Dôležité pracovné zručnosti pre právnych tajomníkov

Nezamieňať s asistentmi, právni tajomníci plniť dôležité úlohy v právnických firmách po celej krajine. Zatiaľ čo asistenti často vykonávajú advokátske povinnosti pod dohľadom advokáta, právni tajomníci musia sledovať všetky podrobnosti o advokátskej kancelárii.

Právo bolo a vždy bude svetom byrokracie a sémantiky. Advokáti musia byť plne pripravení na každé súdne konanie. Advokáti aj koncipienti ako takí do veľkej miery závisia od svojich právnych tajomníkov.

Aké zručnosti potrebujete, aby ste sa stali právnym tajomníkom?

Úloha právni tajomníci, tiež známy ako advokátski administratívni asistenti alebo právni asistenti, sa v posledných dvoch desaťročiach vyvinul. Rovnako ako všetko ostatné, technológie naďalej transformujú tradičnú právnickú kanceláriu.

Právni tajomníci robia čokoľvek administratívny asistent môže urobiť

, až na to, že právny svet je trochu komplikovanejší. Vykonávajú sekretárske úlohy s použitím právnej terminológie, postupov a dokumentov. Právni tajomníci tiež pripravujú právne dokumenty a korešpondenciu vrátane predvolaní, sťažností, návrhov a predvolaní. Môžu tiež pomáhať pri právnom výskume.

Typy zručností právneho tajomníka

Úlohy právnych tajomníkov sa postupom času vyvíjali. Tieto zručnosti vám pomôžu uspieť v samostatných advokátskych kanceláriách a vo väčších advokátskych kanceláriách.

Technologické zručnosti

veľa advokáti nemajú čas ani odborné znalosti na to, aby dobre ovládali technológiu právnej kancelárie. Spoliehajú sa na technicky zdatných právnych tajomníkov pri vykonávaní rôznych počítačových úloh, ako je vytváranie tabuliek, príprava prezentácie, kontrola časových výkazov, správa faktúr, vytváranie/zadávanie dokumentov, udržiavanie kalendárov a sledovanie termínov.

Preto budú mať právni tajomníci, ktorí ovládajú rôzne počítačové softvérové ​​aplikácie, najviac kariérne možnosti. Niektoré z najbežnejších technológií, ktoré právni tajomníci musia ovládať, zahŕňajú:

• Softvér na spracovanie textu
• balík Microsoft Office
• Prezentácia
• Informačný manažment
• Digitálna organizácia súborov
• Softvér na zálohovanie dát
• Fakturácia
• Fakturácia
• Prepis
• Desktop Publishing
• Video konferencia
• Správa e-mailov

Interpersonálne zručnosti

Právni tajomníci komunikujú denne s právnikmi, asistentmi, zamestnancami, klientmi, protichodnými poradcami, súdnym personálom, predajcami a ďalšími.

Nevyhnutné sú špičkové medziľudské a komunikačné zručnosti. Sekretárky komunikujú okrem osobného kontaktu aj prostredníctvom e-mailu, telefónu a videokonferenčných systémov.

• Recepcia
• Etiketa telefónu
• Ústna komunikácia
• Emočnej inteligencie
• Iniciatíva
• Formálnosť
• Ložisko

Písomná komunikácia

Myslíte si, že si advokáti sami píšu písomnú korešpondenciu? Zamysli sa znova. Právni tajomníci sú často zodpovední za vypracovanie bežnej korešpondencie a spisových poznámok, v okrem korektúry právnych dokumentov pre podania, stručné informácie, zisťovanie a transakcie účely.

Písanie je neoddeliteľnou súčasťou práce právneho tajomníka; tie, ktoré sa rozvíjajú silné písacie schopnosti sa stanú nepostrádateľnými pre právnikov, ktorým pomáhajú.

• Zloženie e-mailu
• Dodržiavanie prísnych formátov dokumentov
• Pozornosť na detail
• Sprievodné listy
• Silné gramatické schopnosti
• Prepis

Organizačné schopnosti

Keďže právni tajomníci sú „pravou“ osobou advokáta, organizačné schopnosti sú nevyhnutné na efektívne riadenie advokátskej praxe resp. podnikové právne oddelenie.

Právni tajomníci musia udržiavať papierové a elektronické súbory, riadiť projekty, sledovať viacero termíny, udržiavať kalendáre, plánovať stretnutia, organizovať udalosti a udržiavať vo všetkom poriadok a prístupný.

• Pozornosť na detail
• Správa kalendára
• Správa súborov
• Správa dôverných informácií
• Prepis
• Proces balenia a odosielania právnych dokumentov
• Prijímanie a organizovanie čestných vyhlásení
• Písanie poznámok

Prepisovacie schopnosti

Prepisovacie schopnosti sú základom sekretárskej praxe. Okrem vysokej rýchlosti písania (požiadavky zamestnávateľa sa pohybujú od 50 do 100 slov za minútu) sú potrebné aj aktívne schopnosti počúvania na pochopenie súborov hlasového diktátu.

