклицательные знаки в моем общении, что помогло избавиться от лишних слоев самонадеянности и эмоций. Я даже обнаружил, что это переводится в реальный мир благодаря более прямому общению - я меньше боялся отказа и более уверенно спрашивал о том, что мне нужно.
Вот три стратегии, которые помогли мне загнать моих мустангов из почтового ящика:
Устанавливайте границы, как чемпион.
Электронная почта - это не чат. Если вы связываетесь со мной, вы, возможно, уже знаете следующее: я не отвечаю быстро, если только что-то не срочно (привет, Матрица Эйзенхауэра). Я также стараюсь подавать пример и составлять краткие, но обстоятельные электронные письма. Если на вашем рабочем месте есть ожидание (реальное или воображаемое) мгновенного ответа, бросьте ему вызов, отвечая только тогда, когда вы готовы.
Я также больше не извиняюсь за задержку ответа после того, как обнаружил некоторые изящные альтернативы. Я больше, чем когда-либо, сократил дополнительные «тонкости», потому что есть работа, которую нужно сделать, и никому не нужно читать ерунду.
О, и если вы не работаете в срочном цикле, я настоятельно рекомендую удалить push-уведомления, которые показывают вам каждое новое электронное письмо в режиме реального времени. Это изменит твою жизнь.
Установите новые методы управления задачами.
Кто еще виноват в использовании своего почтового ящика в качестве списка дел? 🙋 Хотя есть определенные проекты, которыми я все еще могу управлять, не выходя из своего почтового ящика, я двигаюсь к более эффективному (и менее вызывающему стресс) управлению задачами.
Например, каждый понедельник я записываю свои еженедельные приоритеты на стикер на рабочем столе. Затем каждое утро я просматриваю список проектов и записываю в свой ежедневник свои главные задачи на день. Я также записываю задачи из своего почтового ящика - затем отправляю электронное письмо и позволяю своему любителю списков самому управлять им оттуда. (Это также помогает мне отслеживать свои проекты для моих рабочий дневник.)
Я также узнал, что если мне нужно отправить электронное письмо, более продуктивно оформить его как отдельную конкретную задачу. Вдумчивое общение по электронной почте может быть утомительным для меня, поэтому уделять каждому электронному письму отдельное место в моем списке дел - это практика самоуважения.
Тщательно управляйте исходящей электронной почтой.
Лично исходящие электронные письма пугают больше, чем бесконечный почтовый ящик. Возможность ошибки, возможность отказа: вот о чем я говорю, когда говорю, что электронная почта носит эмоциональный характер. Итак, вот где я отвлекаюсь на несколько минут от своего стола, чтобы подышать солнцем и свежим воздухом, затем устраиваюсь с чашкой кофе и включаю успокаивающую музыку в наушниках.
Иногда я успокаиваю себя, внимательно просматривая черновики, чтобы убедиться, что каждое электронное письмо является шедевром, прежде чем отправить его. Но в других случаях я достаточно доверяю себе, чтобы не перечитывать каждый черновик миллион раз перед его отправкой. Иногда я нажимаю кнопку «Отправить» до того, как мой мозг ящерицы говорит: «Но что будет, если он не идеален?» и наблюдайте, как сообщение превращается в цифровой эфир.
Управление эмоциями, вызванными электронной почтой
Из всех статей по самопомощи, которые я читал, очень немногие предлагали помощь при очень специфическом типе усталости, который вы испытываете, когда вам ежедневно приходится пробираться через океан электронных писем.
Никто не говорит о тяжести в вашем животе после отправки особенно смелого электронного письма или о панике, когда вам кажется, что вы неправильно написали имя. Или, опять же, страх быть отвергнутым. (Во многом это произошло из-за того, что я писал холодные электронные письма, когда пытался рассказать о таких вещах, как облачные вычисления, техническим блоггерам - в этой сфере много отрицательных моментов).
Так что, помимо моего метода рассылки электронных писем «окружить себя уютом», я также разработал несколько тактик, которые помогут уменьшить мое беспокойство в дни, когда много электронной почты.
Глубоко вдохните, прежде чем открывать почтовое приложение.
Я не шучу, когда говорю, что электронные письма меня беспокоят, поэтому я каждый день делаю несколько глубоких вдохов, прежде чем открывать почтовый ящик. В безостановочные дни я тоже сделаю это между отправками. Это полезный способ почувствовать себя более настоящим и избавиться от мыслей, которые мчаются на милю в минуту.
Выйди на улицу.
Если можете, ускользните на десятиминутную прогулку. Обычно это дает мне достаточно умственного и физического пространства, чтобы вернуться, чувствуя себя отдохнувшим и уверенным в том, что я смогу проникнуть в остальную часть моего почтового ящика.
Используйте другой вид носителя.
Если сомневаетесь, щелкните. Если я начинаю слишком много думать о электронных письмах, я захожу в папку с новостными рассылками и читаю самую свежую информацию о компаниях, оказывающих социальное влияние, или новостях СМИ. Я нахожу пространство, от которого мало чего ожидаешь, но которое остается актуальным для моей работы. Я наполняю свою чашку словами лидеров отрасли и, возможно, легкомысленным содержанием, прежде чем снова погрузиться в свой почтовый ящик.
Удалить, файл, удалить, повторить.
Удаляйте безжалостно. Отписывайтесь безжалостно. Если это не добавляет ценности вашему почтовому ящику (или «вызывает радость», если вам так больше подходит), откажитесь от этого. Если вы можете вернуться за ним позже (вы не сделаете этого), сохраните его в папке. Если бесконечность входящего почтового ящика это больше ваш стиль, дерзайте - просто найдите то, что вам подходит. Цель состоит в том, чтобы не чувствовать волн стресса или беспокойства, когда вы открываете письмо каждое утро.
Почтовый ящик, ориентированный на заботу о себе, - это тот ящик, который вас не раздражает, не мешает вам спать по ночам и не отвлекает от вашей самой важной работы. Это почтовый ящик, который дает вам силы, служит вам и продвигает вперед.
Ура, друзья по электронной почте. У нас есть это.