Potrebná je dobrá gramatika, pravopis, slovná zásoba a jazykové znalosti, ako aj pochopenie právnej terminológie. Ako bolo uvedené vyššie, sekretárky musia ovládať aplikácie na spracovanie textu a prepisovacie zariadenia.

• Aktívne počúvanie
• Písanie
• Softvér na spracovanie textu
• Zariadenia na záznam zvuku
• Pamäť
• Písomná komunikácia

Pozornosť na detail

V právnickej profesii je kritická pozornosť venovaná detailom. Napríklad zadanie 600 000 USD v ponuke vyrovnania namiesto 60 000 USD môže stáť vašu firmu klienta. Právni tajomníci sa zaoberajú detailmi každodennej právnej praxe a pozornosť venovaná detailom je takmer dôležitá každá sekretárska úloha od navrhovania a korektúry dokumentov až po plánovanie stretnutí a kalendár termíny.

• Písanie poznámok
• Pozorný
• Auditovanie
• Induktívne uvažovanie
• Deduktívne uvažovanie
• Vkladanie dát
• Presnosť
• Proaktívne

Oboznámenie sa s právnymi dokumentmi a terminológiou

Aký je rozdiel medzi sekretárkou a a legálne sekretárka? Právni tajomníci poznajú všetky veci týkajúce sa práva a súdneho konania. Výrazy ako „predvolanie“, „pro se“ a „voir dire“ nezamieňajú právnych tajomníkov.

Rozumejú nuansám právnych postupov a majú schopnosť vytvárať a formátovať podania, zisťovanie a transakčné dokumenty.

• Stručný test
• Amicus Brief
• Odvolací list
• Stručná odpoveď
• Výsluchy
• Proces odvolania
• Testamenty a závety
• Právne sťažnosti, odvolania a odpovede
• Deedclaim Deed
• Záručný list
• Žiadosť o predvolania

Tímová práca

Tímová práca je kľúčová pre úlohu právnych tajomníkov pri poskytovaní právnych služieb. Vo všetkých prostrediach praxe – od veľkých firemných právnych oddelení až po sólo právnikov – sa právni tajomníci musia spojiť s právnikmi, asistentmi, sekretármi, spisovníci, predajcovia a ďalší, aby efektívne poskytovali právne služby.

Najúčinnejší právni tajomníci vedia, ako vychádzať so spolupracovníkmi a spolupracovať s tretími stranami na vykonaní práce.

• Aktívne počúvanie
• Ústna komunikácia
• Písomná komunikácia
• Citlivosť na problém
• Spolupráca

Zručnosti multitaskingu

Väčšina právnych tajomníkov pracuje pre viac ako jednu osobu na viac ako jednom spise.

Vedia, ako žonglovať s viacerými úlohami a konkurenčnými prioritami a ako zvládať rastúce pracovné zaťaženie v dnešnej rušnej právnickej kancelárii, kde jeden človek často vykonáva prácu troch.

• Pozornosť na detail
• Time Management
• Stanovenie priorít
• Delegovanie
• Plánovanie
• Tolerancia stresu

Výskumné zručnosti

Právni tajomníci vykonávajú internetový prieskum pre množstvo úloh, ako je hľadanie trasy, zhromažďovanie informácií o klientoch, prieskum konkurencie a vyhľadávanie odborných svedkov.

Vystupujú aj mnohí právni tajomníci, najmä tí v malých advokátskych kanceláriách koncipientka povinnosti vrátane právneho výskumu, kontroly citácií a sledovania judikatúry. Učenie sa platforiem právneho výskumu, ako je Westlaw alebo Lexis/Nexis, vám môže poskytnúť konkurenčnú výhodu.

• Čítanie s porozumením
• Rozhovor
• Písanie poznámok
• Všímanie si trendov
• Analýza dát
• Induktívne uvažovanie
• Deduktívne uvažovanie
• Výskumný právny softvér

Viac zručností právneho tajomníka

• Riešenie problémov
• Správa sociálnych médií
• Korektúry
• Revízia
• Drafting
• Pravopis
• Správne používanie vyhľadávacích nástrojov
• Písanie správ
• Konečná výroba rukopisu
• Prirážky
• Vyvinúť a udržiavať štandardné operačné postupy (SOP)
• Termíny
• Viacjazyčný
• Priateľskosť
• Prispôsobivosť
• Efektívnosť
• Kritické myslenie
• Súlad
• Vedenie účtovníctva
• Profesionalita
• Zákaznícky servis
• Odolnosť
• Predsúdne dohody
• Faxy
• Udržiavať právnické knižnice
• Spravovať súbory prípadov
• LexisNexis
• PACER